Code général des collectivités territoriales

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Annexes

Annexe I

Article Rubrique 2

Article Rubrique 2

Rubrique 2 - Dépenses de personnel

21 - Dépenses de personnel des collectivités territoriales, de leurs groupements, de leurs établissements publics et de leurs services d'hébergement de personnes âgées gérés en régie directe (1) (2)

(1) A l'exclusion des personnels des établissements publics sociaux et médico-sociaux et des établissements publics de santé.

(2) La (les) pièce(s) justificative(s) prévue(s) par le statut ou les textes spécifiques à une catégorie d'établissement public local remplace(nt) ou complète(nt), le cas échéant, les pièces visées dans la présente rubrique 21.

210 - Rémunération du personnel

2101 - Premier paiement

21011 - Premier paiement de la rémunération :

1. Acte d'engagement mentionnant :

-la référence à la délibération créant l'emploi ou à la délibération autorisant l'engagement pour les agents des services publics industriels et commerciaux, les contrats aidés ou les vacataires (3) ;

(3) Cette mention n'est pas exigée pour les personnels des OPAC, à l'exception du directeur.

-l'identité de l'agent, la date de sa nomination ;

-les modalités de recrutement (4) et les conditions d'emploi (temps complet, non complet, partiel) ;

(4) Exemples : entrée dans la fonction publique, mutation, détachement...

-le grade, l'échelon, l'indice de traitement ou le taux horaire ou les modalités de la rémunération de l'agent.

2. Pour les directeurs d'offices publics d'aménagement et de construction, décision du ministre chargé de l'habitation et de la construction et du ministre chargé des finances ou arrêté du représentant de l'Etat dans le département fixant la rémunération du directeur général.

3. Pour les personnels relevant du statut des offices publics d'aménagement et de construction, accord collectif d'entreprise ou, à défaut, délibération du conseil d'administration classant les postes de travail et déterminant les rémunérations.

4. Le cas échéant, certificat de cessation de paiement.

5. Pièces exigées pour les paiements ultérieurs.

21012 - Premier paiement du revenu de remplacement tiré d'un congé de fin d'activité et d'une cessation progressive d'activité :

1. Arrêté d'admission au congé de fin d'activité ou à la cessation progressive d'activité précisant la date d'admission et la date de fin du dispositif correspondant au départ en retraite du bénéficiaire ;

2. Pièces exigées pour les paiements ultérieurs.

2102 - Paiements ultérieurs

21021 - Pièces générales :

1. Etat nominatif décompté individuel ou collectif énonçant, le cas échéant, les mentions suivantes pour chaque agent :

-le grade, l'échelon, l'indice, l'indication du temps de travail, le taux horaire ;

-la période ouvrant droit à rémunération et le nombre d'heures effectives ;

-le traitement brut mensuel ;

-l'indemnité de résidence ;

-le supplément familial de traitement ;

-la NBI ;

-chaque prime ou indemnité de manière individualisée ;

-les heures supplémentaires ;

-les indemnités d'astreintes ou de permanences ;

-le montant des rémunérations soumis aux précomptes ;

-les montants de ces précomptes ;

-le traitement net mensuel ;

-la somme nette à payer.

2. Etat récapitulatif global par chapitre et article d'imputation budgétaire.

3. Décision de l'autorité investie du pouvoir de nomination portant modification de la situation administrative de l'intéressé entraînant une modification de sa rémunération avec indication de la date d'effet, ou avenant au contrat de recrutement comportant les mêmes énonciations.

21022 - Pièces particulières (5) :

(5) Ces pièces doivent être produites, en tant que de besoin, et à chaque changement des droits de l'agent.

210221 - Supplément familial de traitement.

Etat liquidatif précisant tous les éléments ayant conduit à la détermination des droits, notamment :

1. Nombre d'enfants à charge ;

2. En cas de séparation :

-le nombre d'enfants pris en compte pour le calcul du SFT à répartir ;

-le nombre d'enfants à charge de l'agent et / ou du ou des ex-conjoints issus de chaque nouvelle union ;

-le cas échéant (6), nombre d'enfants à charge et le traitement indiciaire brut et la NBI (7) de chaque ancien conjoint ;

(6) Exercice du droit d'option pour les anciens couples de fonctionnaire ou pour le versement du SFT à l'ancien conjoint non-fonctionnaire.

(7) Pour les anciens couples de fonctionnaires.

-le cas échéant, le ou les ex-conjoints bénéficiaires du versement.

210222 - Nouvelle bonification indiciaire.

Décision de l'autorité du pouvoir de nomination fixant le nombre de points attribués à l'agent.

