Sommaire 1 INTRODUCTION GENERALE 2 TITRE 1er : ORGANISATION DU SERVICE MUNICIPAL DE L'ÉTAT CIVIL 2.1 Chapitre 1er : Les officiers de l'État Civil 2.1.1 Section 1 : Détermination 2.1.2 Section 2 : Rôle et compétence 2.1.3 Section 3 : Rôle du procureur de la République 2.1.3.1 Sous-section 1 : Rôle de contrôle et de surveillance 2.1.3.1.1 A. - Contrôle de la tenue de l'état civil 2.1.3.1.2 B. - Contrôle de la consultation des registres 2.1.3.2 Sous-section 2 : Instructions données 2.1.3.2.1 A. - Mises à jour requises de l'officier de l'état civil par le procureur de la République 2.1.3.2.2 B. - Instructions sur saisine de l'officier de l'état civil 2.1.4 Section 4 : Responsabilité 2.1.4.1 Sous-section 1 : Régime de la responsabilité 2.1.4.1.1 A. - Règles de fond 2.1.4.1.2 B. - Compétence 2.1.4.2 Sous-section 2 : Amendes civiles, sanctions pénales et disciplinaires 2.1.4.2.1 A. - Amendes civiles 2.1.4.2.2 B. - Sanctions pénales 2.1.4.2.3 C. - Sanctions disciplinaires 2.2 Chapitre II : Les registres de l'état civil 2.2.1 Section 1 : Confection et tenue des registres 2.2.1.1 Sous-section 1 : Fourniture du papier et confection des registres 2.2.1.1.1 A. - Approvisionnement en papier, numérotage et timbrage 2.2.1.1.2 B. - Confection des registres 2.2.1.1.3 C. - Expédition aux mairies des registres et feuilles mobiles 2.2.1.2 Sous-section 2 : Présentation matérielle des registres 2.2.1.2.1 A. - Nombre d'exemplaires et catégories de registres 2.2.1.2.2 B. - Ouverture des registres 2.2.1.2.3 C. - Utilisation de feuilles mobiles 2.2.1.2.4 D. - Clôture des registres 2.2.1.3 Sous-section 3 : Reliure et réparation des registres 2.2.1.3.1 A. - Reliure définitive des registres 2.2.1.3.2 B. - Réparation des registres 2.2.1.3.3 C. - Dispositions budgétaires et financières 2.2.1.4 Sous-section 4 : Tables des registres 2.2.1.4.1 A. - Tables annuelles 2.2.1.4.2 B. - Tables décennales 2.2.2 Section 2 : Conservation et consultation des registres et pièces annexes datant de cent ans et moins 2.2.2.1 Sous-section 1 : Garde des registres en cours

INTRODUCTION GENERALE

L'instruction générale relative à l'état civil élaborée en 1955 a regroupé en un seul document les multiples dispositions législatives et réglementaires, circulaires et décisions jurisprudentielles antérieures relatives à l'état civil. Périodiquement mise à jour et complétée, cette circulaire est devenue l'ouvrage de référence en matière d'état civil à l'usage des parquets et des officiers de l'état civil.

La dernière révision de l'instruction générale remontant à 1987, il apparaissait indispensable d'en revoir son contenu.

Ces dernières années ont en effet été marquées par l'adoption, tant au niveau national qu'international, de règles importantes et profondément novatrices dans le domaine du droit des personnes, de la famille et de la nationalité qui ont une incidence directe sur l'état civil.

C'est ainsi qu'ont été adoptés au cours de ces dernières années :

- la loi no 93-22 du 8 janvier 1993 modifiant le code civil relative à l'état civil, à la famille et aux droits de l'enfant qui pose notamment de nouvelles règles de changement de nom et de prénom, d'établissement des actes de reconnaissance et des actes d'enfant sans vie ainsi qu'en matière de légitimation. Cette loi réorganise également les conditions de francisation des noms et prénoms des personnes qui acquièrent ou recouvrent la nationalité française ;

- la loi no 93-1024 du 24 août 1993 relative à la maîtrise de l'immigration et aux conditions d'entrée, d'accueil et de séjour des étrangers en France et celle no 93-1417 du 30 décembre 1993 portant diverses dispositions relatives à la maîtrise de l'immigration, récemment modifiées par la loi no 97-396 du 24 août 1997 portant diverses dispositions relatives à l'immigration, qui créent de nouvelles dispositions destinées à lutter contre les unions de complaisance ;

- la loi no 98-170 du 16 mars 1998 relative à la nationalité et ses décrets d'application nos 98-720 et 98-719 du 29 août 1998, qui prévoient que la mention de toute première délivrance d'un certificat de nationalité est portée en marge de l'acte de naissance et qu'il en est également ainsi, à la demande de l'intéressé, en marge des extraits de naissance et du livret de famille ;

- la loi no 96-604 du 5 juillet 1996 relative à l'adoption qui assouplit les conditions de fond de l'adoption et complète les conditions d'établissement et de contestation d'un acte de reconnaissance ;

- la loi no 97-987 du 28 octobre 1997 qui est intervenue pour adapter le code civil aux stipulations de la convention de La Haye du 14 mars 1978 sur la loi applicable aux régimes matrimoniaux ;

- enfin, quatre décrets du 16 septembre 1997 tendant à simplifier les démarches des usagers et faciliter leurs relations avec l'administration en matière d'état civil. Plus précisément, le décret no 97-851 modifiant le décret no 53-914 du 26 septembre 1953 simplifie les conditions de délivrance des fiches d'état civil, le décret no 97-852 modifiant le décret no 62-921 du 3 août 1962 pose de nouvelles règles s'agissant des actes de l'état civil, le décret no 97-853 modifie le décret no 74-449 du 15 mai 1974 sur le livret de famille et le décret no 97-854 aménage une disposition de nouveau code de procédure civile relative à la publicité sur les registres d'état civil de certains jugements de divorce.

Sur le plan international, la convention de La Haye du 29 mai 1993 sur la protection des enfants et la coopération en matière d'adoption internationale organise la coopération entre les Etats d'origine et les Etats d'accueil des enfants en voie d'adoption. Les conventions no 24 du 6 septembre 1995 et no 26 du 12 septembre 1997, élaborées sous l'égide de la commission internationale de l'état civil, simplifient les échanges d'informations internationaux en matière d'état civil.

L'ensemble des ces réformes a accru sensiblement la tâche des officiers de l'état civil en impliquant de leur part une maîtrise plus grande encore de leur fonction.

Ces dernières années ont également vu se multiplier les demandes d'actes de l'état civil. La mobilité croissante des populations en France et dans une Europe ouverte aux échanges et à la circulation des personnes, le développement de l'immigration, l'internationalisation de l'état des personnes avec les mariages dits « mixtes » et l'adoption d'enfants issus de pays étrangers, les justifications plus fréquemment sollicitées de la nationalité française, l'éclatement de la cellule familiale traditionnelle et l'apparition des familles recomposées, enfin, la vogue actuelle des recherches généalogiques ont ainsi rendu plus nécessaire encore le besoin de connaître avec exactitude l'état civil des personnes.

Parallèlement des phénomènes de fraude en matière d'état civil, en nombre certes résiduel mais aux conséquences problématiques, ont nécessité un renforcement des exigences pour la délivrance des actes de l'état civil.

Enfin, le formidable essor des nouvelles technologies de l'information a conduit de plus en plus de mairies à adopter l'outil informatique pour établir et exploiter les actes de l'état civil. Ce développement, qui ne peut qu'être encouragé, doit bien évidemment être réalisé dans le respect des règles d'authentification et de confidentialité des actes qui s'attachent à la gestion de tout service d'état civil.

Devant ces bouleversements, la nouvelle instruction générale relative à l'état civil ne pouvait se limiter à réviser l'édition précédente sans opérer une adaptation profonde de sa forme et de son contenu.

C'est dans cette perspective que le ministère de la justice a constitué un groupe de travail chargé de refondre, dans sa globalité, l'instruction générale relative à l'état civil. Composé de représentants des ministères de la justice, des affaires étrangères, de l'intérieur, de la fonction publique, de magistrats spécialisés et d'officiers de l'état civil, ce groupe de travail, qui s'est réuni de 1996 à 1999, a été animé par le souci constant d'élaborer un document complet mais également synthétique, logiquement articulé, simple d'accès et suffisamment prospectif pour résoudre la diversité des questions nouvelles qui ne cessent d'apparaître.

La présente circulaire relative à l'état civil est le fruit de ces réflexions et de ces travaux.

A jour des dernières réformes liées à l'état civil et intégrant la dimension internationale de plus en plus grande de celui-ci, la nouvelle instruction générale est un ouvrage tant pratique que didactique.

Refondue dans sa présentation, tout en gardant son ancienne numérotation pour faciliter les repérages, affinée dans son indexation, illustrée de tableaux et enrichie de nouvelles formules usuelles d'actes et de mentions directement exploitables, la nouvelle instruction constitue un outil moderne à destination des praticiens de l'état civil mais aussi de tous ceux qui souhaitent se familiariser avec une matière à laquelle il est fait référence quotidiennement.

Prenant par ailleurs acte des dernières innovations en matière de nouvelles technologies informatisées, la circulaire fixe les grands principes à respecter.

Sur le fond comme sur la forme, l'édition ainsi refondue de l'instruction générale relative à l'état civil devrait répondre aux attentes de ses utilisateurs.

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1 Les actes de l'état civil sont les écrits dans lesquels l'autorité publique constate, d'une manière authentique, les principaux événements dont dépend l'état des personnes (Civ. 1er 14 juin 1983, R.C.D.I.P. 1984.316).

L'acte de l'état civil tient sa force probante de son caractère authentique. Cet acte qui est dressé par des officiers publics suivant des solennités précisées par les articles 34 et suivants du code civil répond en effet à la définition de l'article 1317 du même code, aux termes duquel : « L'acte authentique est celui qui a été reçu par officiers publics ayant le droit d'instrumenter dans le lieu où l'acte a été rédigé, et avec les solennités requises. »

L'acte authentique fait foi jusqu'à inscription de faux des faits que l'officier public y a énoncés comme les ayant accomplis lui-même ou comme s'étant passés en sa présence dans l'exercice de ses fonctions (Civ. 1er 26 mai 1964 : D. 1964.627 ; J.C.P. 1964 II.13758).

En revanche, la véracité des faits qui ont été déclarés à l'officier de l'état civil fait foi jusqu'à preuve contraire.

TITRE 1er : ORGANISATION DU SERVICE MUNICIPAL DE L'ÉTAT CIVIL

Chapitre 1er : Les officiers de l'État Civil

2 Ce sont les autorités désignées par la loi pour recevoir, conserver les actes de l'état civil et délivrer les copies ou extraits auxquels elles confèrent l'authenticité.

