Tout établissement pénitentiaire est pourvu d'un registre d'écrou.

Le chef de l'établissement, ou sous son autorité le fonctionnaire chargé du greffe, tient ce registre et veille à la légalité de la détention des individus incarcérés ainsi qu'à l'élargissement des libérables.

Le registre d'écrou est constitué de feuilles mobiles sur lesquelles figurent le numéro d'écrou initial ainsi que le numéro d'écrou actuel et classées dans un fichier.

Il doit être présenté aux fins de contrôle et de visa, aux différentes autorités judiciaires à chacune de leurs visites, ainsi qu'aux autorités administratives qui procèdent à l'inspection générale de l'établissement.

Lors de la conduite de toute personne dans un établissement pénitentiaire par l'exécuteur d'un arrêt ou jugement de condamnation, d'un mandat de dépôt ou d'arrêt, d'un mandat d'amener lorsque ce mandat doit être suivi d'incarcération provisoire, ou un ordre d'arrestation établi conformément par la loi, un acte d'écrou est dressé sur le registre visé à l'article D. 148. Le chef de l'établissement constate par cet acte la remise de la personne et inscrit la nature et la date du titre de détention, ainsi que l'autorité dont il émane. L'acte d'écrou est signé par le chef de l'établissement et par le chef d'escorte.

En cas d'exécution volontaire de la peine, le chef de l'établissement mentionne sur le registre d'écrou l'arrêt ou le jugement de condamnation dont l'extrait lui a été transmis par le procureur général ou par le procureur de la République.

En toute hypothèse, avis de l'écrou est donné par le chef de l'établissement, selon le cas, au procureur général ou au procureur de la République.

La date de la sortie du détenu, ainsi que, s'il y a lieu, la décision ou le texte de la loi motivant la libération, fait également l'objet d'une mention sur l'acte d'écrou.

Il n'y a pas lieu de lever l'écrou des détenus qui viennent à faire l'objet des mesures prévues à l'article D. 118, mais mention de ces mesures doit être portée au registre d'écrou.

En cas de sortie consécutive à une décision de suspension ou de fractionnement de peine, si la réintégration du condamné doit avoir lieu dans l'établissement d'origine, il est procédé à une levée d'écrou sous forme simplifiée.

De même, lors de son retour, un acte d'écrou est dressé sous forme simplifiée et l'intéressé reprend le numéro d'écrou qui lui était attribué avant sa sortie.

Ces formalités d'écrou sous forme simplifiée sont également applicables aux détenus qui font l'objet d'un transfèrement dans les conditions prévues à l'article D. 313-1 du C.P.P.

Dans les cas d'application de la procédure d'écrou simplifié, le chef d'établissement est dispensé de l'envoi des avis prévus par les articles D. 149, D. 511, D. 311 et D. 313 du code de procédure pénale.

Par dérogation aux dispositions de l'article D. 334, le détenu bénéficiaire d'une décision de suspension ou fractionnement de peine en application de l'article 720-1 se voit uniquement remettre les sommes inscrites sur la part disponible du compte nominatif. Les parts réservées à l'indemnisation des parties civiles et des créanciers d'aliments ainsi qu'à la constitution du pécule de libération ne sont liquidées qu'à la fin de l'exécution de la peine.

Outre les écritures exigées pour l'incarcération ou la libération et la mention des ordonnances prévues aux articles 133, 145, 148 et 179, ainsi que des jugements ou arrêts prévus aux articles 213, 464-1 et 569, des indications doivent être portées pour prévenir les fraudes, fixer l'identité des détenus et faire connaître les modifications subies par la situation pénale ou administrative de ceux-ci pendant leur détention ou au moment de leur mise en liberté.

Les peines s'exécutent au fur et à mesure de la réception des extraits de décision de condamnation.

En cas de réception simultanée de plusieurs extraits, il convient de faire exécuter :

- les peines sanctionnant des faits commis en état de récidive légale avant les autres peines ;

- les peines dans l'ordre décroissant de leur quantum, la plus forte étant subie la première ; toutefois, si l'une des peines fait suite à une période de détention provisoire non interrompue, son exécution doit être poursuivie ;

- la peine assortie du sursis avant celle qui a entraîné sa révocation.

Lorsque l'évasion s'est produite au cours de l'exécution d'une peine, l'exécution de cette peine doit être reprise et menée jusqu'à son terme avant celle de la peine sanctionnant l'évasion.