210223 - Primes et indemnités (8) :

(8) Au sens de l'article 88 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale.

1. Décision de l'assemblée délibérante fixant la nature, les conditions d'attribution et le taux moyen des indemnités ;

2. Décision de l'autorité investie du pouvoir de nomination (9) fixant le taux applicable à chaque agent.

(9) Les montants individuels attribués aux agents contractuels peuvent figurer dans leur contrat d'engagement.

210224 - Indemnités horaires pour travaux supplémentaires (8) :

(8) Au sens de l'article 88 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale.

1. Délibération fixant la liste des emplois dont les missions impliquent la réalisation effective d'heures supplémentaires ;

2. Décompte indiquant par agent et par taux d'indemnisation le nombre d'heures effectuées (10) ;

(10) Cette pièce peut prendre la forme d'états automatisés, elle n'est pas exigée lorsque ses indications figurentdans l'état nominatif décompté individuel ou collectif visé au 1 de la sous-rubrique 21021.

3. Le cas échéant, décision justifiant le dépassement du contingent mensuel autorisé.

210225 - Astreintes et permanences :

1. Délibération déterminant les cas dans lesquels il est possible de recourir à des astreintes ou à des permanences, la liste des emplois concernés (11), les modalités de leur organisation et, le cas échéant, le montant des crédits budgétaires alloués à cet effet (12) ;

(11) Y compris les emplois d'encadrement de la filière technique relevant des astreintes de décision.

(12) Lorsque l'assemblée délibérante confie le choix du mode de dédommagement des astreintes ou des permanences à l'exécutif.

2. Le cas échéant, état des crédits alloués aux astreintes ou permanences consommés (12) ;

(12) Lorsque l'assemblée délibérante confie le choix du mode de dédommagement des astreintes ou des permanences à l'exécutif.

3. Etat liquidatif, précisant l'emploi de l'agent, la période d'astreinte ou de permanence, le taux applicable et, le cas échéant, le nombre d'heures d'intervention réalisées pendant la période d'astreinte.

210226 - Primes et accessoires au salaire des personnels des établissements publics industriels et commerciaux :

a) Pour les EPIC autres que les OPAC.

Mention de la prime dans les conventions, accords collectifs de travail, conventions de branche ou accords professionnels visés au contrat de travail (13) ;

(13) Lorsque les conventions, accords collectifs de travail, conventions de branche, accords professionnels ou contrats de travail ne définissent pas les modalités de liquidation des primes et accessoires au salaire, une décision du conseil d'administration doit en préciser les modalités.

Mention de la prime au contrat de travail (13)

Décision du conseil d'administration.

b) Pour les OPAC :

1. Accord collectif ou délibération du conseil d'administration fixant les limites des primes et suppléments de rémunération ;

2. Décision du directeur général.

211 - Avantages accessoires

2111 - Frais de représentation

1. Délibération précisant le montant plafond et la nature des frais pris en charge ou le montant forfaitaire alloué à l'agent.

2. Factures (14)

(14) Ces pièces ne sont requises dans le cas de l'attribution d'un montant forfaitaire.

3. Etat de consommation des crédits (14)

(14) Ces pièces ne sont requises dans le cas de l'attribution d'un montant forfaitaire.

2112 - Remboursements opérés au titre des avantages en nature

1. Délibération précisant la liste des emplois concernés, la nature des avantages et leurs conditions d'attribution.

2. Décision de l'autorité détentrice du pouvoir exécutif précisant le nom des bénéficiaires.

3. Factures acquittées.

2113 - Prestations d'action sociale à caractère pécuniaire

1. Délibération précisant les conditions d'attribution des prestations.

2. Décision de l'autorité détentrice du pouvoir exécutif précisant les bénéficiaires.

3. Le cas échéant, pièces exigées par les décisions visées aux 1 et 2.

212 - Charges sociales, impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération

Décompte indiquant notamment l'assiette, le taux et le montant des charges à payer,

Etat de redressement suite à un contrôle (URSSAF, ASSEDIC, taxe sur les salaires).

213 - Indemnisation de la perte d'emploi

2131 - Indemnités de licenciement

1. Décision de licenciement.

2. Justification de la durée de l'emploi.

3. Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits.

4. Décompte des droits.

2132 - Indemnisation des agents involontairement privés d'emploi

21321. Premier paiement :

1. Décision d'ouverture de droits précisant la durée maximale d'indemnisation ;

2. Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits ;

3. Pièce prévue pour les paiements ultérieurs.

21322 - Paiements ultérieurs :

Etat de liquidation.