Section 1 : Détermination

3 En France métropolitaine, dans les départements d'outre-mer (Guadeloupe, Guyane, Martinique, Réunion) et dans la collectivité territoriale de Saint Pierre et Miquelon, les fonctions d'officier de l'état civil sont exercées par :

1o Le maire et les adjoints (art. L. 2122-32 du code général des collectivités territoriales) ;

2o Le conseiller municipal délégué (art. L. 2122-18 du code général des collectivités territoriales) ;

3o L'agent communal délégué (art. R. 122-9 code des communes9 code des communes) ;

4o L'adjoint ou le conseiller municipal suppléant (art. L. 2122-17 du code général des collectivités territoriales) ;

5o L'adjoint spécial (art. L. 2122-33 et L. 2122-3 du code général des collectivités territoriales) ;

6o Le préfet ou le délégué spécial du préfet (art. L. 2122-34 du code général des collectivités territoriales) ;

7o Le président de la délégation spéciale (art. L. 2121-35 et L. 2121-36 du code général des collectivités territoriales).

4 Le maire et ses adjoints.

L'article L. 2122-32 du code général des collectivités territoriales donne au maire la qualité d'officier de l'état civil ; même s'il a délégué ses fonctions, il conserve l'aptitude à les exercer personnellement, pendant la durée de son mandat et sur l'ensemble du territoire de sa commune.

Il résulte du même texte que les adjoints ont également la qualité d'officiers de l'état civil. Ils peuvent exercer les fonctions afférentes à ladite qualité sans que cet exercice soit subordonné à une délégation qui leur serait donnée à cet effet par le maire (C.E., 11 oct. 1991, Ribaute et Balanca, Rec. Lebon p. 330).

Aux termes de l'article L. 2122-15 du code général des collectivités territoriales, le maire et les adjoints sortants continuent à exercer leurs fonctions jusqu'à l'installation du nouveau conseil, c'est-à-dire jusqu'à l'ouverture de la séance inaugurale.

En cas de dissolution globale du conseil municipal, voir no 10.

5 Le conseiller municipal délégué.

En vertu de l'article L. 2122-18 du code général des collectivités territoriales, le maire peut, sous sa surveillance et sa responsabilité, déléguer, par arrêté, une partie de ses fonctions à des membres du conseil municipal en l'absence ou en cas d'empêchement des adjoints. Cette délégation s'exerce à titre temporaire et exceptionnel.

Les pouvoirs de l'ancien conseil municipal prennent fin à la date fixée pour le premier tour de scrutin (circ. no NOR : INTA9500143C du ministère de l'intérieur du 21 avril 1995). Le mandat personnel de chacun des conseillers municipaux cesse de ce fait automatiquement le même jour. Dès lors, aucune délégation dans les fonctions d'officier de l'état civil ne peut plus leur être délivrée.

5-1 A Paris, Marseille et Lyon, la loi no 82-1169 du 31 décembre 1982 dont les dispositions ont été reprises par les articles L. 2511-1 à L. 2511-45 du code général des collectivités territoriales, a institué un maire pour la commune et un maire pour chaque arrondissement ou secteur d'arrondissement (comme c'est le cas à Marseille). Le maire d'arrondissement et ses adjoints sont officiers de l'état civil (art. L. 2511-26 du code général des collectivités territoriales). Ils sont chargés des attributions relevant du maire en matière d'état civil.

Le maire d'arrondissement et ses adjoints ne peuvent exercer leurs fonctions d'officier de l'état civil que sur le territoire de leur arrondissement tandis que le maire de la commune et ses adjoints sont compétents sur l'ensemble du territoire de la commune.

Cette disposition a notamment pour objet d'assurer la prééminence du maire de la commune en cas d'éventuels conflits avec un maire d'arrondissement, notamment à l'occasion de la célébration des mariages (circulaire du ministère de l'intérieur du 8 avril 1983 modifiée, J.O. du 4 mai 1983, p. 13079).

Pour la délivrance des copies et extraits des actes de l'état civil, voir décret no 97-852 du 16 septembre 1997 modifiant le décret no 62-921 du 3 août 1962 (no 193 et s).

6 Le fonctionnaire municipal délégué.

Aux termes de l'article 6 du décret modifié no 62-921 du 3 août 1962 :

« Le maire peut déléguer à un ou plusieurs agents communaux majeurs et titularisés dans un emploi permanent les fonctions qu'il exerce en tant qu'officier de l'état civil pour la réception des déclarations de naissance, de décès, d'enfants sans vie, de reconnaissance d'enfants naturels, du consentement d'un enfant majeur à la modification de son nom en cas de changement de filiation, pour la transcription, la mention en marge de tous actes ou jugements sur les registres de l'état civil, de même que pour dresser tous actes relatifs aux déclarations ci-dessus. Les actes ainsi dressés comportent la seule signature du fonctionnaire municipal délégué.

Cette délégation est exercée sous la surveillance et la responsabilité du maire.

L'arrêté portant délégation est transmis tant au préfet ou au sous-préfet qu'au procureur de la République près le tribunal de grande instance dans le ressort duquel se trouve la commune intéressée.

Le ou les agents communaux délégués pour la réception des déclarations, la rédaction, la transcription et la mention en marge des actes de l'état civil prévus par le présent article peuvent valablement, sous le contrôle et la responsabilité du maire, délivrer toutes copies, et extraits, quelle que soit la nature des actes. »

6-1 Le principe de la délégation de fonction, qui emporte délégation de signature, est rappelé à l'article R. 122-9 du code des communes qui dispose :

« Conformément à l'article 6 du décret no 62-921 du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l'état civil et dans les conditions qui y sont prévues, le maire peut déléguer, sous sa surveillance et sous sa responsabilité, à un ou plusieurs agents communaux titularisés dans un emploi permanent, les fonctions qu'il exerce en tant qu'officier d'état civil pour la réception des déclarations, la rédaction, la transcription et la mention en marge des actes de l'état civil. »

Ainsi, tout acte signé par un agent communal doit l'être en vertu d'une délégation. Le maire seul a le pouvoir de déléguer ses fonctions d'officier de l'état civil aux agents communaux ; il doit porter son choix, dans toute la mesure du possible, sur le secrétaire de mairie ou un agent spécialisé dans les questions de l'état civil. Dans les communes importantes, le maire peut déléguer ses fonctions à plusieurs agents communaux cumulativement.

La délégation des fonctions d'officier de l'état civil doit être autorisée par arrêté municipal.

Les arrêtés pris par le maire doivent viser expressément les personnes bénéficiaires de la délégation de fonction (sur l'étendue de celle-ci, voir no 15 ; sur leur responsabilité voir no 19 à 23-1).

La délégation de fonction est affectée par tout changement survenant dans la personne du délégant ou du délégataire.

Ainsi, aux termes de la jurisprudence du Conseil d'Etat (C.E. 28 juin 1961, Mlle Laurivain Rec. Lebon p. 438), la délégation devient caduque lorsque le délégant ou le délégataire n'exerce plus les fonctions au titre desquelles la délégation a été soit donnée, soit reçue.

En conséquence, un maire réélu doit renouveler les arrêtés de délégation. En outre, la délégation de fonction cesse de produire ses effets en cas de démission ou de décès du maire, ou de démission collective de l'équipe municipale. Tout acte signé postérieurement à ces événements, mais en vertu d'une délégation antérieure, est donc irrégulier.

La délégation de fonction est toujours révocable. L'arrêté mettant fin à la délégation doit, comme l'arrêté de délégation lui-même, être transmis en ampliation au sous-préfet (ou au préfet, lorsque la commune est située dans l'arrondissement du chef-lieu du département) et au procureur de la République.

7 Le conseiller municipal suppléant.

Aux termes de l'article L. 2122-17 du code général des collectivités territoriales :

« En cas d'absence, de suspension, de révocation ou de tout autre empêchement, le maire est provisoirement remplacé, dans la plénitude de ses fonctions, par un adjoint, dans l'ordre des nominations, et, à défaut d'adjoints, par un conseiller municipal désigné par le conseil, ou, à défaut, pris dans l'ordre du tableau. »

8 L'adjoint spécial.

Aux termes de l'article L. 2122-3 du code général des collectivités territoriales :

« Lorsqu'un obstacle quelconque ou l'éloignement rend difficiles, dangereuses ou momentanément impossibles les communications entre le chef-lieu et une fraction de commune, un poste d'adjoint spécial peut être institué par délibération motivée du conseil municipal.

Un ou plusieurs postes d'adjoint spécial peuvent également être institués en cas de fusion de communes. »

Aux termes de l'article L. 2122-11 du code général des collectivités territoriales :

« Cet adjoint est élu par le conseil parmi les conseillers et, à défaut d'un conseiller résidant dans cette fraction de commune ou, s'il est empêché, parmi les habitants de la fraction. »

9 Le délégué spécial du préfet.

Aux termes de l'article L. 2122-34 du code général des collectivités territoriales :

« Dans le cas où le maire en tant qu'agent de l'Etat refuserait ou négligerait de faire un des actes qui lui sont prescrits par la loi, le représentant de l'Etat dans le département peut, après l'en avoir requis, y procéder d'office par lui-même ou par un délégué spécial. »

10 La délégation spéciale.

Aux termes de l'article L. 2121-35 du code général des collectivités territoriales :

« En cas de dissolution d'un conseil municipal ou de démission de tous ses membres en exercice, ou en cas d'annulation devenue définitive de l'élection de tous ses membres, ou lorsqu'un conseil municipal ne peut être constitué, une délégation spéciale en remplit les fonctions. »

Aux termes de l'article L. 2121-36 du code général des collectivités territoriales :

« La délégation spéciale est nommée par décision du représentant de l'Etat dans le département, dans un délai de huit jours à compter de la dissolution, de l'annulation définitive des élections, de l'acceptation de la démission ou de la constatation de l'impossibilité de constituer le conseil municipal.

La délégation spéciale élit son président et, s'il y a lieu, son vice-président.

