L'employeur précise, pour chaque salarié, dans la déclaration annuelle des données sociales qu'il établit pour les organismes ou caisses de sécurité sociale ainsi que les caisses de la mutualité sociale agricole : 1° Les noms et prénoms ; 2° La date et le lieu de naissance ; 3° Le domicile ; 4° Le numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques. 5° Le collège, la section et la commune d'inscription pour l'élection des conseillers prud'hommes.

L'employeur qui déclare ses salariés dans le cadre des dispositions du deuxième alinéa L. 1441-8 adresse une déclaration, au plus tard à une date déterminée par décret, à l'exception des employeurs de gens de maison. Cette déclaration, conforme aux modèles ou aux normes fixés par arrêté du ministre chargé du travail, comporte, pour chaque salarié, les informations mentionnées au 1 de l'article R. 1441-30.

L'employeur remet au centre de traitement mentionné à l'article R. 1441-35 les déclarations mentionnées à l'article D. 1441-21 par voie électronique contre récépissé ou par lettre recommandée avec avis de réception.

Les organismes de sécurité sociale transmettent aux services du ministre chargé du travail les données prud'homales relatives aux employés de maison mentionnées au 3 de l'article R. 1441-30.

En application de l'article L. 1441-9, l'employeur organise au sein de son établissement, l'année de l'élection, la consultation des données prud'homales afin que les personnes mentionnées à ce même article en vérifient l'exactitude.

Lors de la consultation prévue à l'article L. 1441-9, l'employeur met à la disposition des personnes mentionnées à ce même article, l'année de l'élection, les données prud'homales relatives aux noms et prénoms, domicile, section, collège et commune d'inscription de chaque électeur qu'il a inscrit. Cette mise à disposition dure quinze jours. La consultation débute dans les quinze jours qui suivent la date limite de transmission des données prud'homales aux organismes mentionnés à l'article L. 1441-9 ou, le cas échéant, au centre de traitement. Ces personnes peuvent formuler des observations auprès de l'employeur, au plus tard dans les quinze jours qui suivent l'organisation de la consultation.

Au terme de la consultation, l'employeur adresse au maire de la commune d'implantation de l'établissement les observations formulées à la suite de la consultation organisée l'année du scrutin.

Pour les employeurs réalisant leur déclaration en application du premier alinéa de l'article L. 1441-8, la consultation est faite l'année qui précède l'élection, dans un délai de dix mois à compter de la date limite de la transmission des données prud'homales aux organismes mentionnés à ce même article. L'employeur met à la disposition des personnes mentionnées à l'article L. 1441-9 ces données pendant une durée de quinze jours. Ces personnes peuvent formuler des observations auprès de l'employeur, au plus tard dans les quinze jours qui suivent l'organisation de la consultation. Les observations résultant de cette consultation sont prises en compte dans la déclaration réalisée l'année suivante.

Les employeurs non salariés s'inscrivent sur les listes électorales au plus tard à une date fixée par décret. A cet effet, ils adressent une déclaration, conforme aux modèles ou aux normes fixés par arrêté du ministre chargé du travail, au centre de traitement mentionné à l'article R. 1441-35.

Les personnes à la recherche d'un emploi, mentionnées au premier alinéa de l'article L. 1441-1, informent le centre de traitement de leur volonté d'être inscrites sur la liste électorale. L'Union nationale interprofessionnelle pour l'emploi dans l'industrie et le commerce transmet au centre de traitement les données prud'homales, mentionnées au 4 de l'article R. 1441-30, des électeurs mentionnés au premier alinéa, à l'exception des personnes bénéficiaires d'une dispense de recherche d'emploi mentionnées à l'article R. 5421-1 et des demandeurs d'emploi actualisant leur situation mensuelle au moyen d'une déclaration papier. Les personnes bénéficiaires d'une dispense de recherche d'emploi et les demandeurs d'emploi actualisant leur situation mensuelle au moyen d'une déclaration papier s'inscrivent au plus tard à une date fixée par décret. A cet effet, ils adressent une déclaration, conforme aux modèles ou aux normes fixés par arrêté du ministre chargé du travail, au centre de traitement.

Un système de traitement automatisé de données à caractère personnel en vue de l'établissement des listes électorales pour les élections aux conseils de prud'hommes, dénommé « fichier des listes électorales prud'homales », est créé par les services du ministre chargé du travail pour collecter les catégories de données suivantes : 1° Les informations relatives au salarié : a) Noms et prénoms ; b) Date de naissance, département et commune de naissance ou, pour les personnes nées à l'étranger, pays de naissance ; c) Adresse du domicile ; d) Numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques ; e) Collège et section prud'homale ; f) Nature de l'emploi, qualification et nombre d'heures travaillées ; 2° Les informations relatives à l'employeur : a) Si l'employeur est une personne physique : noms et prénoms ; b) Si l'employeur est une personne morale : raison sociale ; c) Adresse du siège de l'établissement ; d) Numéro d'identification SIRET ou MSA ; e) Code APE ; f) Collège et section prud'homale ; g) Effectif de salariés sur lequel porte la déclaration ; 3° Les informations relatives à l'employeur de personnel de maison : a) Noms et prénoms ; b) Date de naissance, département et commune de naissance ou, pour les personnes nées à l'étranger, pays de naissance ; c) Adresse du domicile ; d) Numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques ; e) Numéro d'inscription à l'Union pour le recouvrement des cotisations de sécurité sociale et des allocations familiales ; 4° Les informations relatives au demandeur d'emploi : a) Noms et prénoms ; b) Date de naissance, département et commune de naissance ou, pour les personnes nées à l'étranger, pays de naissance ; c) Adresse du domicile ; d) Numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques ; e) Code APE du dernier employeur ; f) Section prud'homale du dernier emploi.