2133 - Indemnités compensatrices de congés non pris

Décompte certifié, détaillant le nombre de jours de congés dus et non pris du fait de l'administration liquidant l'indemnité de congés payés qui en résulte.

214 - Rémunérations versées à l'époux survivant

2141 - Premier paiement

1. Extrait de l'acte de mariage ou copie du livret de famille.

2. Extrait de l'acte de décès ou copie du livret de famille.

3. Certificat sur l'honneur de non-séparation de corps ou pièces en tenant lieu.

4. Pièces prévues à la rubrique 2102.

2142 - Autres paiements (15)

(15) Dans le cas de rappel sur rémunérations.

Etat nominatif.

215 - Paiement du capital décès

2151 - Conjoint ou partenaire de pacte civil de solidarité seul bénéficiaire

1. Copie du livret de famille ou copie d'extrait de l'acte d'enregistrement de la convention effectué auprès du greffe du tribunal d'instance.

2. Déclaration sur l'honneur dans laquelle le conjoint atteste qu'aucune séparation de corps ou divorce n'a été prononcé entre lui et le défunt, qu'il n'existe pas d'enfant remplissant les conditions exigées pour pouvoir prétendre au capital décès.

3. Etat de liquidation du capital.

2152 - Enfants seuls bénéficiaires

1. Pièce prévue au 1 de la rubrique 2151.

2. Le cas échéant :

-en cas de divorce, copie du livret de famille ou du jugement ou déclaration sur l'honneur souscrite par chacun des enfants ou de leur représentant légal attestant que le défunt et son conjoint étaient divorcés,

-en cas de séparation de corps, copie du livret de famille ou du jugement ou déclaration sur l'honneur souscrite par chacun des enfants ou de leur représentant légal attestant que le défunt et son conjoint étaient séparés de corps,

-en cas de décès, copie du livret de famille ou de l'acte de décès.

3. Certificat de non-imposition des enfants à l'impôt sur le revenu ou copie de la déclaration de revenus pour l'année en cours adressée aux services de la direction générale des impôts, accompagnée d'un engagement de l'ayant droit à reverser le capital décès dans le cas où il serait en définitive imposable à l'impôt sur le revenu.

4. Pièce prévue au 3 de la rubrique 2151.

2153 - Conjoint et enfants bénéficiaires

1. Pièce prévue au 1 de la rubrique 2151.

2. Déclaration sur l'honneur du conjoint attestant qu'aucune séparation de corps ou divorce n'a été prononcée.

3. Pièce prévue au 3 de la rubrique 2152.

4. Pièce prévue au 3 de la rubrique 2151.

2154 - Ascendants bénéficiaires

1. Pièce prévue au 1 de la sous-rubrique 2151.

2. Déclaration sur l'honneur attestant que le défunt n'était pas marié ou qu'il était veuf, séparé de corps et qu'il n'a pas laissé de descendants.

3. Copie du livret de famille des ascendants.

4. Pièce prévue au 3 de la sous-rubrique 2152.

5. Pièce n o 3 de la sous-rubrique 051.

216 - Rémunérations d'agents d'autres collectivités publiques

2161 - Rémunérations publiques accessoires versées aux agents des services déconcentrés de l'Etat ou de ses établissements publics (art. 97 de la loi du 2 mars 1982)

21611 - Premier paiement :

1. Le cas échéant :

-délibération relative à l'octroi de l'indemnité indiquant le ou les bénéficiaires fixant le montant ou les modalités de calcul et faisant référence à l'arrêté interministériel de portée générale,

-arrêté individuel du représentant de l'Etat dans le département ou dans la région fixant le montant de l'indemnité et ses conditions d'attribution.

2. Le cas échéant, décompte.

21612 - Autres paiements :

Pièce prévue au 2 de la rubrique 21611.

2162 - Complément communal à l'indemnité représentative de logement

Liste nominative notifiée par le préfet précisant le montant du complément communal.

2163 - Versement d'indemnités à d'autres agents publics

21631. Premier paiement :

1. Délibération fixant le principe du recours à un fonctionnaire recruté pour exercer une activité publique accessoire, précisant les modalités de sa rémunération ;

2. Le cas échéant, arrêté d'engagement (16) ;

(16) L'arrêté n'est à produire que dans les cas où la délibération n'a pas désigné l'intéressé.

3. Pièce exigée pour les paiements ultérieurs.

21632 - Paiements ultérieurs :

Décompte.

2164 - Mise à disposition de personnel par une autre collectivité publique

1. Délibération autorisant la conclusion de la convention.

2. Convention de mise à disposition.

3. Etats liquidatifs.

217 - Gratifications versées à des stagiaires

2171 - Premier paiement

1. Décision (17) prévoyant les conditions dans lesquelles les stagiaires peuvent recevoir des gratifications.

(17) La décision est soit une délibération, soit l'ensemble constitué par la délibération approuvant la convention de stage et la convention de stage dès lors que cette dernière précise les conditions d'octroi de gratifications.