Le président ou, à défaut, le vice-président remplit les fonctions de maire. Ses pouvoirs prennent fin dès l'installation du nouveau conseil. »

Section 2 : Rôle et compétence

11 L'officier de l'état civil est chargé :

1o De constater les naissances et d'en dresser acte (art. 55 et

56 C. civ.) ;

2o De recevoir, concurremment avec le notaire, les reconnaissances d'enfants naturels (art. 62 et 335 C. civ.) et d'en dresser acte ;

3o De recueillir, concurremment avec le notaire ou le tribunal, le consentement de l'enfant majeur légitimé à la modification de son patronyme (art. 331-2 C. civ.) ;

4o De recueillir, concurremment avec le notaire ou le tribunal, le consentement de l'enfant majeur à la modification de son patronyme en cas d'établissement ou de modification du lien de filiation (art. 61-3 C. civ. et art. 1149-111 N.C.P.C.) ;

5o De recueillir, concurremment avec le notaire, les consentements à mariage (art. 73 C. civ.) ;

6o De célébrer les mariages, après avoir fait la publication prescrite par la loi, et d'en dresser acte (art. 633, 75 et 165 C. civ.) ;

7o De recueillir, concurremment avec le notaire, la déclaration de reprise de la vie commune (art. 305 C. civ. et art. 11401140 N.C.P.C.) ;

88o De constater les décès et d'en dresser acte (art. 78 C. civ.) ;

9o De tenir les registres de l'état civil, c'est-à-dire :

• inscrire tous les actes qu'il a reçus ;

• transcrire certains actes reçus par d'autres officiers publics ;

• transcrire le dispositif de certains jugements ;

• apposer les mentions qui doivent, d'après la loi, être faites, dans certains cas, en marge d'actes de l'état civil déjà inscrits ou transcrits (art. 49 C. civ.) ;

10o De veiller à la conservation des registres courants et de ceux des années antérieures qu'il détient et de délivrer à ceux qui ont le droit de les requérir des copies ou extraits des actes figurant sur ces registres.

12 L'officier de l'état civil ne peut dresser d'office aucun acte. Dès lors qu'il en est légalement requis, il doit enregistrer les déclarations qui lui sont faites en conformité à la loi (art. 35 C. civ.).

Toutefois, l'ordre public étant intéressé à ce que toute personne soit pourvue d'un état civil régulier, la vigilance de l'officier de l'état civil est requise lors de l'établissement de l'acte de l'état civil comme lors de l'apposition de mentions ou de la délivrance de copies ou extraits d'actes.

12-1 Rôle de l'officier de l'état civil au moment de l'établissement de l'acte.

L'identité des parties, des déclarants et des témoins étant destinée à figurer parmi les énonciations de l'acte de l'état civil, il appartient à l'officier de l'état civil, en raison du caractère authentique attaché à cet acte, d'inviter les personnes concernées à justifier de leur identité afin d'éviter le risque d'erreur dans la rédaction de celui-ci (voir la réponse du garde des Sceaux à la question écrite no 23921 du 13 février 1995, J.O. du 27 mars 1995 p. 1684).

En vertu de l'article 4 de la loi du 6 fructidor an II, « il est expressément défendu à tous fonctionnaires publics de désigner les citoyens dans les actes autrement que par le nom de famille, les prénoms portés en l'acte de naissance, ou les surnoms maintenus par l'article 2, ni d'en exprimer d'autres dans les expéditions et extraits qu'ils délivreront à l'avenir. »

L'officier de l'état civil doit se refuser à faire figurer dans les actes de l'état civil des énonciations illégales et contradictoires ou qui révéleraient par elles-mêmes leur caractère mensonger (voir no 95).

En cas de difficulté, il en réfère au procureur de la République qui lui donnera toutes instructions utiles.

Il peut également attirer l'attention des personnes concernées sur les sanctions encourues dans le cas de déclarations mensongères (voir nos 91 et 92).

Dans certains cas, la loi impose à l'officier de l'état civil des obligations particulières.

Ainsi, lorsqu'il enregistre des faits matériels qui sont portés à sa connaissance, en matière de naissance ou de décès, l'officier de l'état civil doit s'assurer de leur réalité soit par lui-même, soit plus généralement par l'intermédiaire d'un médecin (voir nos 271 et 425).

De plus, bien que l'officier de l'état civil soit tenu d'inscrire dans l'acte de naissance, les prénoms de l'enfant tels que choisis par les parents, « lorsque ces prénoms ou l'un d'eux, seul ou associé aux autres prénoms ou au nom, lui paraissent contraire à l'intérêt de l'enfant ou au droit des tiers à voir protéger leur patronyme, l'officier de l'état civil en avise sans délai le procureur de la République. Celui-ci peut saisir le juge aux affaires familiales. » (art. 57, al. 3, C. civ.).

En matière de mariage, l'officier de l'état civil doit vérifier que les conditions légales de forme (publications ...) et de fond (vérification de l'intention matrimoniale, vérification de l'absence d'union antérieure non dissoute, absence de lien de parenté constituant empêchement à mariage, capacité...) sont bien réunies.

Plus particulièrement, « lorsqu'il existe des indices sérieux laissant présumer que le mariage envisagé est susceptible d'être annulé au titre de l'article 146 du présent code, l'officier de l'état civil peut saisir le procureur de la République. Il en informe les intéressés. » (art. 175-2, al. 1er, C. civ. - voir nos 384 à 390).

12-2 Rôle de l'officier de l'état civil lors de l'exploitation de l'acte.

a) Apposition de mentions

L'officier de l'état civil doit s'abstenir d'apposer en marge d'un acte une mention qui viendrait infirmer les indications que ce dernier contient (voir par exemple nos 237-3 et 301).

Dans ce cas, il informe le procureur de la République qui lui donnera toutes instructions utiles.

b) Délivrance de copies ou extraits d'acte de l'état civil

La délivrance de copies ou d'extraits d'acte étant parfois limitée à certaines personnes, l'officier de l'état civil doit s'assurer de l'identité du requérant afin de vérifier que celui-ci a effectivement qualité pour obtenir l'acte sollicité.

Ainsi, en cas de demande de copie intégrale, les articles 9 et 11 du décret du 3 août 1962 dans leur rédaction issue du décret du 16 septembre 1997 font obligation aux personnes qui demandent une copie intégrale d'un acte de naissance ou de mariage, ou un extrait d'acte de naissance ou d'acte de mariage avec filiation, d'indiquer les noms et prénoms des parents de la personne que l'acte concerne. Ces règles ont pour objet d'éviter que des actes soient remis à des personnes qui tenteraient d'usurper l'identité d'un tiers, le plus souvent avec l'intention d'obtenir de l'administration un document officiel, par exemple une carte nationale d'identité (voir nos 197, 201 et 202).

13 Compétence territoriale des officiers de l'état civil.

Les officiers de l'état civil ne peuvent exercer leur ministère que dans la limite du territoire de leur circonscription et à raison des événements dont la réalisation est intervenue sur ce territoire.

Toutefois pour la délivrance des copies et extraits, voir no 193 et suivants.

14 Les officiers de l'état civil ne peuvent intervenir simultanément en cette qualité et à un autre titre dans un acte qu'ils établissent (voir no 94).

15 Les attributions des agents communaux délégués par le maire (voir nos 6 et 6-1) sont limitativement fixées par l'article 6 du décret modifié du 3 août 1962 (voir art. R. 122-9 C. communes).

Ils peuvent recevoir délégation :

1o « Pour la réception des déclarations de naissance, de décès, d'enfants sans vie, de reconnaissance d'enfants naturels, du consentement d'un enfant majeur à la modification de son nom en cas de changement de filiation pour la transcription et la mention en marge de tous actes ou jugements sur les registres de l'état civil, de même que pour dresser tous actes relatifs aux déclarations ci-dessus... » ;

2o Pour la délivrance de « toutes copies, extraits quelle que soit la nature des actes ».

Il résulte de ce texte que les agents communaux n'ont jamais compétence pour célébrer un mariage et en dresser acte, ni pour établir l'acte authentique de consentement des parents au mariage de leur enfant mineur, ni pour établir les déclarations de reprise de la vie commune (art. 305 C. civ. et art. 11401140 N.C.P.C.) enregistrées sur les registres de mariage. En revanche, les affiches de publication de mariage, qui ne sont pas des actes de l'état civil, ainsi que les copies de ces affiches, peuvent être établies et délivrées par tout agent communal, sans qu'une délégation expresse du maire soit nécessaire à cet égard.

Bien que la loi ne le précise pas, le maire peut restreindre la délégation à la réception de certains actes, ou même à la seule délivrance de copies ou d'extraits d'actes.

Ces documents peuvent toujours être délivrés par les fonctionnaires délégués, sans qu'il y ait lieu de distinguer, selon la nature de l'acte, la date à laquelle il a été dressé et l'autorité qui l'a reçu. Ils sont établis par les agents communaux et sont revêtus de leur seule signature.

Il est particulièrement souhaitable, dans les communes qui ont un service d'état civil spécialisé, qu'un agent communal soit toujours délégué pour la délivrance des copies et extraits d'actes afin que ceux-ci puissent être immédiatement délivrés, même si le maire, ou son suppléant, est absent.

Section 3 : Rôle du procureur de la République

16 Le procureur de la République constitue l'autorité supérieure en matière d'état civil.

L'officier de l'état civil exerce donc ses fonctions sous le contrôle et la surveillance du parquet territorialement compétent qui peut lui donner des instructions.

Il est recommandé au procureur de la République d'établir un dialogue permanent avec les officiers de l'état civil, afin notamment d'harmoniser les pratiques au sein du ressort de chaque parquet. Cette nécessité d'harmonisation est d'autant plus opportune que l'état civil s'internationalise en raison du développement des flux migratoires.

Sous-section 1 : Rôle de contrôle et de surveillance

A. - Contrôle de la tenue de l'état civil

16-1 Le ministère public peut procéder à l'inspection des bureaux de l'état civil afin de s'assurer de leur bon fonctionnement.

En vertu de l'article 53 du code civil, le procureur de la République doit vérifier ou faire vérifier les registres de l'état civil (voir nos 79 et s.). Il est alors tenu, le cas échéant, de procéder ou de faire procéder à la rectification des erreurs qui pourraient y être relevées (voir nos 176 à 179). De même, il doit accomplir les diligences nécessaires afin que soient portés sur les registres les actes qui auraient été omis.

De plus, l'ordre public étant toujours intéressé à ce que toute personne soit pourvue d'un état civil régulier et à ce que les registres soient correctement tenus, le procureur de la République doit, lorsqu'il a connaissance de l'absence d'acte, solliciter du tribunal un jugement déclaratif ou supplétif d'acte de l'état civil (voir no 144).

Inversement, le ministère public doit poursuivre l'annulation d'un acte de l'état civil lorsque l'ordre public est en cause, par exemple un acte constatant le décès d'une personne vivante (voir no 169 et s.).

S'il constate des négligences ou des irrégularités dans la tenue de l'état civil, le ministère public doit adresser aux officiers de l'état civil les observations ou les injonctions qui lui paraîtront nécessaires. Si ces négligences ou irrégularités s'avéraient graves et exposaient leurs auteurs à des amendes civiles ou à des sanctions pénales, il doit engager des poursuites (voir nos 26 à 33 et art. 53 C. civ.).