Les informations mentionnées à l'article R. 1441-30 sont incluses dans les déclarations établies en application de l'article L. 1441-8. Elles sont envoyées au centre de traitement mentionné à l'article R. 1441-35.

Les destinataires des données à caractère personnel collectées sont : 1° Pour toutes les informations mentionnées à l'article R. 1441-30, à l'exclusion du numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques : les agents des services des préfectures et des mairies chargés de l'établissement ou de la vérification des listes en vue des élections aux conseils de prud'hommes ; 2° Pour l'ensemble des informations mentionnées à l'article R. 1441-30, y compris le numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques aux fins de détection d'inscriptions multiples : les agents du centre de traitement ; 3° Pour les informations relatives aux employeurs mentionnés au 2° de l'article R. 1441-30 : les agents des sections d'inspection du travail des directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi.

Le droit d'accès et de rectification des données mentionnées à l'article R. 1441-30, prévu aux articles 39 et 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, s'exerce auprès des services du ministre chargé du travail. Le droit d'opposition mentionné à l'article 38 de la même loi ne s'applique pas aux traitements autorisés par l'article R. 1441-30.

Les fichiers constitués à partir des données mentionnées à l'article R. 1441-30 sont conservés par les services du ministre chargé du travail pendant une durée d'un an après la date des élections prud'homales en vue desquelles ces fichiers ont été réalisés. Passé ce délai, les fichiers sont versés aux archives nationales. Les services du ministre chargé du travail peuvent conserver une copie d'extraits anonymisés des fichiers en vue de réaliser des expérimentations pour les élections prud'homales suivantes.

Le centre de traitement procède au traitement de l'ensemble des données, dans les conditions fixées par les articles R. 1441-30 à R. 1441-34. Il transmet ces données aux mairies des communes concernées.

Au vu des documents préparatoires qui lui sont transmis par le centre de traitement et des observations mentionnées suite à la consultation prévue à l'article R. 1441-24, le maire inscrit sur la liste électorale les salariés et les employeurs qui remplissent les conditions légales pour être électeurs dans la commune.

Le maire établit la liste électorale en procédant à l'inscription dans chaque section des électeurs salariés et des électeurs employeurs. Il arrête cette liste à une date fixée par un arrêté du ministre chargé du travail.

Le maire est assisté de la commission administrative prévue à l'article L. 1441-13 dès lors qu'au moins 1 000 électeurs, travaillant dans au moins dix établissements, étaient inscrits sur la liste électorale prud'homale de la commune lors des dernières élections générales. En dessous de ce seuil, la commission peut être réunie par le maire lorsque les circonstances locales le justifient.

La commission administrative est installée dès la phase de l'élaboration de la liste des établissements de la commune appelés à déclarer leurs salariés. Elle donne un avis au maire sur cette liste.

La commission administrative comprend, outre le maire ou son représentant : 1° Un délégué désigné par le préfet ; 2° Un représentant de chacune des organisations d'employeurs et de salariés représentatives au niveau national ; 3° Un délégué désigné par le président du tribunal de grande instance. Un suppléant est désigné pour chacun de ces membres.

Le maire peut, en cas de besoin, demander au directeur régional des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi de participer ou d'être représenté aux réunions de la commission.

Le maire préside la commission administrative. Il la convoque et en fixe l'ordre du jour. Il tient à la disposition des membres de la commission, au moins cinq jours avant la réunion, les documents nécessaires au travail de la commission.

La commission administrative examine l'ensemble des observations émises suite à la consultation prévue à l'article R. 1441-24. Elle donne un avis sur les modifications à apporter aux documents préparatoires qui lui sont soumis.

Le secrétariat de la commission administrative est assuré par un agent de la commune.

La liste électorale est déposée, à la date mentionnée à l'article D. 1441-37, au secrétariat de la mairie en vue de sa consultation. A Paris, Lyon et Marseille, la liste des électeurs de chaque arrondissement ou secteur est déposée au secrétariat de la mairie d'arrondissement ou de secteur. Le même jour et par voie d'affichage, le maire informe les électeurs : 1° Du dépôt de la liste électorale ; 2° De la date de sa clôture mentionnée à l'article R. 1441-56 ; 3° Des voies et délais de recours contre l'inscription.

Tout électeur de la commune peut avoir communication et, à ses frais, copie de la liste électorale à condition de s'engager à ne pas en faire un usage qui ne soit strictement lié à l'élection prud'homale. Tout mandataire de liste peut avoir communication et copie, dans les mêmes conditions, de l'ensemble des listes électorales des communes du ressort du conseil de prud'hommes pour lequel il a déposé une liste de candidats. A l'expiration du délai de huit jours suivant l'affichage des résultats du scrutin, la liste électorale ne peut plus être consultée.