Sont remis par porteur auquel est délivré un récépissé, ou adressés sous pli recommandé avec demande d'avis de réception au Conseil national pour l'accès aux origines personnelles :

1° Le pli fermé prévu aux articles L. 222-6, L. 543-14, L. 551-2, L. 561-2 et L. 571-2, ainsi que les copies et les renseignements prévus à l'article L. 147-5 ;

2° Les demandes d'accès aux origines transmises par le président du conseil général en application de l'article R. 147-14.

La conservation des demandes et déclarations prévues à l'article L. 147-2, des copies et des renseignements prévus à l'article L. 147-5, des plis prévus aux articles L. 222-6L. 222-6, L. 543-14L. 543-14, L. 551-2, L. 561-2, L. 571-2, ainsi que des demandes mentionnées au 2° de l'article R. 147-25, est assurée par le Conseil national pour l'accès aux origines personnelles dans des conditions de sécurité garantissant le secret médical et le respect de la confidentialité de l'ensemble de ces documents, dont l'accès est réservé aux seules personnes que le secrétaire général du conseil national habilite à en connaître.

Le traitement informatisé d'informations nominatives par le secrétaire général du conseil national est autorisé pour assurer la conservation et le suivi des demandes et déclarations dont le conseil est saisi et pour établir des statistiques sous forme anonyme.

Pour les demandes d'accès aux origines et les déclarations mentionnées à l'article L. 147-2, ainsi que pour les demandes d'accès aux origines mentionnées au 2° de l'article R. 147-25, sont enregistrés sous forme de données informatiques destinées à assurer l'instruction et la conservation des dossiers ainsi que l'établissement des statistiques relatives à l'activité du conseil national :

1° La date et l'objet de ces demandes et déclarations ;

2° La date et le numéro d'enregistrement de ces demandes et déclarations par le secrétariat général du conseil national ;

3° Les éléments relatifs à l'identité des demandeurs et des déclarants, à savoir :

a) Leur nom et leurs prénoms ;

b) Le nom et le prénom usuel des parents ;

c) Leurs date et lieu de naissance ;

d) Leur adresse ;

e) Leur nationalité ;

4° Les mentions relatives :

a) À la date et au lieu de l'accouchement ;

b) À la date et au lieu de remise de l'enfant ;

c) À l'identification du service de l'aide sociale à l'enfance ou de l'organisme français autorisé pour l'adoption ou de l'autorité ou organisme étranger, qui a recueilli l'enfant ;

d) Aux éléments figurant sur les actes de naissance ou certificats d'origine : lieu de naissance, nom et prénom attribués à la naissance, présence ou absence de l'indication du nom des parents de naissance.

5° La mention :

a) De la date de l'accusé de réception prévu par l'article R. 147-13 ;

b) Des courriers échangés en application des articles L. 147-4, L. 147-5, L. 147-6 et L. 147-8 ;

c) Des coordonnées du correspondant local du conseil national ;

d) Du recueil du consentement exprès à la levée du secret ;

e) Du refus opposé à la levée du secret ;

f) Du décès éventuel du ou des parents de naissance ;

g) De l'acceptation ou du refus de l'accompagnement proposé par le conseil national ;

h) De la décision de communication au demandeur d'accès de l'identité du parent de naissance ;

i) De la communication de renseignements ne portant pas atteinte au secret de l'identité de cette personne dans les conditions prévues au dernier alinéa de l'article L. 147-6 ;

j) De la demande de rencontre et du consentement à la rencontre dans les conditions prévues par l'article R. 147-17 ;

k) De la clôture provisoire ou définitive du dossier.

Sont également enregistrés sous forme de données informatiques les relevés semestriels non nominatifs des accouchements secrets et des enfants remis à la naissance en vue de leur adoption, des levées de secret et des demandes d'accès aux origines, des remises d'identité sous pli fermé ainsi que des demandes de rapprochements, adressés par ses correspondants locaux au conseil national, en application de l'article R. 147-24.

Sont seuls habilités à enregistrer, traiter, conserver, modifier les données informatiques, y compris non nominatives, dans les limites de leurs missions, le secrétaire général du conseil national, ainsi que les personnes mentionnées à l'article R. 147-8 chargées d'assister le conseil national.

Le conseil national peut communiquer tout ou partie des informations mentionnées à l'article R. 147-28, dans la mesure où cette communication est nécessaire pour obtenir de leur part des éléments permettant l'accès d'un demandeur à ses origines personnelles, aux personnes, établissements, services et organismes mentionnés aux articles L. 147-4, L. 147-5, L. 147-6 et L. 147-8.

Le droit d'accès et de rectification prévu aux articles 34 à 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés s'exerce auprès du secrétaire général du conseil national.

Tout demandeur ou déclarant qui en fait usage ne peut accéder qu'aux seules informations relatives à sa demande ou à sa déclaration, ainsi qu'à son suivi, sous réserve que l'exercice de son droit ne porte pas atteinte à la vie privée d'autrui.

Les données mentionnées à l'article R. 147-28 sont conservées sur support informatique pendant un an à compter de la date de clôture définitive du dossier. A l'issue de ce délai, ne sont conservés que l'identité du demandeur et le numéro d'enregistrement du dossier afin de l'identifier ultérieurement, le cas échéant, parmi les dossiers conservés sur support papier.

Les données figurant sur un autre support sont conservées dans les conditions prévues pour les archives publiques par le livre II du code du patrimoine.