Lorsque le service d'un tribunal d'instance est assuré par un seul magistrat du siège d'un tribunal de grande instance, celui-ci dirige et administre le tribunal d'instance. Lorsque le service d'un tribunal d'instance est assuré par plusieurs magistrats du siège d'un tribunal de grande instance, le magistrat dont le grade est le plus élevé dirige et administre le tribunal d'instance. Lorsque plusieurs magistrats chargés du service d'un tribunal d'instance ont le même grade, le président du tribunal de grande instance désigne parmi eux le magistrat chargé de la direction et de l'administration du tribunal d'instance ; à défaut, le magistrat chargé du service d'un tribunal d'instance dont le rang est le plus élevé dirige et administre le tribunal d'instance. En cas d'absence ou d'empêchement, le magistrat chargé de la direction et de l'administration d'un tribunal d'instance est suppléé par un magistrat assurant le service de ce tribunal désigné conformément à l'alinéa précédent.

Dans les tribunaux d'instance dont le service est assuré par plusieurs magistrats, un ou plusieurs juges des tutelles sont désignés, sur avis du magistrat chargé de la direction et de l'administration du tribunal d'instance, par ordonnance du président du tribunal de grande instance dans le ressort duquel le tribunal d'instance a son siège. Le président désigne également, dans les conditions prévues au premier alinéa, les magistrats en service dans les tribunaux d'instance de son ressort qui, en cas d'absence ou d'empêchement du juge des tutelles, sont appelés à le suppléer.

L'ordonnance prise par le magistrat chargé de la direction et de l'administration du tribunal d'instance en application de l'article L. 121-3 intervient dans la première quinzaine du mois de décembre après avis du président du tribunal de grande instance et du procureur de la République près ce tribunal. Elle précise le nombre, le jour et la nature des audiences du tribunal d'instance. Une expédition est transmise au premier président de la cour d'appel et au procureur général près cette cour.

Certaines fonctions administratives ainsi que la présidence de commissions administratives dévolues aux magistrats du siège chargés du service des tribunaux d'instance peuvent être confiées, par ordonnance du premier président de la cour d'appel après avis du procureur général près cette cour, à des auxiliaires de justice ou à des personnalités locales, non pourvus d'un mandat électif et réunissant des garanties de compétence et d'impartialité.

Dans les tribunaux d'instance comportant un seul juge, les greffiers peuvent être chargés des fonctions de directeur de greffe prévues aux articles R. 123-3 à R. 123-5 et R. 123-16.

A titre exceptionnel et pour des raisons d'ordre géographique, économique ou social, un tribunal d'instance peut comporter un ou plusieurs greffes détachés.

Le siège et le ressort des greffes détachés sont fixés conformément au tableau XI annexé au présent code.

A l'exception de la procédure de saisie immobilière, le greffe du juge de l'exécution est le greffe du tribunal d'instance lorsqu'un magistrat chargé du service d'un tribunal d'instance a été désigné pour exercer les fonctions de juge de l'exécution. En cas de renvoi à la formation collégiale, le dossier est transmis dans les huit jours de l'ordonnance de renvoi au greffe du tribunal de grande instance. Celui-ci pourvoit exclusivement aux nécessités du déroulement de l'audience et à la mise en forme du jugement. Dans les cinq jours du prononcé du jugement par la formation collégiale, le dossier et la minute sont retransmis au greffe du juge de l'exécution qui en assure la conservation et procède aux notifications utiles.

Le directeur de greffe du tribunal d'instance établit et certifie, aux dates prévues par les règlements et instructions en vigueur, un état de l'activité du tribunal d'instance et de la juridiction de proximité au cours de la période écoulée, conformément aux modèles fixés par arrêté du garde des sceaux, ministre de la justice. Cet état est transmis, aux dates prescrites, par le président du tribunal de grande instance et le procureur de la République près ce tribunal, puis par le premier président de la cour d'appel et le procureur général près cette cour, avec leurs observations respectives, au ministère de la justice.