Les décisions de retrait du bénéfice d'un crédit de réduction de peine s'exécutent à la suite de la dernière peine portée à l'écrou à la date de la décision.

Lorsqu'un condamné doit exécuter plusieurs peines privatives de liberté, les règles spécifiques aux condamnés en état de récidive légale relatives aux conditions d'octroi des mesures relevant de la compétence des juridictions de l'application des peines sont applicables tant qu'une ou plusieurs des peines en cours d'exécution ou devant être exécutée correspond à une condamnation prononcée pour des faits commis en récidive. Ces règles ne sont plus applicables lorsque l'ensemble de ces peines ont été exécutées.

Le registre d'écrou ne doit pas quitter l'établissement pénitentiaire.

Toutefois, à titre exceptionnel, la fiche d'écrou d'un détenu peut être déplacée en dehors de cet établissement afin de permettre soit l'écrou d'un individu hospitalisé immédiatement après son arrestation et momentanément intransportable, soit la levée d'écrou d'un détenu hospitalisé au moment de sa libération.

Indépendamment du registre d'écrou, des registres ou livres prévus par la réglementation comptable, le chef de l'établissement doit tenir ou faire tenir les registres et les fichiers suivants :

1° Répertoire alphabétique des détenus écroués ;

2° Registre des demandes de mise en liberté, de saisine de la chambre d'instruction, de demandes d'actes ou de mesures utiles à l'instruction et de requêtes en annulation ;

3° Registre des déclarations d'opposition ;

4° Registre des déclarations d'appel et de pourvoi ;

5° Registre des libérations par mois ;

6° Fichier des libérations conditionnelles ;

7° Fichier des interdits de séjour ;

8° Registre du contrôle numérique ;

9° Registre des mesures d'individualisation de la peine ;

10° Registre des inspections et carnet d'ordres de service ;

11° Registre des entrées et sorties ;

12° Registre des mesures mentionnées à l'article 723 ;

13° Fichier des réductions de peine.

Pour l'application des articles 81, 82-1, 148-7, 148-8, 156, 167, 173, 221-2, 490-1, 503, 547 et 577, le chef de l'établissement, ou, sous son autorité, le fonctionnaire chargé du greffe, tient dans chaque établissement un registre des déclarations d'appel ou de pourvoi, un registre des déclarations d'opposition et un registre des demandes de mise en liberté, de saisine de la chambre d'instruction, de demandes d'actes ou de mesures utiles à l'instruction et de requêtes en annulation, dans lesquels sont conservées les déclarations, demandes et requêtes qu'il est appelé à recevoir et à transmettre.

Ces registres sont composés de la copie des exemplaires numérotés desdites déclarations, demandes et requêtes.

Il appartient aux chefs des établissements pénitentiaires de délivrer aux autorités habilitées par la loi ou les règlements des extraits ou des copies certifiées conformes de toutes pièces qui se trouvent en leur possession.

Il leur appartient pareillement de délivrer des expéditions ou extraits des actes d'écrou.

Ils peuvent également légaliser toute signature apposée par les détenus en leur présence pour la gestion de leurs affaires privées.

Pour tout détenu, il est constitué au greffe de l'établissement pénitentiaire un dossier individuel qui suit l'intéressé dans les différents établissements où il serait éventuellement transféré. Ce dossier contient, dans une cote spéciale, tous les renseignements tenus à jour, utiles à déterminer l'existence d'un éventuel risque suicidaire.

Indépendamment de ce dossier, des dossiers particuliers doivent être établis en outre à l'égard de certains détenus, notamment pour les condamnés proposables à la libération conditionnelle, pour les interdits de séjour, pour les étrangers passibles d'une mesure d'éloignement du territoire français et pour les libérables qui ont à satisfaire à des obligations militaires.

Un dossier spécial est ouvert pour tout condamné ayant fait l'objet d'une procédure d'orientation suivant les prescriptions des articles D. 75 et suivants.

Ce dossier comprend les quatre parties visées aux articles D. 157, D. 159, D. 162 et D. 163.

La partie judiciaire du dossier contient l'extrait ou les extraits de jugement ou d'arrêt de condamnation, la notice individuelle visée à l'article D. 158 et toutes autres pièces ou documents relatifs à l'exécution des peines, notamment ceux qui concernent les victimes.

La notice individuelle contient les renseignements concernant l'état civil du condamné, sa profession, sa situation de famille, ses moyens d'existence, son degré d'instruction, sa conduite habituelle, sa moralité et ses antécédents.