2. Pièces prévues pour les paiements ultérieurs.

2172 - Paiements ultérieurs

Etat liquidatif.

218 - Indemnités et remboursements de frais relatifs aux déplacements et changement de résidence

2181 - Prise en charge des frais de déplacement

21811 - Pièces générales :

1. Etat de frais (voir annexe A).

2. Pour les frais d'hébergement, selon le cas :

-délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement pour la métropole,

-délibération fixant les taux du remboursement des indemnités de mission pour l'outre-mer.

3. Le cas échéant, délibération fixant une définition dérogatoire à la notion de commune.

4. Le cas échéant, délibération fixant des règles dérogatoires d'indemnisation et précisant leur durée d'application.

5. Délibération autorisant d'une manière générale la prise en charge des frais de transport lors de l'admission d'un agent à un concours.

21812 - Pièces particulières :

a) Mission accomplie hors la résidence administrative et hors la résidence familiale :

Ordre de mission (18) indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de transport utilisé.

(18) Si l'autorisation porte sur plus d'une mission, l'ordre de mission précise sa durée de validité (dans la limite de douze mois), la limite géographique ou les destinations autorisées, les classes et les moyens de transport autorisés.

b) Tournée (19) :

(19) Agent en service outre-mer et qui se déplace à l'intérieur de sa collectivité territoriale d'affectation, mais hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale, et agent en poste à l'étranger et qui effectue un déplacement de service à l'intérieur du pays de sa résidence administrative ou à l'intérieur de sa zone de compétence.

Décision de l'autorité territoriale ordonnant la tournée, indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de transport utilisé.

c) Intérim exercé hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale :

Décision de l'autorité territoriale désignant l'intéressé pour assurer l'intérim.

d) Concours, sélection et examen professionnel :

Convocation.

e) Stage effectué hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale :

1. Ordre de mission ad hoc ;

2. Le cas échéant, délibération déterminant le pourcentage de réduction de l'indemnité de mission lorsque l'agent a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou d'être hébergé dans une structure dépendant de l'administration moyennant participation.

f) Déplacement à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la commune où s'effectue le déplacement temporaire ou de la commune de résidence familiale :

Décision de l'autorité territoriale.

g) Personnes autres que celles qui reçoivent d'une collectivité ou d'un de ses établissements publics à caractère administratif une rémunération au titre de leur activité principale :

Décision de l'autorité territoriale prescrivant la prise en charge des frais et précisant, le cas échéant, les modalités de prise en charge.

h) Agents territoriaux et autres personnes collaborant aux commissions :

Décision ou territoriaux désignant l'intéressé en qualité de membre de la commission.

21813 - Indemnité forfaitaire pour fonctions itinérantes à l'intérieur d'une commune :

1. Délibération définissant ces fonctions et fixant le montant de l'indemnité forfaitaire allouée ;

2. Décision de l'autorité territoriale indiquant le nom des bénéficiaires.

21814 - Transport du corps d'un agent décédé au cours d'un déplacement temporaire :

1. Demande de remboursement (20) ;

(20) La demande doit être présentée dans le délai d'un an à compter du décès à peine de forclusion.

2. Ordre de mission ou autre pièce justifiant le déplacement de l'agent décédé ;

3. Facture acquittées.

2182 - Frais de déplacement des personnels de EPIC

21821 - Pour les EPIC autres que les OPAC :

1. Le cas échéant :

-mention du régime de prise en charge dans les conventions, accords collectifs de travail, conventions de branche ou accords professionnels visés au contrat de travail,

-mention du régime de prise en charge au contrat de travail,

-décision du conseil d'administration.

2. 2. Etat liquidatif et pièces prévues par la convention ou décision visée au 1.

21823. Déplacement des personnels ne relevant pas de la fonction publique, employés par un office public d'aménagement et de construction :

1. Accord collectif ou délibération fixant le mode de remboursement des frais de déplacement ;

2. Etat liquidatif et pièces prévues par l'accord collectif ou la délibération.

2183 - Changement de résidence

1. Ordre de mutation ou décision génératrice de droit (21).

(21) L'ordre de mutation ou la décision génératrice de droit fait référence à la réglementation qui fixe les modalités de prise en charge des frais par la (ou les) collectivité(s).