Le tribunal d'instance se réunit en assemblée générale dans les conditions prévues à la présente section selon l'une des formations suivantes : 1° L'assemblée des magistrats du siège, dans les tribunaux d'instance dont le service est assuré par au moins trois magistrats du siège ; 2° L'assemblée des magistrats du siège et du parquet, dans les tribunaux d'instance dont le service est assuré par au moins trois magistrats du siège ; 3° Les assemblées des fonctionnaires du greffe, dans les tribunaux d'instance comportant un effectif d'au moins dix fonctionnaires ; dans les autres tribunaux d'instance, il n'est tenu une assemblée des fonctionnaires du greffe que si la moitié des effectifs le demande ; 4° L'assemblée plénière des magistrats et des fonctionnaires. L'assemblée plénière des magistrats et des fonctionnaires comporte une commission permanente. Chacune des autres assemblées peut constituer une commission restreinte.

Les différentes formations de l'assemblée générale sont réunies au moins une fois par an, au cours du mois de novembre. Elle sont, en outre, convoquées par leur président : 1° Soit à son initiative ; 2° Soit à la demande de la majorité de leurs membres ; 3° Soit à la demande des deux tiers des membres de la commission permanente pour la réunion de l'assemblée plénière ; 4° Soit à la demande des deux tiers des membres d'une commission restreinte pour la réunion de la formation de l'assemblée générale correspondante. Les réunions se tiennent pendant les heures ouvrables dans les conditions prévues par le règlement intérieur.

Lorsque le garde des sceaux, ministre de la justice, consulte les tribunaux d'instance sur les projets de loi ou sur d'autres questions d'intérêt public, le magistrat chargé de la direction et de l'administration de la juridiction convoque celle-ci en assemblée générale. Ce magistrat détermine, selon l'objet de la consultation, après avis du procureur de la République et de la commission permanente, la formation de l'assemblée générale qui doit être réunie.

L'ordre du jour de l'assemblée générale est établi par son président. Toutefois, le magistrat chargé de la direction et de l'administration de la juridiction, lorsqu'il n'assure pas cette présidence, et le procureur de la République peuvent ajouter d'autres questions à l'ordre de jour. Les questions relatives à l'organisation et au fonctionnement de la juridiction, proposées par le tiers des membres de l'assemblée ou par la majorité des membres de la commission qu'elle a constituée, sont inscrites d'office à l'ordre du jour.

Un bureau est constitué pour chaque réunion de l'assemblée. Il est composé du président et de deux membres désignés selon les modalités fixées par le règlement intérieur. Le bureau veille au bon fonctionnement de l'assemblée, règle les difficultés relatives aux procurations, tient les feuilles de présence et de vote, statue sur les quorums, fait procéder au vote et surveille le déroulement du scrutin. Les résultats sont proclamés par le président de l'assemblée.

Chaque formation de l'assemblée générale ne peut valablement se réunir que si la moitié au moins de ses membres est présente ou représentée. Si le quorum prévu à l'alinéa précédent n'est pas atteint, l'assemblée est à nouveau convoquée dans le délai d'un mois, sur le même ordre du jour. Elle peut alors valablement délibérer si un tiers au moins de ses membres est présent ou représenté.

Seuls les membres bénéficiant d'un congé, d'un congé de maladie ou de maternité, ou assurant un service de permanence, ou se trouvant en mission officielle, ou étant en dehors de leurs heures de service, s'ils exercent un travail à temps partiel, peuvent se faire représenter par un mandataire. Le mandataire doit être membre de l'assemblée à laquelle appartient son mandant. Chaque mandataire ne peut disposer de plus de deux procurations. Les membres de l'assemblée générale qui remplissent les conditions pour voter par procuration et qui souhaitent utiliser cette procédure, doivent en informer le président de l'assemblée générale avant la tenue de la réunion. La procuration doit être donnée par écrit ; elle est annexée au procès-verbal.

Il ne peut être délibéré que sur les questions inscrites à l'ordre du jour, dans les conditions prévues par le règlement intérieur.

Après la délibération sur chaque question inscrite à l'ordre du jour, il est procédé au vote. Le vote à bulletin secret peut être demandé par tout membre de l'assemblée. Le vote a lieu à la majorité des membres présents ou représentés.