Par exception à l'interdiction faite à l'officier de l'état civil d'exploiter les actes annulés, le procureur de la République peut, par exemple, autoriser le bénéficiaire d'un mariage putatif à obtenir une copie ou un extrait de l'acte de mariage annulé.

B. - Contrôle de la consultation des registres

16-2 Il appartient au parquet d'autoriser la consultation des registres par des personnes étrangères au service de l'état civil. Néanmoins, il est recommandé au procureur de la République de faire preuve de prudence en limitant l'autorisation aux seules personnes présentant toutes garanties de compétence et d'honorabilité. A cet effet, une enquête pourra être diligentée. De telles autorisations sont nominatives et ne peuvent être accordées qu'à titre exceptionnel et pour une durée limitée qui ne devrait pas excéder un an (voir no 72).

Sous-section 2 : Instructions données

A. - Mises à jour requises de l'officier de l'état civil par le procureur de la République

17 Le procureur de la République est tenu de faire procéder par l'officier de l'état civil compétent, à l'apposition de certaines mentions en marge des actes de l'état civil (changement ou francisation du nom ou du prénom, adoption..., voir no 226).

En cas de modification judiciaire d'état civil, le parquet doit appeler l'attention des avocats sur l'intérêt qu'ils ont à présenter pour leurs clients des requêtes complètes en produisant notamment l'intégralité des actes susceptibles d'être modifiés par la décision. En effet, il importe d'éviter que soit omise l'apposition de mentions en marge de ces actes. De même, les dispositifs des décisions judiciaires formulés en termes très généraux sont à éviter dans la mesure du possible (voir la réponse du Garde des Sceaux à la question écrite no 14270, J.O. du 31 octobre 1996, p. 2857).

B. - Instructions sur saisine de l'officier de l'état civil

17-1 Sur le rôle de l'officier de l'état civil, voir nos 12-1 et 12-2.

Lorsqu'il rencontre des difficultés dans l'accomplissement de sa mission, l'officier de l'état civil doit en référer au procureur de la République et lui demander ses instructions.

Il appartient alors au parquet de déterminer les diligences qui doivent être faites par l'officier de l'état civil et lui donner toutes instructions utiles.

Le ministère public doit toujours être consulté lorsqu'il y a lieu d'apprécier la validité juridique d'un acte et les conséquences qui doivent en être tirées, eu égard aux règles du code civil relatives à l'état des personnes et compte tenu de la jurisprudence.

En cas d'énonciations illégales et contradictoires ou qui révéleraient par elles-mêmes leur caractère mensonger dans l'acte que l'officier de l'état civil reçoit, le parquet doit en être avisé.

L'officier de l'état civil requis de porter en marge d'un acte de l'état civil une mention contredisant d'autres énonciations de l'acte ou les indications résultant de précédentes mentions doit saisir le ministère public.

Il en sera de même chaque fois qu'une personne intéressée invoque les effets juridiques de la possession d'état en matière de filiation ou encore en cas de demande de mention sur les registres d'un jugement étranger.

L'officier de l'état civil peut saisir le procureur de la République lorsque les prénoms choisis par le ou les parents « lui paraissent contraires à l'intérêt de l'enfant ou au droit des tiers à voir protéger leur patronyme » (art. 57 C. civ). Dans ce cas, le parquet peut saisir le juge aux affaires familiales.

De même, en matière de mariage, en vertu de l'article 175-2, alinéa 1er du code civil, « lorsqu'il existe des indices sérieux laissant présumer que le mariage envisagé est susceptible d'être annulé au titre de l'article 146 du présent code, l'officier de l'état civil peut saisir le procureur de la République ».

Sur la procédure de sursis à la célébration du mariage, voir nos 384 à 390.

18 Les décisions que le ministère public peut ainsi être amené à prendre, en matière d'état civil, ont toujours un caractère provisoire. Il n'intervient que pour apprécier la recevabilité immédiate d'un acte, d'une mention, d'une énonciation, en l'absence de contentieux.

Les instructions qu'il donne ne préjugent en aucune manière la décision que les tribunaux judiciaires, seuls compétents pour statuer sur tout ce qui se rapporte à l'état des personnes, pourraient être appelés à rendre s'ils étaient saisis d'une quelconque contestation.

Section 4 : Responsabilité

Sous-section 1 : Régime de la responsabilité

A. - Règles de fond

19 Traditionnellement, il était admis que les fautes et négligences commises par les officiers de l'état civil, dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de leurs fonctions, qui avaient causé un préjudice à un usager engageaient leur responsabilité délictuelle ou quasi délictuelle alors même qu'elles constituaient une faute de service.

Cette analyse s'inspirait notamment des dispositions des articles 51 et 52 du code civil relatives aux altérations et aux faux dans les actes de l'état civil Aux termes de l'article 51 du code civil :

« Tout dépositaire des registres sera civilement responsable des altérations qui y surviendront, sauf son recours, s'il y a lieu, contre les auteurs desdites altérations. »

Aux termes de l'article 52 du code civil :

« Toute altération, tout faux dans les actes de l'état civil, toute inscription de ces actes faite sur une feuille volante et autrement que sur les registres à ce destinés, donneront lieu aux dommages-intérêts des parties, sans préjudice des peines portées au code pénal. »

.

20 Dans ce système classique, la responsabilité de l'Etat ne pouvait être recherchée sur le fondement de l'article 1384, alinéa 5, du code civil, les officiers de l'état civil, investis par la loi d'un pouvoir propre, ne pouvant être qualifiés de préposés de l'Etat, ni de la commune. Leur responsabilité avait donc un caractère strictement personnel.

21 Cependant les officiers de l'état civil assurent un véritable service public dont la mission est essentielle dans la vie administrative actuelle. En outre, s'ils disposent d'une grande autonomie dans l'organisation de leurs services, ils n'en sont pas moins soumis au contrôle du procureur de la République qui peut leur donner des directives. Ils agissent enfin, bien souvent dans l'intérêt d'autres services administratifs.

22 Aussi, une évolution s'est produite et l'on tend à considérer que les principes de la responsabilité administrative doivent s'appliquer en matière d'état civil, l'Etat ou la commune pouvant être déclaré responsable du mauvais fonctionnement du service public de l'état civil.

Ce point de vue a été retenu par un jugement rendu par le tribunal de grande instance de Saintes le 21 avril 1970, ainsi que par un jugement du tribunal de grande instance de Tarbes du 14 janvier 1981.

La Cour de cassation, quant à elle, a admis, certes de manière incidente, mais sans ambiguïté, que les particuliers victimes d'un mauvais fonctionnement du service de l'état civil pouvaient mettre en cause directement la responsabilité de ce service sans avoir à agir contre l'officier de l'état civil personnellement (Civ. 1re, 28 avril 1981, D. 1981, 557).

23 Dans cette conception, l'officier de l'état civil continuera à répondre de sa faute personnelle, détachable de la fonction, qui engagera sa seule responsabilité.

23-1 Il convient de souligner qu'en cas de délégation l'officier de l'état civil qui a délégué ses fonctions est responsable par principe ; il lui appartient d'exercer, s'il y a lieu, un recours contre son délégué (voir art. L. 2122-18 et L. 2122-32 du code général des collectivités territoriales).

B. - Compétence

24 L'état civil étant placé sous le contrôle de l'autorité judiciaire, les juridictions de l'ordre judiciaire sont compétentes, à l'exclusion des juridictions administratives, pour connaître des actions mettant en cause soit le fonctionnement ou l'organisation du service public de l'état civil (T.C. 17 juin 1991, Dame Maadjal Rec. Lebon p. 465), soit la responsabilité personnelle de l'officier de l'état civil (T.C. 25 mars 1911 Rouzier D. 1912.3.1 ; Civ. 1re, 28 avril 1981 précité).

25 La compétence judiciaire ne paraît pas devoir cependant s'étendre aux litiges relatifs aux documents administratifs qui, à la différence des actes de l'état civil, se bornent à constater un fait matériel sans conséquence juridique (voir pour un certificat de vie : C.E. 15 juin 1951 Caisse interprofessionnelle Rec. Lebon p. 340).

25-1 Les actes ayant cent ans et plus ne sont plus considérés comme des actes de l'état civil ; les contentieux pouvant naître de leur communication intéressent seulement les rapports du service des archives publiques avec ses usagers et relèvent dès lors de la compétence du juge administratif (T.C. 19 avril 1982 Bertin, Rec. Lebon p. 455 et D. 1983 IR. 235).

Sous-section 2 : Amendes civiles, sanctions pénales et disciplinaires

A. - Amendes civiles

26 Aux termes de l'article 50 du code civil :

« Toute contravention aux articles précédents, de la part des fonctionnaires y dénommés, sera poursuivie devant le tribunal de grande instance, et punie d'une amende de 20 F à 200 F. »

Les contraventions auxquelles se réfère ce texte sont les infractions aux articles 34 et 39 du code civil sur la rédaction des actes et à l'article 49 sur l'apposition des mentions marginales.

27 Les poursuites ont lieu devant le tribunal de grande instance (Cass. 23 novembre 1949, D.C. 1950-40, Cass. 23 novembre 1950, D.C. 1951-22) à la requête du procureur de la République (art. 53 C. civ.).

28 L'amende prévue à l'article 5050 du code civil ayant un caractère civil, les règles de droit pénal concernant le non-cumul des peines, le sursis et la récidive ne s'appliquent pas. La prescription est trentenaire ; les jugements peuvent être frappés d'appel (T.G.I. Metz, 8 mai 1951, D. 1956-II-119). Il en est de même des amendes prévues aux articles 63 et 76 du code civil.

B. - Sanctions pénales

29 Les officiers de l'état civil s'exposent, en outre, à des sanctions pénales selon qu'ils commettent les infractions prévues :

1o A l'article R. 645-3 du code pénal :

« Est puni de l'amende prévue pour les contraventions de 5e classe le fait pour un officier de l'état civil ou une personne déléguée par lui en vertu des dispositions de l'article 6 du décret no 62-921 du 3 août 19622 :

1. De contrevenir aux dispositions réglementaires concernant la tenue des registres et la publicité des actes de l'état civil ;

2. De ne pas s'assurer de l'existence du consentement des père, mère ou autre personne lorsque la loi le prescrit pour la validité d'un mariage ;

3. De recevoir, avant le temps prescrit par l'article 228 du code civil, l'acte de mariage d'une femme ayant déjà été mariée.

Les contraventions prévues par le présent article sont constituées même lorsque la nullité des actes de l'état civil n'a pas été demandée ou a été couverte.