2. Etat de frais de changement de résidence (voir annexe B).

3. Le cas échéant, demande de remboursement (22).

(22) La signature de l'état de frais vaut demande de remboursement. Toutefois, lorsque l'état de frais est présenté par l'agent intéressé postérieurement au délai d'un an à compter de la date du changement de résidence administrative, une demande présentée antérieurement justifie l'absence de forclusion.

2184 - Modalités de prise en charge des indemnités et des remboursements de frais

21841. Versement d'avances :

1. Demande de l'agent.

2. Décompte établi sur les modèles des états de frais de déplacement ou de changement de résidence (voir annexe A ou B).

21842. Paiement du solde :

Selon le cas, pièces prévues à la rubrique 2181 ou 2183.

219 - Frais médicaux

2191 - Médecine préventive

1. Convention d'adhésion.

2. Mémoire.

2192 - Frais de transport et autres frais médicaux

1. Convocation.

2. Factures.

3. Le cas échéant (23), décision de l'autorité compétente ou demande de l'intéressé.

(23) Dans le cas d'une contre-visite.

2193 - Accident du travail

21931 - Remboursement de frais médicaux.

Pièces justificatives afférentes aux frais médicaux et pharmaceutiques à la charge de la collectivité.

21932. Paiement direct de frais médicaux :

1. Certificat de prise en charge ;

2. Pièces justificatives afférentes aux frais médicaux et pharmaceutiques à la charge de la collectivité.

22-Dépenses de personnel des établissements publics de santé (EPS) et des établissements publics sociaux et médico-sociaux (ESMS) (24)

(24) Y compris les contrats aidés et les contrats d'apprentissage.

220 - Rémunération du personnel

2201 - Premier paiement

22011 - Premier paiement de la rémunération :

1. Pour les personnels de direction et les praticiens hospitaliers, la décision de nomination prise par l'autorité compétente.

2. Décision du directeur ou contrat mentionnant :

-l'identité de l'agent, la date de sa nomination ;

-les modalités de recrutement et les conditions d'emploi (temps complet, non complet, partiel) ;

-le grade, le statut pour les praticiens hospitaliers, l'échelon, l'indice de traitement, le taux horaire ou les modalités de rémunération de l'agent.

3. Le cas échéant, certificat de cessation de paiement.

4. Pièces requises pour les paiements ultérieurs.

22012. Premier paiement du revenu de remplacement tiré d'un congé de fin d'activité, congé de fin d'exercice et d'une cessation progressive d'activité ou cessation progressive d'exercice :

1. Décision individuelle pour les agents ou arrêté pour les directeurs, précisant la date d'admission et la date de fin du dispositif correspondant au départ en retraite du bénéficiaire ;

2. Pièces requises pour les paiements ultérieurs.

2202 - Paiements ultérieurs

22021. Pièces générales :

1. Etat nominatif décompté individuel ou collectif énonçant les mentions suivantes pour chaque agent :

-le grade, le statut pour les praticiens hospitaliers, l'échelon, l'indice et, le cas échéant l'indication du nombre d'heures travaillées ou, pour les vacataires, le taux horaire et le nombre d'heures effectives ;

-la période ouvrant droit à rémunération et le nombre d'heures effectives ;

-le traitement brut mensuel ou les émoluments bruts mensuels ;

-l'indemnité de résidence ;

-le supplément familial de traitement ;

-la NBI ;

-chaque prime ou indemnité de manière individualisée ;

-les indemnités horaires pour travaux supplémentaires ;

-les indemnités d'astreinte ou de permanence ;

-le montant des rémunérations soumis aux précomptes ;

-les montants de ces précomptes ;

-le traitement net mensuel ;

-la somme nette à payer.

2. Etat récapitulatif global par chapitre et article d'imputation budgétaire.

3. Décision de l'autorité compétente portant modification de la situation administrative de l'intéressé entraînant une modification de sa rémunération avec indication de la date d'effet ou avenant au contrat de recrutement comportant les mêmes énonciations.

22022. Pièces particulières (25) :

(25) Ces pièces doivent être fournies en tant que besoin, à chaque changement des droits de l'agent.

220221. Supplément familial de traitement :

Etat liquidatif précisant tous les éléments ayant conduit à la détermination des droits, notamment :

a) Nombre d'enfants à charge ;

b) En cas de séparation :

-le nombre d'enfants pris en compte pour le calcul de SFT à répartir ;

-nombre d'enfants à charge de l'agent et / ou du ou des ex-conjoint (s) issus de chaque nouvelle union ;

-le cas échéant (26) ; nombre d'enfants à charge et le traitement indiciaire brut et la NBI (27) de chaque conjoint ;

(26) Exercice du droit d'option pour les anciens couples de fonctionnaire ou pour le versement du SFT à l'ancien conjoint non-fonctionnaire.

