La comptabilité des organismes de mutualité sociale agricole a pour fonction :

1° De faire apparaître la situation patrimoniale de l'organisme, active et passive ;

2° De déterminer les résultats globaux de l'exercice ;

3° De dégager les résultats en fin d'exercice et de les comparer aux prévisions ;

4° De dégager éventuellement les résultats analytiques d'exploitation ;

5° D'établir les statistiques dans les conditions prévues à l'article D. 723-221.

Elle retrace les opérations des gestions budgétaires, les opérations des gestions techniques, les opérations de trésorerie, les opérations faites avec les tiers ou pour le compte de tiers, les mouvements du patrimoine des organismes.

La comptabilité générale est tenue selon le principe de la partie double. L'exercice comptable s'étend, sauf dérogation, du 1er janvier au 31 décembre.

Outre les opérations mentionnées aux articles D. 723-165, D. 723-166, D. 723-168 et D. 723-169, la comptabilité des organismes de mutualité sociale agricole doit permettre, grâce à l'enregistrement des opérations au jour le jour, de suivre distinctement, pour les salariés et les non-salariés agricoles, par branche et catégorie d'opérations mentionnées à l'article D. 723-158, l'état des cotisations émises et encaissées et des autres recettes encaissées, ainsi que des prestations et autres dépenses payées, depuis le début de l'exercice.

La comptabilité des caisses départementales et pluridépartementales et de la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole est établie selon le plan comptable prévu à l'article L. 114-5 du code de la sécurité sociale.

Les règles d'établissement et d'arrêté des comptes annuels ainsi que des comptes combinés des régimes de protection sociale agricole sont fixées à l'article R. 114-6-1 du code de la sécurité sociale.

Une instruction du ministre chargé de l'agriculture, du ministre chargé de la sécurité sociale et du ministre chargé de l'économie définit notamment les règles de comptabilisation des biens, des charges, bonis ou pertes sur réalisations.

Le remboursement des avances, l'affectation des excédents, l'apurement des déficits doivent être effectués dans les conditions fixées par instructions du ministre chargé de l'agriculture, du ministre chargé de la sécurité sociale.

Des instructions particulières du ministre chargé de l'agriculture et du ministre chargé de la sécurité sociale déterminent notamment :

1° Les procédés d'application du plan comptable unique aux organismes de mutualité sociale agricole ;

2° La liste des registres et documents comptables ;

3° La tenue desdits registres et documents ;

4° Les liaisons qui s'établissent entre, d'une part, le siège de la caisse et, d'autre part, les caisses secondaires, les correspondants et les oeuvres ;

5° Les registres et documents comptables qui doivent être tenus et établis au titre des opérations effectuées par les caisses secondaires, correspondants et oeuvres. Une partie de ces registres et documents peut être établie par le siège de la caisse dans les conditions fixées par les instructions précitées ;

6° Les opérations d'inventaires effectuées en fin d'année ;

7° La tenue de la comptabilité matières prévue à l'article D. 723-183 ;

8° Les conditions d'établissement des statistiques prévues à l'article D. 723-221.

Les comptes annuels comprennent :

1° Le bilan ;

2° Les comptes de résultats ;

3° L'annexe.

Les comptes annuels établis par l'agent comptable et arrêtés par le directeur sont ensuite présentés par le directeur et l'agent comptable au conseil d'administration.

Le directeur remet chaque année au conseil d'administration un rapport sur le fonctionnement administratif et financier de l'organisme.

Les comptes annuels et le rapport de validation de l'agent comptable national sont transmis respectivement avant le 15 avril et le 1er juin qui suivent la fin de l'exercice au ministre chargé de l'agriculture.

Les opérations d'administration comprennent toutes les dépenses nécessaires au fonctionnement des caisses de mutualité sociale agricole ou qui leur sont imposées au profit de services ou organismes en application des textes législatifs et réglementaires, à l'exception des dépenses de l'action sanitaire et sociale, des dépenses des établissements et oeuvres, des dépenses de contrôle médical.

L'ensemble des dépenses de fonctionnement des diverses sections créées en application des dispositions de l'article L. 723-3, y compris les dépenses communes de la section d'action sanitaire et sociale sont imputées intégralement aux opérations d'administration, à l'exclusion des dépenses de même nature qui sont imputées à d'autres budgets par application des dispositions réglementaires ou d'instructions spéciales.