La récidive des contraventions prévues au présent article est réprimée conformément à l'article 132-111. »

30 2o Aux articles 686888, 1566, 1577, 192 et 193 du code civil, relatifs à la célébration des mariages, et à l'article 433-20 du code pénal sur la bigamie.

Article 68 du code civil :

« En cas d'opposition, l'officier de l'état civil ne pourra célébrer le mariage avant qu'on lui en ait remis la mainlevée, sous peine de 30 F d'amende, et de tous dommages-intérêts. »

Article 156 du code civil :

« Les officiers de l'état civil qui auraient procédé à la célébration des mariages contractés par les fils ou filles n'ayant pas atteint l'âge de dix-huit ans accomplis, sans que le consentement des père et mère, celui des aïeuls et aïeules et celui du conseil de famille, dans le cas où il est requis, soit énoncé dans l'acte de mariage, seront, à la diligence des parties intéressées ou du procureur de la République près le tribunal de grande instance de l'arrondissement où le mariage aura été célébré, condamnés à l'amende portée par l'article 192 du code civil (amende ne pouvant pas excéder 30 F). »

Article 157 du code civil :

« L'officier de l'état civil qui n'aura pas exigé la justification de la notification prescrite par l'article 154 sera condamné à l'amende prévue en l'article précédent. »

Article 192 du code civil :

« Si le mariage n'a point été précédé de la publication requise ou s'il n'a pas été obtenu des dispenses permises par la loi ou si les intervalles prescrits entre les publications et célébrations n'ont point été observés, le procureur de la République fera prononcer contre l'officier de l'état civil une amende qui ne pourra excéder 30 F et contre les parties contractantes ou ceux sous la puissance desquels elles ont agi, une amende proportionnée à la fortune. »

Article 193 du code civil :

« Les peines prononcées par l'article précédent seront encourues par les personnes qui y sont désignées, pour toute contravention aux règles prescrites par l'article 165, lors même que ces contraventions ne seraient pas jugées suffisantes pour faire prononcer la nullité du mariage. »

Article 433-20 du code pénal :

« Le fait pour une personne engagée dans les liens du mariage d'en contracter un autre avant la dissolution du précédent est puni d'un an d'emprisonnement et de 300 000 F d'amende.

Est puni des mêmes peines, l'officier public ayant célébré ce mariage en connaissant l'existence du précédent. »

31 3o Aux articles 432-155, 432-16 du code pénal réprimant la soustraction et le détournement de biens, aux articles 441-22 et 441-4 alinéa 3 du code pénal réprimant le faux.

Article 432-15 du code pénal :

« Le fait, par une personne dépositaire de l'autorité publique ou chargée d'une mission de service public, un comptable public, un dépositaire public ou l'un de ses subordonnés, de détruire, détourner ou soustraire un acte ou un titre, ou des fonds publics ou privés, ou effets, pièces ou titres en tenant lieu, ou tout autre objet qui lui a été remis en raison de ses fonctions ou de sa mission, est puni de dix ans d'emprisonnement et de 1 000 000 F d'amende.

La tentative du délit prévu à l'alinéa qui précède est punie des mêmes peines. »

Article 432-16 du code pénal :

« Lorsque la destruction, le détournement ou la soustraction par un tiers des biens visés à l'article 432-15 résulte de la négligence d'une personne dépositaire de l'autorité publique ou chargée d'une mission de service public, d'un comptable public ou d'un dépositaire public, celle-ci est punie d'un an d'emprisonnement et de 100 000 F d'amende. »

Article 441-2 du code pénal :

« Le faux commis dans un document délivré par une administration publique aux fins de constater un droit, une identité ou une qualité ou d'accorder une autorisation est puni de cinq ans d'emprisonnement et de 500 000 F d'amende.

L'usage du faux mentionné à l'alinéa précédent est puni des mêmes peines.

Les peines sont portées à sept ans d'emprisonnement et à 700 000 F d'amende lorsque le faux ou l'usage de faux est commis :

1o Soit par une personne dépositaire de l'autorité publique ou chargée d'une mission de service public agissant dans l'exercice de ses fonctions ;

2o Soit de manière habituelle ;

3o Soit dans le dessein de faciliter la commission d'un crime ou de procurer l'impunité à son auteur. »

Article 441-4, alinéa 3, du code pénal :

« Les peines sont portées à quinze ans de réclusion criminelle et à 1 500 000 F d'amende lorsque le faux ou l'usage de faux est commis par une personne dépositaire de l'autorité publique ou chargée d'une mission de service public agissant dans l'exercice de ses fonctions ou de sa mission. »

32 Les poursuites ont lieu conformément au droit commun. Les juridictions compétentes sont, suivant le cas, le tribunal de police, le tribunal correctionnel ou la cour d'assises.

C. - Sanctions disciplinaires

33 Indépendamment des observations et injonctions que les parquets peuvent adresser, en vertu de leurs pouvoirs de surveillance et de contrôle, aux officiers de l'état civil (no 80 et s.), et outre les sanctions pénales et civiles que ceux-ci encourent pour les fautes par eux commises dans l'exercice des fonctions de l'état civil, ils peuvent, pour les mêmes fautes, et selon leur gravité, être suspendus et même révoqués par l'autorité administrative. En effet, « les droits de suspension et de révocation peuvent être exercés à l'encontre des maires (et de leurs remplaçants légaux), quelle que soit la qualité en laquelle ils ont commis les actes qui leur sont reprochés », même s'ils ont agi en tant qu'officiers de l'état civil (C.E. 18 mars 1910, D.P. 1912.3.80.).

Chapitre II : Les registres de l'état civil

Section 1 : Confection et tenue des registres

Sous-section 1 : Fourniture du papier et confection des registres

A. - Approvisionnement en papier, numérotage et timbrage

34 Un arrêté du 22 février 1968 (J.O. du 27 février 1968), pris en application de l'article 2 du décret no 68-148 du 15 février 1968, précise les règles relatives à la confection des registres de l'état civil.

Pour éviter d'avoir à faire parapher par le juge du tribunal d'instance chacune des feuilles destinées à l'inscription des actes de l'état civil, il convient que celles-ci soient numérotées et revêtues d'un timbre spécial par l'imprimerie des timbres-postes. En outre, ces numéros doivent être relevés d'abord par l'imprimerie de timbres-poste, puis par les services des préfectures avant l'expédition dans les mairies.

35 En application de la loi de finances du 13 novembre 1936 (art. 6) les dépenses de fourniture des feuilles destinées à l'inscription des actes de l'état civil sont supportées par l'Etat. La gestion des crédits correspondants est déconcentrée au niveau des préfectures.

Les commandes doivent être adressées par les services des préfectures avant le 1er avril de chaque année précédant celle de l'ouverture des registres à : M. le chef du service régional, directeur de l'imprimerie des timbres-poste.

Pour des raisons propres aux impératifs de fabrication de l'imprimerie des timbres-poste, la date susmentionnée est de rigueur.

L'imprimerie des timbres-poste est en mesure de fournir des feuilles dans les formats normalisés suivants : 0,21 x 0,297 ; 0,42 x 0,297 et 0,42 x 0,594.

Pour permettre aux préfectures d'adresser leurs commandes dans les délais prévus, les maires doivent, avant le 15 mars de chaque année, faire connaître au préfet, le nombre et le format des feuilles et registres qui seront nécessaires l'année suivante pour l'inscription des actes de l'état civil dans leur commune (art. 2 arrêté du 22 février 1968).

Très souvent, les feuilles sont utilisées après avoir été pliées en deux ; pour éviter toute confusion, il est utile de préciser dans la commande non seulement le nombre et le format, mais aussi ceux des pages qu'elles constitueront.

36 Le principe de la fourniture par l'atelier de l'imprimerie des timbres-poste peut recevoir avec l'autorisation du parquet certaines exceptions ; une telle dérogation n'est d'ailleurs accordée que si l'adoption d'un format particulier est reconnue justifiée et dans la mesure où l'atelier de l'imprimerie des timbres-poste ne peut pas fournir le format demandé.

Les bons de commande de feuillets acquis dans l'industrie privée doivent obligatoirement être visés par les services des préfectures avant d'être adressés aux fournisseurs. Ces services s'assurent, dans ce cas, qu'une telle dérogation a été effectivement accordée par le parquet et que le format demandé ne peut être fourni par l'imprimerie des timbres-poste.

Lorsque l'approvisionnement en feuilles destinées à l'inscription des actes de l'état civil est ainsi effectué par l'industrie privée, les maires des communes intéressées doivent, avant le 1er avril de chaque année, faire parvenir (éventuellement par l'intermédiaire soit des préfectures, soit des fournisseurs privés eux-mêmes, si les maires leur donnent mandat exprès à cet effet) ces feuilles à la direction de l'atelier de l'imprimerie des timbres-poste aux fins de numérotation et d'apposition du timbre spécial (art. 3, al. 1er, arrêté du 22 février 1968).

37 Lorsque les feuilles destinées à l'inscription des actes de l'état civil sont fournies par l'industrie privée et ne peuvent, sans quelque inconvénient, être envoyées à la direction de l'atelier de l'imprimerie des timbres-poste aux fins de numérotation et d'apposition du timbre spécial (il en est ainsi notamment pour les départements, territoires d'outre-mer et collectivités à statut particulier), le procureur de la République peut dispenser les municipalités de cet envoi. Dans un tel cas, les feuilles, après avoir été numérotées, sont présentées au juge du tribunal d'instance, qui y appose son paraphe (art. 3, al. 2, arrêté du 22 février 1968).

B. - Confection des registres

38 Afin de faciliter la répartition dans les mairies, les feuilles sont numérotées par séries continues. Mais il peut, exceptionnellement, arriver que, lors de l'apposition mécanique des numéros, certaines feuilles soient détériorées. Ces feuilles à rebuter sont néanmoins laissées à l'intérieur des paquets où elles sont signalées par un signet de couleur.

L'atelier de l'imprimerie des timbres-poste annexe à chaque paquet de feuilles destinées à l'inscription des actes de l'état civil un bordereau d'expédition sous la forme d'une fiche d'inventaire. Celle-ci indique la nature du papier, le numéro du paquet, la série de deux lettres précédant le numéro, les numéros de la première et de la dernière feuille du paquet et, dans une colonne à part, les numéros des feuilles à rebuter. Les services de la préfecture peuvent utiliser la partie disponible de la fiche d'inventaire pour noter la destination des feuilles (art. 44, arrêté du 22 février 1968).

38-1 L'imprimerie des timbres-poste est en mesure d'assurer la confection des registres avant leur mise en service (fourniture et impression de couvertures souples, encartage, brochage ou agrafage provisoire, prélignage des registres) dans les formats normalisés seulement.