Ces renseignements sont complétés par l'exposé des faits qui ont motivé la condamnation et des éléments de nature à aggraver ou à atténuer la culpabilité de l'intéressé et la liste de ses coauteurs ou complices éventuels.

La rédaction de la notice, qui incombe au ministère public près la juridiction qui a prononcé la condamnation, est obligatoire à l'égard de tout condamné qui doit subir ou auquel il reste à subir plus de trois mois d'une peine privative de liberté à compter de la date où la décision est devenue définitive.

La notice doit être adressée dans le délai prévu au dernier alinéa de l'article D. 77.

La partie pénitentiaire du dossier est constituée par le chef de l'établissement dans lequel le condamné accomplit sa peine.

Elle contient tous les renseignements tenus à jour sur son comportement en détention, au travail et pendant les activités, et sur les décisions administratives prises à son égard, outre la côte spéciale visée au premier alinéa de l'article D 155.

Dans la même partie du dossier, sont consignées les sanctions disciplinaires prononcées ainsi que toutes les mesures visant à encourager les efforts des détenus en vue de leur réinsertion sociale.

La troisième partie du dossier visé à l'article D. 156 correspond au dossier destiné aux membres du service pénitentiaire d'insertion et de probation compétent auprès de l'établissement.

Contenant des éléments ou documents recueillis par les personnels d'insertion et de probation ou qui leur ont été fournis, ce dossier leur permet de suivre l'évolution de la personne détenue et, ainsi, de mieux individualiser sa situation pénale et la préparation de sa libération. Il a aussi pour objet de leur permettre de renseigner l'autorité judiciaire qui en fait la demande, en application de l'article D. 461.

Les documents couverts par le secret professionnel ne peuvent être consultés que par un membre d'un service pénitentiaire d'insertion et de probation. En cas de transfèrement, le service pénitentiaire d'insertion et de probation transmet ces documents sous pli fermé au service compétent auprès de l'établissement de destination ou, en cas de libération et s'il y a lieu, au service pénitentiaire d'insertion et de probation du lieu de résidence de l'intéressé.

Une partie du dossier individuel constitue une cote d'observation où sont assemblés les pièces et documents contenant le résultat des enquêtes, examens et expertises auxquels il a pu être procédé sur la personnalité, l'état médical, psychiatrique et psychologique, la situation matérielle, familiale ou sociale du condamné, soit au cours de l'information préalable, soit en vue de son orientation, soit ultérieurement pendant le cours de l'exécution de sa peine.

Ce dossier comprend, par conséquent, les pièces visées aux articles D. 78, D. 79 et D. 81 et contient les différentes appréciations ou avis émis à l'égard du condamné intéressé, ainsi que les rapports de synthèse de l'observation.

Le dossier individuel contient un exemplaire des documents relatifs aux relevés signalétiques et aux prélèvements dont a fait l'objet le détenu par les services de la police nationale et les unités de la gendarmerie nationale, dans le cadre de la mise en oeuvre des fichiers d'identification institués par un texte législatif ou réglementaire.

A la libération ou au décès d'un condamné ou après son évasion, les différentes parties de son dossier sont conservées au greffe de l'établissement pendant la durée nécessaire à leur utilisation courante.

Passé ce délai, il appartient à l'administration pénitentiaire de procéder au versement de ces documents aux services des archives départementales.

Les modalités de consultation des archives sont fixées par les articles 7 et 8 de la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives.

Pour les condamnés ne répondant pas au critère défini par l'article D. 156 leur dossier est constitué au fur et à mesure de l'arrivée ou de la rédaction des pièces les concernant.

Toutes dispositions doivent être prises pour assurer la protection du secret de celles d'entre elles qui ont un caractère strictement médical ou social.

Le dossier visé à l'article D. 165 est conservé pendant la durée nécessaire à son utilisation courante au greffe de l'établissement où son titulaire a été incarcéré en dernier lieu.

Passé ce délai, il appartient à l'administration pénitentiaire de procéder au versement de ces documents aux services d'archives départementales.

Les modalités de consultation des archives sont fixées par les articles 7 et 8 de la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives.

Pour les détenus étrangers faisant l'objet d'une mesure d'éloignement du territoire, est constituée en application de l'article D. 155 une cote particulière où sont assemblés tous les documents et pièces comprenant des éléments d'identification et de nationalité fournis par les autorités judiciaires ou recueillis au cours de la détention.

Cette cote contient également toutes les informations relatives à la situation pénale et administrative des intéressés.