Le registre national du commerce et des sociétés comprend un second original du registre tenu dans chaque greffe, à l'exclusion des pièces justificatives. Ces dossiers sont conservés et mis à jour dans les mêmes conditions que ceux tenus par les greffiers.

Le greffier appose sur chaque dossier d'immatriculation et pour la seule gestion de ces dossiers un numéro de gestion composé des chiffres de l'année en cours, suivi de la lettre A s'il s'agit d'une personne physique, de la lettre B s'il s'agit d'une société commerciale, de la lettre C s'il s'agit d'un groupement d'intérêt économique et d'un groupement européen d'intérêt économique, de la lettre D s'il s'agit d'une société civile, de la lettre E s'il s'agit d'une société européenne, de la lettre F s'il s'agit d'une société d'exercice libéral, de la lettre G s'il s'agit d'un EPIC, de la lettre H s'il s'agit d'une autre personne morale ; et d'un numéro d'ordre chronologique annuel. Le numéro de gestion est porté sur les formulaires d'inscription modificative ou de radiation constituant le dossier, sur les actes des personnes physiques et des personnes morales classés en annexe ainsi que sur le fichier du registre du commerce et des sociétés. Ce numéro est utilisé dans les rapports entre les greffes et l'Institut national de la propriété industrielle.

Le greffier mentionne sur l'exemplaire de la déclaration d'immatriculation des personnes morales destiné à l'Institut national de la propriété industrielle la date de dépôt des statuts et des actes.

Le greffier transmet un exemplaire complet et lisible de chaque demande et de chaque dépôt, visé par ses soins, à l'Institut national de la propriété industrielle, dans un délai maximum de quinze jours à compter de l'inscription. Il envoie dans le même délai à l'Institut national de la propriété industrielle les redevances perçues à ce titre, pour le compte de cet établissement.

Le greffier transmet au registre national un exemplaire de chaque acte ou document comptable déposés dans les quinze jours de leur dépôt, accompagnés d'un bordereau qui mentionne : 1° Le greffe du lieu du dépôt ; 2° La date et le numéro du dépôt, le numéro de dépôt des documents comptables faisant l'objet d'une série distincte de celle des autres actes (A, les actes des sociétés, B les documents comptables, R les ordonnances rendues en matière de société, P les actes des personnes physiques) ; 3° Les mentions prévues aux 1° et 2° de l'article R. 123-237, sauf pour les actes se rapportant à des sociétés non immatriculées. Le greffier envoie dans le même délai à l'Institut national de la propriété industrielle les redevances perçues à ce titre pour le compte de cet établissement.

Les mentions et radiations faites d'office ainsi que les inscriptions rapportées par le greffier font l'objet d'une transmission spéciale à l'Institut national de la propriété industrielle sur les documents prévus à cet effet et conformes aux modèles homologués.

Le président du comité de coordination prévu à l'article R. 123-81 ainsi que les deux personnes chargées de la tenue du registre proposés par le président du Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce sont nommés par le garde des sceaux, ministre de la justice, pour une période de cinq ans renouvelable. Des suppléants peuvent leur être désignés. Le directeur des affaires civiles et du sceau, le directeur général de l'Institut national de la propriété industrielle peuvent se faire représenter par une ou plusieurs personnes. Le comité se réunit sur décision de son président, en présence de l'ensemble de ses membres ou de leurs suppléants. Le président a la faculté de désigner un secrétaire général choisi parmi des personnes qualifiées pour leur expérience au sein du comité. La direction des affaires civiles et du sceau en assure le secrétariat dont elle peut toutefois confier la charge à l'un de ses membres.

Les greffiers, les centres de formalités des entreprises, les professionnels mandatés, les administrations ou organismes destinataires des formalités peuvent saisir le comité. Le comité ne peut être valablement saisi que par une demande écrite adressée au secrétariat. Chaque demande est instruite par un rapporteur désigné à cet effet. Le projet de rapport est présenté en réunion plénière du comité.