Les caisses de mutualité sociale agricole transmettent périodiquement au ministre chargé de l'agriculture la statistique des opérations effectuées dans les conditions fixées par instructions de ce ministre.

I.-Les livres, registres et documents comptables sont conservés pendant six ans après la clôture des comptes de l'exercice qu'ils concernent.

Les titres de propriété ne peuvent être détruits.

Les pièces justificatives, à l'exception de celles qui se rapportent aux gestions techniques, sont conservées pendant six ans après la clôture des comptes de l'exercice qu'elles concernent, sous réserve des délais de prescription de droit commun applicables à certaines opérations particulières.

En tout état de cause, les documents cités aux alinéas précédents ne peuvent être détruits qu'après que l'agent comptable a obtenu quitus pour les exercices qu'ils concernent.

II.-Pour les gestions techniques, les délais de conservation des pièces justificatives sont les suivants :

-six mois après le délai de prescription visé à l'article L. 725-7-I du code rural et de la pêche maritime pour les cotisations, pénalités et majorations de retard dues aux régimes agricoles de protection sociale ;

-six mois après le délai de prescription visé aux articles L. 332-1 du code de la sécurité sociale et L. 725-7-III du code rural et de la pêche maritime pour les prestations maladie, maternité et décès ;

-six mois après le délai de prescription visé à l'article L. 553-1 du code de la sécurité sociale pour les prestations familiales et les prestations gérées pour le compte de tiers ;

-cinq ans après le décès du titulaire pour les prestations d'assurance vieillesse, d'assurance vieillesse complémentaire obligatoire et d'assurance invalidité ;

-cinq ans après le décès de la victime de l'accident du travail ou d'une maladie professionnelle ou de ses ayants droit.

Ces délais sont prolongés lorsque les droits et obligations constatés sur les pièces justificatives sont susceptibles de faire l'objet d'une révision ou font partie d'un dossier litigieux. En tout état de cause, les pièces justificatives ne peuvent être détruites qu'après que l'agent comptable a obtenu quitus pour les exercices qu'elles concernent.

III.-La liste des pièces justificatives des opérations techniques et de gestion administrative est dressée par une instruction du ministre chargé de l'agriculture.

Les conditions de conservation des pièces justificatives ainsi que les modalités techniques d'archivage des documents sont fixées par une instruction de la Caisse centrale de la mutualité sociale agricole, selon la nature des documents à conserver.

A l'expiration des délais de conservation prévus à l'article D. 723-223, la destruction d'un livre, d'un registre, d'un document ou d'une pièce justificative est constatée par un procès-verbal signé par le directeur et l'agent comptable.

Les modalités de délivrance du quitus à l'agent comptable et à ses délégués sont fixées à l'article D. 122-19 du code de la sécurité sociale.

Les avances de fonds mises à la disposition des caisses secondaires ne peuvent dépasser le montant moyen des paiements d'une quinzaine. Elles ne peuvent être complétées ou renouvelées qu'au fur et à mesure des justifications fournies.

L'agent comptable peut, dans les conditions prévues aux articles D. 723-207 et D. 723-208, faire ouvrir des comptes de disponibilités à ses délégués des caisses secondaires pour l'exécution, sous la signature des agents habilités à cet effet, de retraits de fonds, de paiements ou de virements.

Les fonctionnaires habilités par le ministre chargé de l'agriculture, le ministre chargé de la sécurité sociale et le ministre chargé de l'économie et des finances ont libre accès dans tous les services et établissements relevant des caisses de mutualité sociale agricole. Ils doivent, lors de leurs opérations sur place et au moment même d'y procéder, en donner avis au directeur de l'organisme contrôlé ou à son représentant local.

Les caisses de mutualité sociale agricole sont tenues de prêter leur concours à ces fonctionnaires lors de leurs missions, enquêtes ou vérifications, de fournir tous renseignements et de communiquer toutes délibérations et décisions, tous contrats, conventions et marchés, tous documents, registres, livres, justifications de recettes ou de dépenses ; ils devront présenter leur caisse, leur portefeuille, leurs valeurs de toute nature, titres de propriété ou de créances.

Le droit de communication comporte le droit d'obtenir copie.