(27) Pour les anciens couples de fonctionnaires.

-le cas échéant, le ou les ex-conjoint (s) bénéficiaire (s) du versement.

220222. Nouvelle Bonification Indiciaire (NBI) :

Décision du directeur fixant le nombre de points attribué à l'agent.

220223. Primes et indemnités :

a) Primes et indemnités de personnels de direction :

Décision individuelle d'attribution prise par l'autorité compétente.

b) Primes et indemnités de personnels médicaux :

-allocation liée à l'occupation d'un poste à recrutement prioritaire et indemnité d'engagement de service public exclusif : Contrat ou convention d'engagement ;

-indemnité pour exercice dans plusieurs établissements : Décision prise par le directeur d'établissement de rattachement mentionnant l'accord du directeur de l'agence régionale de l'hospitalisation.

c) Primes et indemnités des personnels non médicaux :

1. Indemnités horaires pour travaux supplémentaires :

Etat de liquidation précisant les mois concernés, s'il s'agit d'un rappel, et indiquant le nombre d'heures ainsi que les taux appliqués.

2. Autres primes et indemnités :

-décision individuelle d'attribution prise par le directeur :

-et, pour les agents contractuels, mention au contrat ;

-et, pour la prime de service, décompte précisant les modalités de détermination du crédit global affecté au paiement de la prime.

220224. Service de permanence (personnels médicaux) :

1. Etat récapitulatif périodique :

2. Tableau mensuel de service (annexe H) annoté des modifications apportées et arrêté par le directeur comme état des services faits.

220225 - Astreintes (personnels non médicaux) :

1. Décision du chef d'établissement fixant la liste des activités, des services et des catégories de personnels concernés par les astreintes ;

2. Décision du chef d'établissement fixant les modalités du recours à la compensation ou à l'indemnisation ;

3. Le cas échéant, convention passée avec d'autres établissements (28) ;

(28) Il s'agit du cas où le service d'astreinte est commun à plusieurs établissements.

4. Etat liquidatif précisant l'emploi de l'agent, la période d'astreinte, le taux applicable et, le cas échéant, le nombre d'heures d'intervention réalisées pendant la période d'astreinte.

221 - Rémunérations des personnels religieux et extérieurs à l'établissement

2211 - Allocation des avantages en nature et paiement des indemnité au personnel congréganiste

22111 - Premier paiement :

1. Convention entre le directeur et la congrégation ;

2. Décision du directeur fixant l'indemnité forfaitaire de vestiaire et les avantages en nature conformément à la convention ;

3. Pièces requises pour paiements ultérieurs.

22112. Paiement ultérieurs :

1. Etat mensuel de liquidation ;

2. Avenant approuvé dans les mêmes formes que le contrat en cas de révision de l'indemnité.

2212 - Rémunération des agents des cultes, aumôniers

22121. Premier paiement :

1. Contrat (29) ;

(29) Annexé à la circulaire no 235 DH 4 du 19 janvier 1976.

2. Etat mensuel de liquidation.

22122. Paiements ultérieurs :

Etat mensuel de liquidation.

2213 - Médecins extérieurs à l'établissement

22131. Premier paiement :

1. Convention avec chaque médecin précisant sa position, sa fonction et les modalités de sa rémunération ;

2. Décompte visé par le directeur.

22132. Autres paiements :

Décompte visé par le directeur.

2214 - Stagiaires extérieurs au personnel de l'établissement

22141. Premier paiement :

1. Décision du directeur ou convention de stage fixant le montant de l'indemnité ;

2. Pièce requise pour les paiements ultérieurs.

22142. Paiements ultérieurs :

Etat mensuel de liquidation.

2215 - Indemnités de conseil du receveur

22151. Premier paiement :

1. Délibération du conseil d'administration ;

2. Pièce prévue pour les paiements ultérieurs.

22152. Paiements ultérieurs :

Décompte.

222 - Charges sociales, impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération

Décompte indiquant notamment l'assiette, le taux et le montant des charges à payer,

Etat de redressement suite à un contrôle (URSSAF, ASSEDIC, taxe sur salaire...).

223 - Indemnisation de la perte d'emploi

2231 - Indemnités de licenciement

22311 - Pièces communes :

1. Décision de licenciement ou décision relative à la prise en charge des allocations à des agents involontairement privés de l'emploi ;

2. Justification de la durée de l'emploi ;

3. Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits.

22312. Pièces particulières :

Décompte des droits.