Le comité rend des avis qui sont communiqués au demandeur et décide s'ils sont publiés. Les avis sont publiés sur le site internet du ministère de la justice. Le comité peut, en outre, établir un rapport au ministre compétent, suggérant des solutions pour remédier aux difficultés ou anomalies dont il a eu à connaître ou des propositions de modification des dispositions législatives ou réglementaires applicables.

La tenue du registre par le greffier comprend la conservation et la mise à jour : 1° Du fichier alphabétique des personnes physiques et morales immatriculées dans le ressort du tribunal ; 2° De la collection des dossiers individuels ; 3° De la collection des dossiers annexes. Le fichier alphabétique est tenu selon un procédé informatique.

Le fichier alphabétique indique : 1° Pour les personnes physiques, leurs nom de naissance, nom d'usage, prénoms, date et lieu de naissance, l'activité exercée et l'adresse de l'établissement ou, à défaut, du local d'habitation. Le cas échéant, la commune de rattachement administratif pour les personnes sans domicile ni résidence fixe sur le territoire français, le marché principal pour les personnes ressortissantes de l'Union européenne ou d'un Etat partie à l'accord sur l'Espace économique européen, non domiciliées en France et exerçant une activité ambulante sur le territoire français ; 2° Pour les sociétés, la raison ou la dénomination sociale, la forme juridique, le cas échéant, que la société est constituée d'un associé unique, le statut légal particulier et l'activité exercée, l'adresse du siège social, si ce siège n'est pas situé dans le ressort du tribunal, celui du premier établissement dans son ressort ; 3° Pour les groupements d'intérêt économique et les autres personnes morales, la dénomination, l'objet et l'adresse du siège.

Chaque dossier individuel comprend un original, sous forme papier ou électronique, des inscriptions faites soit sur déclaration, soit d'office, ainsi que les pièces sous forme papier ou électronique conservées au greffe.

Chaque dossier annexe ouvert au nom d'une personne physique ou morale comprend un exemplaire des actes et pièces déposés en application des articles R. 123-82, R. 123-102 et R. 123-121-1.

Les notifications faites aux centres de formalités des entreprises en application de l'article R. 123-83 précisent le nom de la personne tenue à l'immatriculation, ou la raison ou la dénomination sociale, le numéro unique d'identification, la date de l'inscription et son motif.

L'avis mentionné au troisième alinéa de l'article R. 123-83 est constitué d'un écrit, formalisé le cas échéant par voie électronique, qui mentionne :

1° Les nom, nom d'usage, prénoms et domicile de l'entrepreneur individuel ;

2° La dénomination utilisée pour l'exercice de l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté ;

3° L'adresse de l'établissement principal où est exercée l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté ou, à défaut d'établissement, l'adresse du local d'habitation où l'entreprise est fixée ;

4° L'objet de l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté ;

5° La date de clôture de l'exercice comptable ;

6° Le numéro unique d'identification de l'entreprise délivré conformément à l'article D. 123-235 ;

7° La date, le lieu et le registre de dépôt de la déclaration d'affectation.

Toute demande d'immatriculation à titre principal ou secondaire au registre du commerce et des sociétés, d'inscription complémentaire, modificative ou de radiation est établie dans les conditions prévues aux articles R. 123-84, R. 123-85, R. 123-87, R. 123-88, R. 123-89, R. 123-90 sur les documents mentionnés à l'article A. 123-44.

Lorsque plusieurs inscriptions modificatives sont connexes et concernent la même immatriculation, elles peuvent être effectuées sur la même déclaration, dans la mesure où elles sont réalisées dans le délai réglementaire d'un mois. Une même déclaration peut comprendre une inscription complémentaire et des inscriptions modificatives connexes déclarées dans les délais réglementaires.

Les déclarations sont faites en deux exemplaires sur des documents conformes aux modèles enregistrés par la direction chargée de la réforme de l'Etat. Les déclarations transmises par voie électronique sont établies à partir du même modèle.