Les commandes de registres confectionnés sont passées suivant les mêmes modalités que pour les feuilles. Un bordereau d'expédition est annexé à chaque paquet par l'imprimerie des timbres-poste.

Les services des préfectures et les mairies conservent toutefois la possibilité de confectionner les registres : ce sera la solution à adopter notamment dans le cas de l'utilisation des formats non normalisés.

Lors de cette confection, il y a lieu de veiller à répartir les feuilles par petits fascicules ne dépassant pas cinq unités de manière à faciliter la reliure ultérieure. Celle-ci, en effet, se révèle impossible si la liasse est trop épaisse. La partie de la feuille où sont apposés le timbre spécial et le numéro doit être utilisée en premier lieu.

C. - Expédition aux mairies des registres et feuilles mobiles

39 Avant que les registres ou les feuilles mobiles ne soient envoyés dans les mairies, les numéros des feuilles qui les composent doivent être reportés sur des bordereaux dressés en trois exemplaires (le premier adressé à la mairie, le deuxième adressé au procureur de la République, le troisième conservé à la préfecture).

Pour l'établissement de ces bordereaux, les formules suivantes peuvent être utilisées :

39-1 Registres préalablement reliés :

Le préfet, ... à M. le maire de ...

J'ai l'honneur de vous faire parvenir deux (ou six) registres destinés à recevoir, au cours de l'année prochaine, les actes de l'état civil de votre commune.

Ces registres sont ainsi composés :

Premier registre (100 pages) : 25 feuilles numérotées de AZ 1001 à AZ 1027 (à l'exception des feuilles numérotées AZ 1003 et AZ 1014 qui sont manquantes) ;

Deuxième registre (100 pages) : 25 feuilles numérotées.

Je vous serais obligé de bien vouloir, conformément à l'article 5 de l'arrêté du 22 février 1968, accuser réception du présent envoi à M. le procureur de la République près le tribunal de grande instance de ... en lui indiquant :

1. Si les feuilles reçues correspondent aux numéros ci-dessus visés ;

2. Quelle catégorie d'actes (naissances, mariages ou décès, premier ou deuxième exemplaire) sera inscrite sur chacun des registres ;

3. Que chaque registre est composé de cinq fascicules comprenant chacun cinq feuilles qui ont été pliées à cet effet.

39-2 Approvisionnement en feuilles mobiles :

Le préfet, ... à M. le maire de ...

J'ai l'honneur de vous faire parvenir 200 feuilles destinées à recevoir, au cours de l'année prochaine, les actes de l'état civil de votre commune. Ces feuilles sont numérotées de AP 1001 à AP 1205 (à l'exception des feuilles numérotées AP 1005 à AP 1010, qui sont manquantes). Je vous serais obligé de bien vouloir, conformément à l'article 5 de l'arrêté du 22 février 1968, accuser réception du présent envoi à M. le procureur de la République près le tribunal de grande instance de ...

en lui indiquant :

1. Si les feuilles reçues correspondent aux numéros ci-dessus visés ;

2. Les numéros des feuilles affectées à chaque catégorie de registres (naissances, mariages, décès, premier et deuxième exemplaires).

Lorsque leur nombre est très important, les registres ou feuilles peuvent être adressés directement par l'atelier de l'imprimerie des timbres-poste aux municipalités qui en ont fait la demande expresse. En ce cas les services des préfectures ne reçoivent qu'un bordereau des registres ou des feuilles. Ils doivent transmettre un double de ce bordereau au procureur de la République.

Les doubles des bordereaux conservés au parquet sont, en fin d'année, mis à la disposition du magistrat vérificateur de façon que celui-ci puisse contrôler qu'aucune feuille n'a été détruite sans que le procureur de la République ou le juge du tribunal d'instance n'en ait immédiatement été avisé (art. 7 arrêté du 24 septembre 19622, modifié par arrêté du 22 février 1968 relatif à la tenue de l'état civil sur feuilles mobiles).

Sous-section 2 : Présentation matérielle des registres

A. - Nombre d'exemplaires et catégories de registres

40 Aux termes de l'article 1er, al. 1er, du décret du 3 août 1962, les registres de l'état civil doivent être tenus en double exemplaire.

Aucune disposition légale ne détermine les catégories de registres qui doivent être tenus ; les municipalités peuvent donc utiliser, à leur choix, soit un registre unique, soit plusieurs registres.

Il est toutefois recommandé dans les communes de moins de 5 000 habitants de n'utiliser qu'un seul registre.

En fait, trois catégories de registres sont le plus souvent en service :

Un registre des actes de naissance, sur lequel figurent également les actes de reconnaissance, les actes de consentement du majeur à la modification de son patronyme et les transcriptions des jugements relatifs à la naissance et à l'adoption plénière ainsi que les procès-verbaux de découverte des enfants nouveau-nés ;

Un registre des actes de mariage, sur lequel figurent également les déclarations de reprise de la vie commune des époux séparés de corps ;

Un registre des actes de décès, sur lequel figurent également les actes relatifs aux enfants sans vie (art. 79-1 C. civ.), les transcriptions des jugements déclaratifs de décès (art. 91 C. civ.) et d'absence (art. 127127 C. civ.) et les transcriptions des actes de décès au dernier domicile du défunt (art. 80 C. civ.).

Le choix du format des registres de l'état civil est laissé au maire, sous réserve du respect des dispositions du numéro 35. Cependant, l'utilisation de pages ayant le format 0,21 x 0,297 est conseillée, notamment dans les communes où le nombre d'actes enregistrés chaque année est relativement peu important. Un tel format a l'avantage de permettre l'inscription d'un seul acte par page.

Des formats normalisés plus grands peuvent néanmoins continuer à être employés pour éviter de constituer des registres ayant un nombre de pages excessif ou pour que leur consultation soit plus aisée.

Dans les départements, territoires d'outre-mer et collectivités à statut particulier, les registres de l'état civil sont, par application de l'édit royal de juin 1776, tenus en trois exemplaires : l'un de ceux-ci est déposé et conservé au service de l'état civil du ministère de l'outre-mer, qui peut délivrer des copies et extraits d'actes.

B. - Ouverture des registres

41 Le procès-verbal d'ouverture des registres est dressé par l'officier de l'état civil (voir no 3). Il doit, aux termes de l'article 6 de l'arrêté du 22 février 1968, indiquer les numéros des feuilles contenues dans le registre ouvert et ceux des feuilles composant le deuxième exemplaire du registre. Ce document peut être, soit préimprimé et préparé à la diligence des services des préfectures, soit établi selon une formule s'inspirant du modèle suivant :

Nous ... (Prénoms et NOM, qualité de l'officier de l'état civil) ... ouvrons le présent registre destiné à l'inscription des actes de naissance (ou mariage ou décès) au cours de l'année ...

Le présent registre est composé de ... feuillets numérotés de ... à ... (à l'exception des feuillets numérotés ... et ... qui sont manquants). Il comporte ... pages.

Les feuillets composant le deuxième exemplaire de ce registre sont numérotés de ... à ... (à l'exception des feuillets numérotés ... et ... qui sont manquants).

A ...

(Signature)

Lorsqu'un approvisionnement complémentaire est fait en cours d'année, une formule semblable peut être employée en précisant qu'il s'agit d'un registre supplémentaire.

C. - Utilisation de feuilles mobiles

42 Les maires qui veulent inscrire les actes de l'état civil sur feuilles mobiles sont tenus d'en aviser le procureur de la République. Celui-ci peut s'opposer à ce changement s'il l'estime inopportun (décret no 77-207 du 3 mars 1977 modifiant l'article 1er du décret no 62-921 du 3 août 1962).

Etant donné que les commandes de papier d'état civil doivent être effectuées avant le 1er avril précédant l'année de son utilisation, en pratique les parquets devront être avisés de la décision du maire dans les deux premiers mois de l'année civile.

43 Les officiers de l'état civil utilisant les feuilles mobiles sont soumis à des obligations particulières précisées par l'arrêté du 24 septembre 1962 (J.O. du 9 octobre 1962), modifié par les arrêtés du 22 février 1968 (J.O. du 27 février 1968) et du 3 mars 1977 (J.O. du 8 mars 1977).

44 Conformément aux dispositions de l'arrêté susvisé, les feuilles destinées à recevoir les actes de l'état civil doivent être réunies dans des classeurs provisoires. Ceux-ci doivent être conçus de telle sorte que les feuilles ne puissent aisément s'en échapper et que le système de fermeture ne détériore pas les feuilles qui y sont placées et ne risque pas de rendre plus difficile la reliure définitive des registres.

Lorsqu'il est tenu trois catégories de registres (naissances, mariages, décès), il convient que les feuilles indiquent la catégorie d'actes qu'elles sont appelées à recevoir, par exemple à l'aide d'un tampon encreur. En outre, ces feuilles doivent être placées dans des classeurs distincts.

De plus, il est rappelé que les registres de l'état civil devant être tenus en double, il convient de prévoir deux classeurs pour chaque catégorie d'actes, l'un d'eux recevant la série de feuilles destinée à constituer le premier exemplaire des registres, l'autre recevant la série de feuilles destinée à constituer le deuxième exemplaire. En conséquence, lorsqu'il existe un registre des naissances, un registre des mariages et un registre des décès, les feuilles non encore remplies doivent être placées dans six classeurs provisoires (art. 1er arrêté du 24 septembre 1962 modifié).

45 Les feuilles sont retirées des classeurs provisoires et utilisées dans l'ordre de leur numérotation (art. 2 arrêté du 24 septembre 1962 modifié). Dès qu'elles ont été remplies, elles sont placées dans d'autres classeurs destinés à les recevoir (art. 3 arrêté du 24 septembre 1962 modifié). Il doit y avoir autant de classeurs destinés à recevoir provisoirement les feuilles remplies qu'il y en a destinés à conserver les feuilles blanches ; les classeurs contenant les feuilles portant les actes de l'état civil, vides à l'origine, se remplissent au fur et à mesure de l'établissement des actes, tandis que les classeurs contenant les feuilles blanches se vident dans les mêmes proportions. En conséquence, dans les mairies où il est tenu un registre pour les naissances, un pour les mariages et un pour les décès, l'officier de l'état civil doit disposer de douze classeurs : six pour les feuilles blanches, six pour les feuilles remplies. Le nombre de classeurs est réduit à quatre lorsque tous les actes de l'état civil sont portés sur un même registre.

46 Les classeurs provisoires, contenant soit des feuilles blanches, soit des feuilles déjà remplies, doivent être placés dans des meubles fermés à clé (art. 4 arrêté du 24 septembre 1962 modifié). La plupart des meubles de bureau ayant une fermeture présentant peu de garanties, il importe que les meubles où sont conservées les feuilles d'état civil soient munis de serrures de sûreté, et que seuls les officiers de l'état civil ou les fonctionnaires municipaux ayant des responsabilités particulières (chef de service de l'état civil, fonctionnaires municipaux délégués en application de l'article R. 122-9 du code des communes, par exemple) détiennent les clés desdits meubles. Il est également recommandé que ces meubles soient ignifugés.