2232 - Indemnisation des agents involontairement privés d'emploi

22321 - Premier paiement :

1. Décision d'ouverture des droits précisant la durée maximale d'indemnisation ;

2. Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits ;

3. Pièce prévue pour les paiements ultérieurs.

22322. Paiements ultérieurs :

Etat de liquidation.

2233 - Indemnités compensatrices de congés non pris

Décompte certifié, détaillant le nombre de jours de congés dus et non pris du fait de l'administration liquidant l'indemnité de congés payés qui en résulte.

224 - Rémunérations versées à l'époux survivant

2241 - Premier paiement

1. Extrait de l'acte de mariage ou copie du livret de famille.

2. Extrait de l'acte de décès ou copie du livret de famille.

3. Certificat sur l'honneur de non-séparation de corps ou pièces en tenant lieu.

4. Pièces prévues à la rubrique 2202.

2242 - Autres paiements (cas de rappel sur rémunération)

Etat nominatif.

225 - Paiement du capital décès

2251 - Conjoint ou partenaire de pacte civil de solidarité seul bénéficiaire

1. Copie du livret de famille ou copie d'extrait de l'acte d'enregistrement de la convocation effectué auprès du greffe du tribunal d'instance.

3. Etat de liquidation du capital visé par le directeur.

2252 - Enfants seuls bénéficiaires

1. Pièces prévue au 1 de la rubrique 2251.

2. Le cas échéant :

En cas de divorce, copie de livret de famille ou jugement ou déclaration sur l'honneur souscrite par chacun des enfants ou de leur représentant légal attestant que le défunt et son conjoint étaient divorcés,

En cas de séparation de corps, copie du livret de famille ou du jugement ou déclaration sur l'honneur souscrite par chacun des enfants ou de leur représentant légal attestant que le défunt et son conjoint étaient séparés de corps,

En cas de décès, copie du livret de famille ou de l'acte de décès.

4. Pièces prévue au 3 de la rubrique 2251.

2253 - Conjoints et enfants bénéficiaires

1. Pièces prévue au 1 de la rubrique 2251.

2. Déclaration sur l'honneur du conjoint attestant qu'aucune séparation de corps ou de divorce n'a été prononcé.

3. Pièce prévue au 3 de la rubrique 2252.

4. Pièce prévue au 3 de la rubrique 2251.

2254 - Ascendants bénéficiaires

1. Pièce prévue au 1 de la rubrique 2251.

2. Déclaration sur l'honneur attestant que le défunt n'était pas marié ou qu'il était veuf, séparé de corps, et qu'il n'a pas laissé de descendants.

3. Copie du livret de famille des ascendants.

4. Pièce prévue au 3 de la rubrique 2252.

5. Pièce prévue au 3 de la rubrique 2251.

226 - Indemnités et remboursements de frais relatifs aux déplacements et changements de résidence

2261 - Prise en charge des frais de déplacement engagés sur le territoire

22611 - Pièces générales :

1. Etat de frais visé par le directeur (voir annexe A) ;

2. Délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement.

22612 - Pièces particulières :

a) Déplacements temporaires hors la résidence administrative et hors la résidence familiale :

Ordre de mission signé du directeur indiquant notamment l'objet du déplacement et le moyen de transport utilisé.

b) Mission permanente, fonctions itinéraires :

Ordre de mission (30) permanent indiquant la durée de validité, et le cas échéant, la limite géographique fixée.

(30) L'ordre de mission permanent est à produire une fois par an.

c) Intérim. Gérance d'un poste temporairement vacant situé hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale :

Décision portant nomination dans les fonctions d'intérimaire.

d) Stages. Déplacements hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale :

Ordre de mission ad hoc.

e) Concours ou examen professionnel :

Convocation.

f) Déplacements à l'intérieur d'une même commune :

Décision du directeur autorisant la prise en charge et indiquant le nom des bénéficiaires.

g) Personnes extérieures à l'administration hospitalière appelées à effectuer des déplacements pour le compte de celle-ci :

Décision du directeur.

h) Agents hospitaliers et autres personnes collaborant aux " commissions " :

Ordre de mission du directeur.

22613 - Transport du corps d'un agent décédé au cours d'un déplacement temporaire :

1. Demande de remboursement (31) ;

(31) La demande doit être présentée dans le délai d'un an à compter du décès sous peine de forclusion.

2. Facture du prestataire ayant procédé au transport visée par le directeur ;

3. Ordre de mission ou autre pièce justifiant le déplacement de l'agent décédé.

2262 - Changement de résidence

1. Ordre de mutation ou décision génératrice de droit (32).

(32) L'ordre de mutation ou la décision génératrice de droit fait référence à la réglementation qui fixe les modalités de prise en charge des frais par l'établissement.