Toute demande d'immatriculation principale ou secondaire, d'inscription modificative et, le cas échéant, de radiation est accompagnée des pièces justifiant les mentions contenues dans la demande. Les pièces justificatives sont définies à l'annexe 1-1 au présent livre. Elles sont conservées par le greffe. Elles ne font pas partie du registre public et ne peuvent être communiquées aux tiers. La validité des pièces justificatives est appréciée à la date du dépôt du dossier unique.

Lors d'une demande d'immatriculation résultant du transfert du siège d'un établissement ou du changement d'adresse de l'entreprise fixée au local d'habitation dans le ressort d'un autre tribunal, le requérant est dispensé de la production des pièces justificatives concernant les mentions non modifiées de la nouvelle immatriculation qui figure sur l'extrait de la précédente immatriculation fournie. En cas d'événements modificatifs concomitants à la décision de transfert de siège ou de l'établissement relatifs à ceux-ci, la déclaration est faite au lieu de la nouvelle immatriculation.A la réception de la notification mentionnée aux derniers alinéas des articles R. 123-49 et R. 123-110, le greffier de l'ancien siège ou de l'établissement mentionne d'office sur l'extrait du registre de la personne immatriculée la date, la nature et l'objet des actes déposés au greffe du nouveau siège ou du nouvel établissement.

Lors d'une demande d'inscription modificative, le requérant fournit les pièces prévues à l'annexe 1-1 au présent livre, strictement nécessaires à la justification des changements et des adjonctions intervenus.

Les déclarations des caisses d'épargne et de prévoyance sont faites en deux exemplaires sur des documents conformes aux modèles utilisés pour les déclarations des personnes morales au registre du commerce et des sociétés.

Les demandes d'immatriculation des caisses d'épargne et de prévoyance ou, le cas échéant, d'inscription modificative sont accompagnées des pièces justificatives suivantes : 1° Le récépissé du dépôt des actes et pièces si la formalité n'est pas concomitante au dépôt ; 2° En cas de fusion ou de scission, un extrait d'immatriculation de chacune des caisses d'épargne participant à l'opération de fusion ou de scission ; 3° Pour les personnes physiques ayant le pouvoir général d'engager les caisses d'épargne et de prévoyance, pour les membres du conseil d'orientation et de surveillance, tous documents officiels justificatifs de l'identité et de la nationalité et, s'ils sont étrangers, les titres qui les habilitent à séjourner sur le territoire français ; 4° Pour les personnes morales, membres du conseil d'orientation et de surveillance, un extrait de l'immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou le titre justifiant leur capacité juridique et pour le représentant permanent qui n'est pas le président du conseil d'administration ou le gérant de la personne morale, une copie de la décision lui conférant cette qualité ; 5° Pour les commissaires aux comptes, la justification de leur inscription sur la liste des commissaires aux comptes.

Les demandes d'immatriculation et d'inscription modificative des groupements européens d'intérêt économique sont accompagnées des pièces justificatives prévues par l'annexe 1-1 au présent livre.

Le juge commis à la surveillance du registre du commerce et des sociétés demande le bulletin n° 2 du casier judiciaire : 1° Des personnes physiques soumises à immatriculation et des personnes physiques ayant le pouvoir d'engager à titre habituel la personne tenue à l'immatriculation ; 2° Des personnes physiques mentionnées à l'article R. 123-54, mentionnées au registre du commerce et des sociétés en vertu de l'immatriculation des sociétés commerciales, à l'exclusion des commissaires aux comptes ; 3° Des gérants des groupements européens d'intérêt économique, des personnes physiques membres des groupements d'intérêt économique, administrateurs et personnes chargées du contrôle de la gestion et du contrôle des comptes de ces groupements, à l'exclusion des commissaires aux comptes ; 4° Des gérants des sociétés civiles ; 5° Des personnes physiques mentionnées au registre du commerce et des sociétés, par suite de l'immatriculation d'une coopérative agricole, à l'exclusion des commissaires aux comptes ; 6° Des personnes ayant le pouvoir général d'engager les caisses d'épargne et de prévoyance vis-à-vis des tiers et des membres des conseils d'orientation et de surveillance. Ces personnes attestent, au préalable, qu'elles n'ont été l'objet d'aucune condamnation pénale ni de sanction civile ou administrative de nature à leur interdire de gérer, d'administrer ou diriger une personne morale et, s'il s'agit d'un commerçant, de nature à lui interdire d'exercer une activité commerciale. Au cas où le casier judiciaire révèle l'existence d'une interdiction d'exercer le commerce ou d'une condamnation de nature à interdire l'exercice de l'activité entreprise, le juge ordonne la radiation de l'immatriculation ou de l'inscription après en avoir préalablement avisé la personne concernée. Lorsque la personne physique concernée par la radiation est l'une de celles mentionnées aux 2°, 3°, 4° et 5° ci-dessus, le juge avise également la personne morale et lui demande de régulariser le cas échéant sa situation. Lorsqu'une autorisation administrative est accordée à titre provisoire et ne devient définitive qu'après l'immatriculation au registre du commerce et des sociétés, le greffier adresse à l'autorité administrative compétente un extrait de l'immatriculation dès vérification du casier judiciaire.

