Le centre d'hébergement et de réinsertion sociale, chaque trimestre, et le centre d'accueil pour demandeurs d'asile, chaque mois, transmettent au préfet la liste des personnes accueillies entrées et sorties pendant cette période, ainsi qu'une information relative au nombre de personnes qui ont fait l'objet d'une décision de refus d'accueil, aux catégories auxquelles elles appartiennent et aux motifs de ce refus.

L'établissement est tenu de faire connaître au préfet, sur demande, la liste des personnes présentes.

Le centre d'hébergement et de réinsertion sociale et le centre d'accueil pour demandeurs d'asile conservent les dossiers des personnes accueillies deux années civiles après leur sortie. Les dossiers ainsi conservés peuvent à tout moment faire l'objet d'un contrôle sur place diligenté par le préfet.