Le registre national du commerce et des sociétés comprend un second original du registre tenu dans chaque greffe, à l'exclusion des pièces justificatives. Ces dossiers sont conservés et mis à jour dans les mêmes conditions que ceux tenus par les greffiers.

Le greffier appose sur chaque dossier d'immatriculation et pour la seule gestion de ces dossiers un numéro de gestion composé des chiffres de l'année en cours, suivi de la lettre A s'il s'agit d'une personne physique, de la lettre B s'il s'agit d'une société commerciale, de la lettre C s'il s'agit d'un groupement d'intérêt économique et d'un groupement européen d'intérêt économique, de la lettre D s'il s'agit d'une société civile, de la lettre E s'il s'agit d'une société européenne, de la lettre F s'il s'agit d'une société d'exercice libéral, de la lettre G s'il s'agit d'un EPIC, de la lettre H s'il s'agit d'une autre personne morale ; et d'un numéro d'ordre chronologique annuel. Le numéro de gestion est porté sur les formulaires d'inscription modificative ou de radiation constituant le dossier, sur les actes des personnes physiques et des personnes morales classés en annexe ainsi que sur le fichier du registre du commerce et des sociétés. Ce numéro est utilisé dans les rapports entre les greffes et l'Institut national de la propriété industrielle.

Le greffier mentionne sur l'exemplaire de la déclaration d'immatriculation des personnes morales destiné à l'Institut national de la propriété industrielle la date de dépôt des statuts et des actes.

Le greffier transmet un exemplaire complet et lisible de chaque demande et de chaque dépôt, visé par ses soins, à l'Institut national de la propriété industrielle, dans un délai maximum de quinze jours à compter de l'inscription. Il envoie dans le même délai à l'Institut national de la propriété industrielle les redevances perçues à ce titre, pour le compte de cet établissement.

Le greffier transmet au registre national un exemplaire de chaque acte ou document comptable déposés dans les quinze jours de leur dépôt, accompagnés d'un bordereau qui mentionne : 1° Le greffe du lieu du dépôt ; 2° La date et le numéro du dépôt, le numéro de dépôt des documents comptables faisant l'objet d'une série distincte de celle des autres actes (A, les actes des sociétés, B les documents comptables, R les ordonnances rendues en matière de société, P les actes des personnes physiques) ; 3° Les mentions prévues aux 1° et 2° de l'article R. 123-237, sauf pour les actes se rapportant à des sociétés non immatriculées. Le greffier envoie dans le même délai à l'Institut national de la propriété industrielle les redevances perçues à ce titre pour le compte de cet établissement.

Les mentions et radiations faites d'office ainsi que les inscriptions rapportées par le greffier font l'objet d'une transmission spéciale à l'Institut national de la propriété industrielle sur les documents prévus à cet effet et conformes aux modèles homologués.

Le président du comité de coordination prévu à l'article R. 123-81 ainsi que les deux personnes chargées de la tenue du registre proposés par le président du Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce sont nommés par le garde des sceaux, ministre de la justice, pour une période de cinq ans renouvelable. Des suppléants peuvent leur être désignés. Le directeur des affaires civiles et du sceau, le directeur général de l'Institut national de la propriété industrielle peuvent se faire représenter par une ou plusieurs personnes. Le comité se réunit sur décision de son président, en présence de l'ensemble de ses membres ou de leurs suppléants. Le président a la faculté de désigner un secrétaire général choisi parmi des personnes qualifiées pour leur expérience au sein du comité. La direction des affaires civiles et du sceau en assure le secrétariat dont elle peut toutefois confier la charge à l'un de ses membres.

Les greffiers, les centres de formalités des entreprises, les professionnels mandatés, les administrations ou organismes destinataires des formalités peuvent saisir le comité. Le comité ne peut être valablement saisi que par une demande écrite adressée au secrétariat. Chaque demande est instruite par un rapporteur désigné à cet effet. Le projet de rapport est présenté en réunion plénière du comité.

Le comité rend des avis qui sont communiqués au demandeur et décide s'ils sont publiés. Les avis sont publiés sur le site internet du ministère de la justice. Le comité peut, en outre, établir un rapport au ministre compétent, suggérant des solutions pour remédier aux difficultés ou anomalies dont il a eu à connaître ou des propositions de modification des dispositions législatives ou réglementaires applicables.

La tenue du registre par le greffier comprend la conservation et la mise à jour : 1° Du fichier alphabétique des personnes physiques et morales immatriculées dans le ressort du tribunal ; 2° De la collection des dossiers individuels ; 3° De la collection des dossiers annexes. Le fichier alphabétique est tenu selon un procédé informatique.

Le fichier alphabétique indique : 1° Pour les personnes physiques, leurs nom de naissance, nom d'usage, prénoms, date et lieu de naissance, l'activité exercée et l'adresse de l'établissement ou, à défaut, du local d'habitation. Le cas échéant, la commune de rattachement administratif pour les personnes sans domicile ni résidence fixe sur le territoire français, le marché principal pour les personnes ressortissantes de l'Union européenne ou d'un Etat partie à l'accord sur l'Espace économique européen, non domiciliées en France et exerçant une activité ambulante sur le territoire français ; 2° Pour les sociétés, la raison ou la dénomination sociale, la forme juridique, le cas échéant, que la société est constituée d'un associé unique, le statut légal particulier et l'activité exercée, l'adresse du siège social, si ce siège n'est pas situé dans le ressort du tribunal, celui du premier établissement dans son ressort ; 3° Pour les groupements d'intérêt économique et les autres personnes morales, la dénomination, l'objet et l'adresse du siège.

Chaque dossier individuel comprend un original, sous forme papier ou électronique, des inscriptions faites soit sur déclaration, soit d'office, ainsi que les pièces sous forme papier ou électronique conservées au greffe.

Chaque dossier annexe ouvert au nom d'une personne physique ou morale comprend un exemplaire des actes et pièces déposés en application des articles R. 123-82, R. 123-102 et R. 123-121-1.

Les notifications faites aux centres de formalités des entreprises en application de l'article R. 123-83 précisent le nom de la personne tenue à l'immatriculation, ou la raison ou la dénomination sociale, le numéro unique d'identification, la date de l'inscription et son motif.

L'avis mentionné au troisième alinéa de l'article R. 123-83 est constitué d'un écrit, formalisé le cas échéant par voie électronique, qui mentionne :

1° Les nom, nom d'usage, prénoms et domicile de l'entrepreneur individuel ;

2° La dénomination utilisée pour l'exercice de l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté ;

3° L'adresse de l'établissement principal où est exercée l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté ou, à défaut d'établissement, l'adresse du local d'habitation où l'entreprise est fixée ;

4° L'objet de l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté ;

5° La date de clôture de l'exercice comptable ;

6° Le numéro unique d'identification de l'entreprise délivré conformément à l'article D. 123-235 ;

7° La date, le lieu et le registre de dépôt de la déclaration d'affectation.