47 Les officiers de l'état civil utilisant les feuilles mobiles doivent tenir un cahier spécial sur lequel sont mentionnés sommairement les actes de l'état civil, au fur et à mesure de leur enregistrement, et qui constitue, en quelque sorte, une table chronologique des registres (art. 5 arrêté du 24 septembre 1962 modifié).

Lorsqu'il est tenu des registres différents pour les naissances, les mariages et les décès, il doit y avoir également un cahier spécial pour les naissances, les mariages, les décès. Ces cahiers peuvent être tenus en un seul exemplaire.

Il importe que la règle prévue à l'article 5 de l'arrêté, et qui vient d'être rappelée ci-dessus, soit scrupuleusement respectée par les officiers de l'état civil. La bonne tenue des tables chronologiques est en effet de nature à éviter les risques de fraude et à faciliter la reconstitution des actes, en cas de perte ou de destruction des feuilles.

Pour les officiers de l'état civil dont les services enregistrent les actes d'état civil sur leur système informatique, préalablement à leur impression sur les feuilles mobiles et qui simultanément procèdent à leur archivage sur support informatique, ce cahier spécial peut être constitué par l'édition hebdomadaire de tables chronologiques des registres.

48 L'article 7 de l'arrêté du 24 septembre 19622, modifié le 22 février 1968, détermine les diligences auxquelles il convient de procéder en cas de perte ou de détérioration de l'une des feuilles dont le maire a accepté la prise en charge (voir no 39 à 39-2).

Il doit être sur-le-champ rendu compte de ces incidents au juge du tribunal d'instance.

Si la feuille inutilisable ou perdue était vierge, ce magistrat a deux possibilités :

- soit ordonner le remplacement de la feuille. Dans ce cas, il numérote et paraphe la nouvelle feuille. En outre, il appose mention sommaire de sa décision ;

- soit décider que l'inscription des actes sera poursuivie sur la feuille suivante. En ce cas, il ordonne seulement la rectification du procès-verbal d'ouverture et en avise le procureur de la République.

Si la feuille détériorée ou perdue avait été complètement ou partiellement remplie, le juge autorise la reconstitution à partir de l'original existant sur une nouvelle feuille, ou même sur la page suivante si celle-ci est encore vierge et si cette manière de faire apparaît opportune. Le juge confère force probante aux actes ainsi reconstitués par un jugement dont mention est faite en marge de ces actes et dont une copie est annexée au registre.

Si les deux feuilles contenant les mêmes actes ont été perdues ou détériorées, les actes de l'état civil qui y étaient portés ne peuvent être reconstitués qu'en vertu d'un jugement supplétif rendu en application de l'article 46 du code civil.

Il est bien évident que la perte ou la détérioration d'une feuille d'état civil doit demeurer un cas extrêmement rare. La multiplication des cas de perte ou de détérioration amènerait à conclure à la mauvaise organisation du service de l'état civil et justifierait l'opposition du procureur de la République à ce que ce service continue d'être tenu sur des feuilles mobiles. Il importe donc que le juge d'instance se renseigne avec précision sur les circonstances de la perte ou de la détérioration de la feuille et en avise éventuellement le parquet.

D. - Clôture des registres

49 Aux termes de l'article 4 du décret no 62-921 du 3 août 1962 modifié, les registres doivent être clos et arrêtés par l'officier d'état civil à la fin de chaque année.

Si les registres d'une même année sont tenus en plusieurs tomes, ceux-ci sont habituellement clos au fur et à mesure de leur achèvement. Mais rien n'empêche d'établir, en fin d'année, un seul procès-verbal de clôture pour l'ensemble des tomes.

Les procès-verbaux de clôture sont rédigés sur les registres immédiatement après le dernier acte. Les formules suivantes peuvent être utilisées :

- Exemple de formule no 1 :

Nous ... (Prénoms, NOM et qualité de l'officier de l'état civil - voir no 3) clôturons et arrêtons le présent registre comprenant ... (nombre d'actes par catégorie).

A ..., le ...

(Signature)

- Exemple de formule no 2 :

Nous ... (Prénoms, NOM et qualité de l'officier de l'état civil - voir no 3) clôturons et arrêtons le premier tome des registres des actes de ... (catégorie d'actes).

Ces actes sont au nombre de ...

A ..., le ...

(Signature)

- Exemple de formule no 3 :

Nous ... (Prénoms, Nom et qualité de l'officier de l'état civil) clôturons et arrêtons le présent registre comprenant ... (nombre de tomes, à ne pas confondre avec le nombre d'originaux qui est du double) tomes, que nous avons tenus durant l'année ... Le premier tome contient ... (nombre d'actes par catégorie), le troisième contient...

A ..., le ...

(Signature)

Sous-section 3 : Reliure et réparation des registres

A. - Reliure définitive des registres

50 Les registres reliés préalablement à leur mise en service sont en général brochés et pourvus d'une couverture provisoire. Les registres peuvent toutefois recevoir une reliure définitive avant leur mise en service.

Après la clôture annuelle du registre, et avant le dépôt du second original au greffe, chaque exemplaire reçoit, à la diligence de l'autorité communale, une reliure définitive ; rien ne s'oppose à ce que des registres de catégories différentes (naissances, mariages, décès, etc.) soient réunis sous une même reliure. Cependant, si les registres de l'année écoulée comportent un nombre de pages restreint, ils peuvent, sur avis conforme du parquet, être reliés avec les registres des années suivantes, par période de trois, cinq ou même dix ans. En pareil cas, le maire et le greffier en chef font procéder, chacun en ce qui le concerne, à la reliure des exemplaires dont ils assument la garde.

Un groupement adéquat des collections à relier est essentiel à une gestion économique des crédits. En règle générale, une reliure décennale suffit pour les communes de moins de 5 000 habitants. Les communes de plus de 10 000 habitants font le plus souvent relier annuellement quel que soit le nombre de registres utilisés.

50-1 L'expérience de la gestion administrative et financière des dépenses de reliure conduit à formuler des recommandations tendant à une utilisation plus économique des crédits. La solidité et la durabilité sont les qualités primordiales à attendre des registres, alors que la recherche d'un certain luxe serait sans rapport avec les objectifs poursuivis par l'établissement et la conservation des actes de l'état civil.

Lorsque les registres sont reliés séparément par catégories, naissances, mariages ou décès, les techniques de reliure les plus solides doivent être appliquées en priorité aux registres des naissances qui donnent lieu, de très loin, aux consultations les plus fréquentes et sont sujets, par voie de conséquence, aux risques de détérioration les plus graves.

50-2 Une attention particulière doit être apportée au choix des relieurs. Des disparités importantes existant actuellement entre les tarifs pratiqués par ceux-ci, il convient de ne passer commande qu'après avoir provoqué autant que possible la mise en concurrence des fournisseurs sur le plan des prix et de la qualité des prestations : la présentation de devis est nécessaire. L'observation de cette directive est encore plus indispensable lorsqu'il s'agit de travaux de reliure groupés (par exemple, à l'échelon d'un département).

51 L'article 3 de l'arrêté du 24 septembre 1962 modifié le 21 février 1968, détermine les diligences auxquelles il convient de procéder quand l'état civil est tenu sur feuilles mobiles :

« Si, à la fin de chaque année civile, le nombre de feuilles remplies est insuffisant pour constituer un volume de taille normale, elles sont réunies en un fascicule qui est scellé par le greffier du tribunal de grande instance ou le magistrat vérificateur. Ce fascicule est conservé tant à la mairie qu'au greffe dans un classeur provisoire spécialement prévu à cet effet, jusqu'à ce que la reliure définitive soit possible. »

Le registre définitif peut, en conséquence, être constitué par des feuilles où ont été inscrits les actes de deux ou plusieurs années consécutives. Dans une telle hypothèse, il convient, pour éviter tout risque de confusion, que les feuilles utilisées soient enliassées en fin d'année, c'est-à-dire que les services municipaux y effectuent une perforation et les relient entre elles par un cordonnet. Les deux exemplaires de ces fascicules sont alors déposés au greffe du tribunal de grande instance pour être scellés soit par le greffier, soit par le magistrat vérificateur, qui renverra un des deux exemplaires à la mairie.

Dans ce système, l'emploi de six classeurs provisoires est nécessaire : deux où sont conservées les feuilles vierges destinées à l'inscription soit des premiers, soit des seconds exemplaires des actes ; deux où sont conservés les actes de l'année courante ; deux (dont un déposé au greffe) où sont conservés jusqu'à reliure définitive, les fascicules constitués par les actes des années écoulées.

B. - Réparation des registres

52 Les registres endommagés par l'usage doivent être réparés et reliés, à la diligence de leur dépositaire et dans la limite des crédits disponibles.

Ne peuvent donner lieu à réparation, sur les crédits du ministère de la justice, que les registres qui conservent un intérêt du point de vue de la pratique courante judiciaire ou administrative. Les critères à retenir à cet égard sont ceux qui ont été adoptés en matière de reconstitution (voir no 158).

53 L'initiative de la réparation des registres appartient à leurs dépositaires.

C. - Dispositions budgétaires et financières

53-1 En application de la loi de finances du 13 novembre 1936

(art. 6), les frais de reliure des registres de l'état civil des années postérieures à 1936 ainsi que les frais de réparation des registres sont supportés par l'Etat. La gestion des crédits correspondants est déconcentrée au niveau des préfectures.

Les indemnités ou vacations versées à des agents de l'Etat ou des collectivités locales ne peuvent toutefois donner lieu à remboursement, les crédits concernés du budget du ministère de la justice étant ouverts sur un chapitre de matériel.

53-2 Les demandes de crédits sont établies annuellement compte tenu des besoins exprimés par les dépositaires des registres. Elles sont envoyées aux préfets pour ce qui concerne les registres des mairies et aux procureurs généraux pour ce qui concerne les registres des secrétariats-greffes.

Les demandes se rapportant aux prévisions de dépenses d'une année doivent être adressées avant le 31 décembre de l'année précédente au ministère de la justice (sous le seul timbre de la direction de l'administration générale et de l'équipement). Elles devront distinguer, conformément au modèle diffusé par le ministère, les besoins d'approvisionnement en papier (secteur privé exclusivement), confection, reliure et réparation des registres.