Le déclarant peut demander au greffier la délivrance d'une attestation précisant la date inscrite au registre d'arrivée prévu à l'article R. 123-92.

Le registre chronologique prévu à l'article R. 123-98 est tenu selon un procédé informatique.

Pour l'application de l'article R. 123-101-1, le greffier certifie l'identité des informations enregistrées sur support électronique pour la tenue du registre du commerce et des sociétés avec celles reçues conformément aux articles R. 123-92 à R. 123-98 en apposant au moins une fois par jour, sur le registre mentionné au premier alinéa, sa signature électronique sécurisée, telle que définie par le décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l'application de l'article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique.

Le greffier notifie au requérant le numéro unique d'identification délivré par l'Institut national de la statistique et des études économiques dès sa réception. Il rappelle au requérant l'obligation de porter sur ses papiers d'affaires, outre les mentions obligatoires découlant des textes particuliers régissant la forme juridique de l'entreprise, les mentions prévues à l'article R. 123-237.

Les caisses d'épargne et de prévoyance déposent les actes énumérés au 1° de l'article R. 123-103 suivant les modalités prévues par les articles R. 123-102 et suivants.

Les statuts des caisses d'épargne et de prévoyance déposés en annexe au registre du commerce et des sociétés sont visés au préalable par la Caisse nationale des caisses d'épargne et de prévoyance.

Les statuts des caisses d'épargne et de prévoyance déposés en annexe au registre du commerce et des sociétés sont visés au préalable par l'organe central des caisses d'épargne et des banques populaires.

Les associations mentionnées à l'article A. 123-16 déposent en annexe au registre du commerce et des sociétés, au plus tard en même temps que leur demande d'immatriculation, en application du dernier alinéa de l'article R. 123-103 : 1° Deux copies de leurs statuts ; 2° Deux copies de la déclaration ou de l'inscription pour les associations d'Alsace-Moselle ou du Journal officiel qui a rendu publique l'association ; 3° Deux copies d'extraits des procès-verbaux de délibération des instances ayant désigné les organes de direction et de contrôle ou le conseil d'administration ; 4° Deux copies du procès-verbal des délibérations de l'assemblée générale constatant la décision d'émettre des obligations.

Les groupements européens d'intérêt économique mentionnés à l'article A. 123-18 déposent au plus tard en même temps que leur demande d'immatriculation :

1° Deux expéditions du contrat de groupement, s'ils sont établis par acte authentique, ou deux originaux, s'ils sont établis par acte sous seing privé ; celui-ci indique, le cas échéant, le nom et la résidence du notaire au rang des minutes duquel il a été déposé ;

2° Deux copies des actes de nomination des gérants du groupement, avec l'indication qu'ils peuvent agir seuls ou qu'ils agissent conjointement.

Le projet de transfert hors de France du siège d'un groupement européen d'intérêt économique, établi par le ou les gérants, est déposé au greffe du tribunal où le groupement est immatriculé.

La décision constatant la clôture de la liquidation d'un groupement européen d'intérêt économique est déposée par le liquidateur en double exemplaire au greffe du tribunal où le groupement est immatriculé.