En cas d'urgence, le magistrat chargé de la direction et de l'administration du tribunal d'instance peut, dans les matières entrant dans la compétence de l'assemblée générale, prendre, après avis du procureur de la République, du directeur de greffe, et de la commission permanente, les mesures propres à assurer la continuité du service jusqu'à la réunion de l'assemblée compétente.

Les modalités de convocation, de dépouillement des votes, de désignation du secrétaire, d'établissement et de dépôt des procès-verbaux des délibérations des différentes formations de l'assemblée générale sont déterminées par le règlement intérieur. Le règlement intérieur et les modifications qui lui sont apportées sont transmis au premier président de la cour d'appel et au procureur général près cette cour.

Le directeur de greffe assiste aux différentes formations de l'assemblée générale et consigne sur le registre des délibérations de la juridiction les décisions prises et les avis émis. Le magistrat chargé de la direction et de l'administration du tribunal d'instance transmet au premier président de la cour d'appel les procès-verbaux des délibérations.

Le magistrat chargé de la direction et de l'administration préside l'assemblée des magistrats du siège. Cette assemblée comprend : 1° Les magistrats du siège chargés du service du tribunal d'instance ; 2° Les magistrats placés auprès du premier président exerçant leurs fonctions au tribunal d'instance. Les auditeurs de justice, en stage dans le tribunal d'instance, assistent à cette assemblée.

L'assemblée des magistrats du siège émet un avis sur la répartition des dossiers et la distribution des affaires entre les magistrats.

Le magistrat chargé de la direction et de l'administration du tribunal d'instance préside l'assemblée des magistrats du siège et du parquet. Cette assemblée comprend : 1° Les membres de l'assemblée des magistrats du siège ; 2° Le procureur de la République. Les auditeurs de justice, en stage dans le tribunal d'instance, assistent à cette assemblée.

L'assemblée des magistrats du siège et du parquet émet un avis sur : 1° Le nombre, le jour et la nature des audiences ; 2° Les heures d'ouverture et de fermeture au public du greffe ; 3° Les besoins nécessaires au fonctionnement de la juridiction exprimés par le magistrat chargé de la direction et de l'administration du tribunal d'instance avec le concours du directeur de greffe ; 4° L'affectation des moyens alloués à la juridiction ; 5° Les mesures relatives à l'entretien des locaux, à la bibliothèque et au mobilier ; 6° Les conditions de travail du personnel et les problèmes de sécurité ; 7° Les questions intéressant le fonctionnement interne de la juridiction.

L'assemblée des magistrats du siège et du parquet procède à des échanges de vues sur l'activité de la juridiction. Elle étudie l'évolution de la jurisprudence. Elle examine toutes les questions intéressant le fonctionnement de la juridiction et concernant l'ensemble des magistrats. Elle prépare les réunions de l'assemblée plénière.

Chaque année, l'assemblée des magistrats du siège et du parquet entend le rapport général d'activité des juges de proximité.

Le directeur de greffe préside l'assemblée des fonctionnaires du greffe. Cette assemblée comprend : 1° Les greffiers en chef ; 2° Les greffiers ; 3° Les fonctionnaires et les agents de l'Etat relevant de la direction des services judiciaires. Les fonctionnaires en stage rémunérés à titre permanent, les autres stagiaires ainsi que les fonctionnaires et les agents qui, placés sous l'autorité des magistrats, concourent au fonctionnement de la juridiction mais ne relèvent pas de la direction des services judiciaires, assistent aux réunions de l'assemblée des fonctionnaires. Le magistrat chargé de la direction et de l'administration du tribunal d'instance peut assister à l'assemblée des fonctionnaires.

L'assemblée des fonctionnaires émet un avis sur les questions mentionnées à l'article R. 222-25. Elle émet, en outre, un avis sur : 1° Le projet de répartition de l'effectif des fonctionnaires à l'intérieur des services ; 2° La formation permanente du personnel.L'assemblée des fonctionnaires prépare les réunions de l'assemblée plénière. Le directeur de greffe transmet au magistrat chargé de la direction et de l'administration du tribunal d'instance les procès-verbaux des délibérations de l'assemblée des fonctionnaires.