53-3 Les ordonnateurs ayant compétence pour l'engagement des crédits, à savoir le ministre de la justice et les préfets, font connaître aux services intéressés des préfectures et aux parquets généraux le montant des dotations dont ils peuvent disposer au cours de la gestion. Les services préfectoraux en assurent la répartition entre les communes.

La priorité doit être donnée à la confection et à la mise en place des registres plutôt qu'aux travaux de reliure ou de réparation, lesquels seront étalés sur plusieurs années en cas d'insuffisance des crédits. Si nécessaire, un programme couvrant plusieurs années peut être établi.

53-4 Toute fourniture, qu'il s'agisse d'approvisionnement en papier, de travaux de reliure ou de réparation, doit faire l'objet d'un bon de commande accompagné de plusieurs devis ; avant transmission au fournisseur, ce bon est obligatoirement visé par le préfet ou le procureur général suivant le cas ; ceux-ci vérifient qu'ils disposent des crédits nécessaires et que les prescriptions générales d'ordre technique et administratif ont été correctement observées.

54 Les mémoires des relieurs sont établis en trois exemplaires. Ils indiquent la référence du bon de commande, le nom de la commune ou du tribunal concerné et précisent la date à laquelle les travaux ont été effectués. Ils mentionnent le nombre de registres reliés ou réparés, les années sur lesquelles ils portent, leurs formats et toutes précisions utiles sur les caractéristiques techniques des fournitures et prestations. Le dépositaire des registres appose sur le mémoire la certification du service fait.

Un exemplaire des mémoires est conservé par le dépositaire des registres. Les deux autres sont adressés au préfet pour les registres des mairies ou au procureur général pour ceux des secrétariats-greffes. Les services des préfectures et parquets généraux vérifient que la facturation est bien conforme au devis joint au bon de commande et apposent leur visa avant transmission à l'ordonnateur pour mandatement.

55 Les mémoires de travaux effectués pour les besoins des communes ayant fait l'objet de bons de commande dûment visés dans les conditions prévues au no 53-4 ci-dessus peuvent être réglés directement par les soins des receveurs municipaux ; ceux-ci les adressent pour remboursement au préfet, en indiquant le numéro et la date du mandat émis au profit du fournisseur sur la caisse du receveur municipal.

56 Les préfets qui ont avisé en temps utile les services gestionnaires et les parquets généraux du montant des dotations mises à leur disposition dans les conditions prévues au numéro 53-3, sont chargés du mandatement des dépenses correspondantes.

Les mémoires des fournisseurs, qu'il s'agisse de règlements directs à ces derniers ou de remboursements aux communes, leur sont adressés le plus tôt possible et doivent leur parvenir au plus tard pour le 15 novembre de l'année de gestion en cours.

Sous-section 4 : Tables des registres

57 En vue de faciliter les recherches, « il est établi, tous les ans, dans chaque commune, un tableau alphabétique des actes de l'état civil. A l'aide des tables annuelles, il est établi tous les dix ans une table alphabétique pour chaque commune » (art. 1er, décret no 51-284 du 3 mars 1951).

A. - Tables annuelles

58 La tenue des tables annuelles est réglementée par les articles 2 à 4 du décret du 3 mars 19511, précité :

« Art. 2. - Les tables annuelles sont établies à l'aide de fiches rédigées d'après les actes de l'état civil, et classées par ordre alphabétique. Elles sont dressées par les officiers de l'état civil dans le mois qui suit la clôture du registre de l'année précédente ; elles sont transcrites sur chacun des registres tenus en double et certifiées par l'officier de l'état civil chargé de la rédaction.

« Art. 3. - Lorsque tous les actes de l'état civil sont dressés sur le même registre tenu en double, les tables annuelles à transcrire sur ce registre sont établies séparément les unes à la suite des autres :

1o Pour les naissances ;

2o Pour les mariages et les divorces ;

3o Pour les décès.

Elles ne doivent comporter qu'un nom par ligne » Bien que la rédaction initiale n'ait pas été modifiée, le texte est obsolète.

Il convient de rappeler qu'il existe :

- une table annuelle des naissances,

- une table annuelle des mariages,

- une table annuelle des décès,

sur lesquelles figurent, par ordre alphabétique, tous les actes du ou des registres concernés (voir no 40).

.

« Art. 4. Les procureurs de la République près les tribunaux de grande instance veillent à ce que la table annexée au double du registre qui doit être déposé au greffe du tribunal y soit envoyée par le maire en même temps que ce registre. »

En application de l'article 7 bis dudit décret, complété par le décret no 58-311 du 25 mars 1958, viennent s'ajouter, sur la table annuelle des naissances, à leur place par ordre alphabétique, les références des actes de naissance des enfants nés dans une commune extérieure, mais dont les parents étaient domiciliés dans la commune, à la date de la naissance.

Lorsque les services de l'état civil sont informatisés, les tables peuvent être éditées directement à partir de l'outil informatique.

59 Il résulte du décret précité que les tables annuelles des actes de l'état civil doivent, en principe, être dressées sur les dernières pages de chacun des exemplaires des registres après la clôture de ceux-ci. Rien ne s'oppose toutefois à ce qu'elles soient établies sur des feuillets distincts des registres. Ces feuillets, qui doivent être réunis entre eux dès que la rédaction de la table est achevée, sont ultérieurement reliés soit avec les registres, lorsque ceux-ci reçoivent leur couverture définitive, soit en volumes séparés, selon l'épaisseur du fascicule.

Sur les tables annuelles, pour des raisons de commodité de recherche, et compte tenu de la tradition, les femmes sont inscrites à leur nom patronymique et aussi, le cas échéant, au nom de leur mari.

Les tables annuelles indiquent le numéro de chacun des actes auxquels elles se réfèrent.

B. - Tables décennales

60 La tenue des tables décennales est réglementée par les articles

5 à 8 du décret no 51-284 du 3 mars 19511 :

Art. 5. - Les tables décennales sont dressées par les officiers de l'état civil dans les six premiers mois de la onzième année.

Elles sont établies séparément les unes à la suite des autres :

1o Pour les naissances ;

2o Pour les mariages et les divorces ;

3o Pour les décès.

Elles ne doivent comporter qu'un nom par ligne » Bien que la rédaction initiale n'ait pas été modifiée, le texte est obsolète.

Il convient de rappeler qu'il existe :

- une table décennale des naissances,

- une table décennale des mariages,

- une table décennale des décès,

sur lesquelles figurent, par ordre alphabétique, tous les actes du ou des registres concernés (voir no 40). En effet, les jugements de divorce ne font plus l'objet de transcriptions sur les registres, et ne sont plus mentionnés sur les tables.

.

« Art. 6. - Les tables décennales sont dressées en double expédition.

Chaque expédition est certifiée par l'officier de l'état civil chargé de la rédaction. »

« Art. 7. - Les procureurs de la République près les tribunaux de grande instance veillent à ce que l'expédition de la table décennale destinée au greffe y soit envoyée dès l'expiration du délai de six mois prévu à l'article 5 du présent décret » En raison des circonstances de guerre, un décret du 23 mai 1943 avait provisoirement suspendu l'établissement des tables décennales. L'article 8 du décret du 3 mars 1951 a ordonné la reprise des travaux ; les tables de la période comprise entre le 15 janvier 1933 et le 31 décembre 1942 ont été dressées dans les derniers mois de l'année 1952. En application de l'article 5 du même décret, les tables de la décennie 1943-1952 ont été dressées dans les six premiers mois de 1953.

.

Les articles 1er et 2 de l'arrêté du 9 mars 1951 précisent les règles relatives à la présentation matérielle et à la transmission des tables décennales :

« Art. 1er. - Les tables décennales des actes de l'état civil constituent la liste établie dans l'ordre rigoureusement alphabétique de tous les noms compris dans chacune des tables annuelles de la période décennale avec, en regard, les prénoms et l'indication de la date auxquels ils se réfèrent.

Les femmes sont inscrites à leur nom patronymique et aussi, le cas échéant, au nom de leur mari » Exemple :

Durand (Nicole), épouse (ou veuve) Richard.

Richard (Nicole), née Durand.

.

Conformément à l'arrêté précité, les tables décennales sont établies dans la forme qui suit : (Vous pouvez consulter le tableau dans le JO n° 172 du 28/07/1999)

L'article 2 de cet arrêté dispose :

« Les maires feront parvenir au greffe du tribunal de première instance l'exemplaire de la table décennale qui lui sera destiné par l'intermédiaire du procureur de la République. »

Lorsque les services de l'état civil sont informatisés, les tables peuvent être éditées directement à partir de l'outil informatique.

61 Les tables annuelles et décennales peuvent être dressées sur les feuilles de papier timbré qui sont utilisées pour la confection des registres.

Elles peuvent aussi être établies sur des feuilles de papier libre ou même d'un format différent. Cette manière de procéder est d'ailleurs parfois imposée par le recours à des procédés modernes et automatiques de rédaction des tables. Il conviendra, particulièrement dans ce cas, de veiller à ce que le papier utilisé soit suffisamment solide pour permettre des consultations répétées durant un long espace de temps.

Lorsque les registres déposés dans les mairies sont réunis par périodes décennales en vue de leur reliure, l'exemplaire correspondant des tables décennales est normalement inséré à leur suite dans le même volume et relié avec eux.

62 Les frais d'établissement des tables annuelles et décennales sont comme les frais de rédaction des actes d'état civil supportés par les communes ; la tâche des municipalités est d'ailleurs simplifiée par le fait que les fiches qui ont servi à dresser les tables annuelles peuvent, après avoir été reclassées par ordre alphabétique, servir à l'établissement des tables décennales.

En revanche, les frais de confection et de reliure des registres contenant les tables annuelles et décennales sont, en application de l'article 6 de la loi du 13 novembre 1936 et de l'article 33 de l'arrêté précité du 9 mars 1951, à la charge de l'Etat.

63 Les dispositions applicables en matière de demandes de crédits, de prévisions budgétaires, de mise à disposition et de répartition des dotations sont identiques à celles qui régissent la confection et la réparation des registres (voir nos 53-2 et 53-3)

64 Les dispositions applicables en matière de passation des commandes, d'établissement et de règlement des mémoires sont identiques à celles qui régissent la confection et la réparation des registres (voir nos 53-4, 54, 55 et 56).

Section 2 : Conservation et consultation des registres et pièces annexes datant de cent ans et moins

Sous-section 1 : Garde des registres en cours

65 Elle incombe aux officiers de l'état civil, qui encourent, en cas d'altération des registres, la responsabilité civile prévue à l'article 51 du code civil, sauf leur recours contre les auteurs de ces altérations (voir nos 19 et s.).

66 Les officiers de l'état civil assurent également, sous la même responsabilité, la garde et la conservation des pièces annexes de l'année en cours.