Pour effectuer la transmission électronique des documents comptables prévue au troisième alinéa de l'article R. 123-111, la société conclut un accord avec le greffe territorialement compétent. Le modèle de cet accord est établi par le directeur des services judiciaires, le président du Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce et le directeur général de l'Institut national de la propriété industrielle.L'accord prévoit les formats d'échanges, l'ordre de transmission des documents aux greffes. La réception des documents est constatée par un récépissé électronique. Si l'envoi est incomplet, son contenu ne peut être diffusé et le déclarant est invité par le greffe à fournir les pièces manquantes dans les conditions prévues aux alinéas précédents. Le dépôt est validé par le greffe lorsqu'il a constaté que l'envoi est complet et régulier. Le greffe adresse un certificat de dépôt électronique au déclarant. Les documents sont alors transmis par voie électronique à l'Institut national de la propriété industrielle.

Les caisses d'épargne et de prévoyance déposent les comptes annuels, la décision d'affectation des résultats, le rapport annuel du directeur général ou du directoire, le rapport annuel des commissaires aux comptes suivant les modalités prévues par les articles R. 123-102 et suivants.

Un modèle d'attestation de délivrance de l'information, donnée par la personne physique qui s'immatricule, à son conjoint commun en biens sur les conséquences des dettes contractées dans l'exercice de sa profession sur les biens communs figure à l'annexe 1-2 au présent livre.

Si l'activité entreprise ne peut être exercée sans autorisation administrative, à l'exception du cas de non-renouvellement de cette autorisation, le greffier informe l'autorité administrative compétente des radiations d'office auxquelles il procède.

Les extraits du registre du commerce et des sociétés sont délivrés par les greffiers conformément à un modèle approuvé par le comité de coordination et disponible sur le site du ministère de la justice. Ils peuvent être soit imprimés, soit édités automatiquement avec les mêmes rubriques que l'imprimé disposées dans le même ordre, soit résulter de la duplication de la demande d'immatriculation et comporter, en tout état de cause, la signature du greffier.

Les copies du registre du commerce et des sociétés peuvent être délivrées par voie électronique. Il est alors précisé que seul un document signé fait foi. Pour cette délivrance les greffiers se conforment aux dispositions de l'article R. 741-5 et l'Institut national de la propriété industrielle à celles de l'article R. 123-153.

Sous réserve des dispositions de l'article R. 123-154, les greffiers et l'Institut national de la propriété industrielle sont habilités à répondre à des demandes relatives à des inscriptions radiées. Toutefois, au terme d'un délai de cinq ans, l'Institut national de la propriété industrielle peut ne conserver les documents que sur un support de substitution fiable et durable.

L'Institut national de la propriété industrielle et les greffes délivrent les renseignements sur les documents comptables sous forme de copie ou en communication. Toutefois, pour les documents comptables antérieurs à ceux établis au titre des cinq derniers exercices, ces renseignements ne sont délivrés par l'Institut national de la propriété industrielle que sous forme d'extraits.

Pour l'application de l'article R. 123-151 ne peuvent être utilisés comme critères de recherche : 1° La capacité des personnes ; 2° Les décisions intervenues dans les procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire prononçant des sanctions personnelles ou patrimoniales à l'égard des commerçants ou des dirigeants de personne morale ; 3° Les mesures d'incapacité ou d'interdiction d'exercer une activité commerciale ou professionnelle de gérer, d'administrer ou de diriger une personne morale résultant d'une décision judiciaire ou administrative ; 4° Les actes de poursuite pénale et les sanctions pénales.

Les demandes de renseignements relatives à l'état futur des dossiers peuvent être exécutées sur abonnement. Elles entraînent la délivrance d'un extrait ou d'une copie, soit à intervalle régulier dont la périodicité ne peut être inférieure à quinze jours, soit à l'occasion de toute inscription qu'elle soit portée d'office ou sur déclaration.

Les greffiers et l'Institut national de la propriété industrielle sont habilités à répondre à toute demande statistique.