Le magistrat chargé de la direction et de l'administration du tribunal d'instance préside l'assemblée plénière des magistrats et des fonctionnaires. Cette assemblée comprend : 1° Les membres de l'assemblée des magistrats du siège et du parquet ; 2° Les membres de l'assemblée des fonctionnaires du greffe. Les auditeurs de justice, les fonctionnaires en stage rémunérés à titre permanent, les autres stagiaires ainsi que les fonctionnaires et les agents qui, placés sous l'autorité des magistrats, concourent au fonctionnement de la juridiction mais ne relèvent pas de la direction des services judiciaires, assistent aux réunions de l'assemblée plénière des magistrats et des fonctionnaires.

L'assemblée plénière procède à un échange de vues sur les questions mentionnées à l'article R. 222-29.

Le magistrat chargé de la direction et de l'administration du tribunal d'instance préside la commission permanente. Cette commission est composée de membres élus respectivement par l'assemblée des magistrats du siège et du parquet et par l'assemblée des fonctionnaires, au scrutin de liste proportionnel avec panachage et vote préférentiel, dans des conditions fixées par le règlement intérieur. Elle comprend en outre, en qualité de membres de droit : 1° Le procureur de la République ; 2° Le directeur de greffe. Les magistrats et les fonctionnaires, y compris les membres de droit, doivent être en nombre égal. Le nombre, pour chaque catégorie, des membres élus, ainsi que les modalités de dépôt des candidatures et de l'élection, sont déterminés par le magistrat chargé de la direction et de l'administration du tribunal d'instance. Seuls peuvent être élus les membres de l'assemblée plénière qui ont fait acte de candidature. Chaque candidat se présente avec son suppléant. Les membres sont élus pour deux ans. Le mandat des membres titulaires est renouvelable une fois.

La commission permanente ne peut valablement siéger que si plus de la moitié de ses membres sont présents.

Le vote a lieu à la majorité des membres présents. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

La commission permanente : 1° Prépare les réunions de l'assemblée plénière ; à cet effet, le magistrat chargé de la direction et de l'administration du tribunal d'instance lui communique, quinze jours au moins avant la date de la réunion, après délibération des assemblées concernées, les projets de décisions qui feront l'objet d'échanges de vues à l'assemblée plénière ; la commission fait connaître à ce magistrat ses avis et propositions ; 2° Elabore et arrête le règlement intérieur ; 3° Donne son avis sur les demandes d'attribution de mobilier, matériel technique et autres équipements spéciaux non financés sur les moyens propres de la juridiction ; 4° Propose les mesures tendant à faciliter l'accueil et les démarches au public ; 5° Assure les liaisons avec les organismes sociaux ou professionnels dont l'activité est liée au fonctionnement de la justice, ainsi qu'avec les autorités locales.

La commission restreinte de chacune des assemblées de magistrats ou de fonctionnaires est présidée par le président de l'assemblée dont elle émane. Elle est composée de membres élus au scrutin proportionnel avec panachage et vote préférentiel. Le mandat de ces membres est de deux ans, renouvelable une fois. Le procureur de la République est membre de droit de la commission restreinte de l'assemblée des magistrats du siège et du parquet. Le nombre et les modalités de l'élection des membres de la commission restreinte ainsi que les règles de fonctionnement de celle-ci sont déterminés par le règlement intérieur.

Le vote a lieu à la majorité des membres présents. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

La commission restreinte prépare les réunions de l'assemblée générale ; à cet effet, le président de cette assemblée communique aux membres de la commission, quinze jours au moins avant la date de la réunion, les propositions et les projets qu'il envisage de soumettre à l'assemblée générale sur les questions inscrites à l'ordre du jour ; la commission fait connaître au président ses avis et propositions. La commission restreinte de l'assemblée des fonctionnaires peut être consultée, par délégation de cette assemblée, par le directeur de greffe, sur les problèmes de gestion et d'organisation du greffe.