2. Etat de frais de changement de résidence (voir annexe B).

3. Le cas échéant, demande de remboursement (33).

(33) La signature de l'état de frais vaut demande de remboursement. Toutefois, lorsque l'état de frais est présenté par l'agent intéressé postérieurement au délai d'un an à compter de la date du changement de résidence administrative, une demande présentée antérieurement justifie l'absence de forclusion.

2263 - Modalités de prise en charge des indemnités et remboursements de frais

22641. Versement d'avances sur le paiement des indemnités et remboursement de frais :

1. Demande de l'agent ;

2. Etat liquidatif.

22642. Paiement du solde :

Etat de frais avec décompte des avances reçues accompagné des pièces prévues selon le cas aux rubriques 2261 ou 2263.

2265 - Avances pour l'achat d'un véhicule nécessaire à l'exécution du service

Décision d'octroi prise par le directeur.

227 - Formation professionnelle

2271 - Rémunération des enseignements et des membres de jurys

1. Décompte des vacations visé par le directeur.

2. Décision individuelle de nomination dans le cas des membres du jury.

2272 - Prise en charge des frais de formation

22721. Indemnisation :

1. Décision relative à la prise en charge de frais de formation engagés par l'agent ;

2. Décompte, facture visé par le directeur.

22722 - Frais de déplacement :

Pièces prévues à la rubrique 226.

228 - Frais médicaux

2281 - Médecine préventive

1. Convention d'adhésion.

2. Mémoire.

2282 - Visite médicale de contrôle

1. Note d'honoraires.

2. Dans le cas d'une contre-visite, décision du directeur.

2283 - Autres frais médicaux

1. Certificat médical attestant l'urgence de l'hospitalisation ou sa nécessité, lorsque les soins ont lieu dans un autre établissement que celui employeur.

2. Etat de frais.

2284 - Accident du travail

1. Décision de prise en charge.

2. Pièces justificatives afférentes aux frais médicaux et pharmaceutiques à la charge de l'établissement public de santé.

23 - Dépenses de personnel des associations syndicales de propriétaires (34)

(34) La (les) pièce(s) justificative(s) prévue(s) par le statut ou les textes spécifiques aux associations régies par des textes particuliers remplacent ou complète(nt), le cas échéant, les pièces visées dans la présente rubrique 23.

230 - Rémunération du personnel

2301 - Premier paiement

1. Acte d'engagement mentionnant :

- l'identité de l'agent, la date de sa nomination ;

- les modalités de recrutement et les conditions d'emploi (temps complet, incomplet, partiel) ;

- les modalités de la rémunération de l'agent.

2. Le cas échéant, certificat de cessation de paiement.

3. Le cas échéant, règlement intérieur.

4. Pièces exigées pour les paiements ultérieurs.

2302 - Paiements ultérieurs

23021 - Pièces générales :

1. Etat nominatif décompté individuel ou collectif énonçant, le cas échéant, les mentions suivantes pour chaque agent :

- l'indication du temps de travail, le taux horaire ;

- la période ouvrant droit à rémunération et le nombre d'heures effectives ;

- le traitement brut mensuel ;

- chaque prime ou indemnité de manière individualisée ;

- les heures supplémentaires ;

- le montant des rémunérations soumis aux précomptes ;

- les montants de ces précomptes ;

- le traitement net mensuel ;

- la somme nette à payer.

2. Etat récapitulatif global par chapitre et article d'imputation budgétaire.

3. Décision du président portant modification de la situation administrative de l'intéressé entraînant une modification de sa rémunération avec indication de la date d'effet, ou avenant au contrat de recrutement comportant les mêmes énonciations.

23022. Pièces particulières (35)

(35) Ces pièces doivent être produites, en tant que de besoin, et à chaque changement des droits de l'agent.

Primes et accessoires à la rémunération ;

Décision du président,

Mention de la prime ou de l'accessoire dans l'acte d'engagement ou dans le règlement intérieur.

231 - Charges sociales, impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération

Décompte indiquant notamment l'assiette, le taux et le montant des charges à payer,

Etat de redressement suite à un contrôle (URSSAF, ASSEDIC, taxe sur les salaires).

232 - Perte d'emploi : indemnités de licenciement

1. Décision de licenciement.

2. Justification de la durée de l'emploi.

3. Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits.

4. Décompte des droits.

233 - Frais de déplacement

1. Mention du régime de prise en charge dans le règlement intérieur, dans l'acte d'engagement de l'agent ou dans une décision du président.

2. Etat liquidatif et justificatifs prévus par les pièces visées au 1.

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Dernière mise à jour : 4/02/2012

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