L'Institut national de la propriété industrielle ne délivre pas de renseignements sur les immatriculations et autres inscriptions effectuées avant le 1er mars 1954.

L'Institut national de la propriété industrielle délivre les renseignements sur les immatriculations et autres opérations s'y rapportant concernant les registres du commerce d'Algérie jusqu'au 30 juin 1962.

L'avis au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales prévu à l'article R. 123-155 contient pour les caisses d'épargne et de prévoyance : 1° Les références de l'immatriculation ; 2° La dénomination suivie, le cas échéant, du sigle ; 3° Le montant de la dotation statutaire ; 4° L'adresse du siège ; 5° La forme juridique ; 6° Les nom, nom d'usage, pseudonyme et prénoms des : a) Personnes ayant le pouvoir général d'engager la caisse d'épargne et de prévoyance vis-à-vis des tiers ; b) Membres du conseil d'orientation et de surveillance, et commissaires aux comptes.

L'avis d'immatriculation au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales, prévu à l'article R. 123-155, contient pour les groupements européens d'intérêt économique : 1° Les références de l'immatriculation ; 2° La dénomination ; 3° L'adresse du siège ; 4° L'objet ; 5° La durée du groupement lorsqu'elle n'est pas indéterminée ; 6° Les nom ou raison ou dénomination sociale, la forme juridique, le domicile ou siège social et, le cas échéant, les références d'immatriculation de chacun des membres du groupement ; 7° Les établissements secondaires ; 8° Les noms, nom d'usage, pseudonyme et prénoms des gérants avec l'indication qu'ils peuvent agir seuls ou qu'ils agissent conjointement ; 9° La clause exonérant un nouveau membre du paiement des dettes nées antérieurement à son entrée dans le groupement.

Le dépôt du projet de transfert hors de France d'un groupement européen d'intérêt économique mentionné à l'article A. 123-59 donne lieu à l'insertion d'un avis au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales.L'avis est établi et adressé par le greffier au bulletin dans les huit jours à compter du dépôt du projet de transfert du siège. Il contient les références de l'immatriculation, la dénomination, l'adresse du siège du groupement ainsi que le lieu où le transfert du siège est envisagé.

La cession par un membre de sa participation dans un groupement d'intérêt économique européen, ou d'une fraction de celle-ci, donne lieu à l'insertion au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales d'un avis établi par le greffier. L'avis contient la dénomination du groupement, les références de l'immatriculation et l'indication de la cession intervenue.

La nomination du ou des liquidateurs d'un groupement européen d'intérêt économique donne lieu à l'insertion au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales d'un avis établi par le greffier.L'avis contient la dénomination du groupement, ses références d'immatriculation, les nom, prénoms et domicile du ou des liquidateurs. Lorsque la nomination du ou des liquidateurs intervient en même temps que la décision prononçant la dissolution ou la nullité, l'avis prévu à l'article R. 123-159 est seul publié. Il indique dans ce cas les nom, nom d'usage, pseudonyme, prénoms et domicile du ou des liquidateurs.

La décision constatant la clôture de la liquidation d'un groupement européen d'intérêt économique donne lieu à la publication au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales d'un avis établi et adressé par le greffier au bulletin dans les huit jours du dépôt. L'avis contient : 1° La dénomination du groupement ; 2° L'adresse du siège ; 3° Les références d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés ; 4° Les nom, nom d'usage, pseudonyme et prénoms et domicile des liquidateurs ; 5° La date de réunion de l'assemblée de clôture, si les comptes des liquidateurs ont été approuvés par elle ou, à défaut, la date de la décision de justice constatant la clôture de la liquidation, avec l'indication du tribunal.

Dans le mois suivant la publication au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales de l'avis de constitution ou de clôture de la liquidation d'un groupement, le greffier établit et adresse un avis à l'Office des publications officielles des Communautés européennes. L'avis contient la dénomination du groupement, les références d'immatriculation, la date et le lieu de son immatriculation, la date et le numéro du bulletin dans lequel a été publié l'avis de constitution ou de clôture de la liquidation.