La demande du certificat mentionné à l'article L. 111-2 est adressée au ministre chargé de la culture par le propriétaire du bien ou son mandataire. Un arrêté du ministre chargé de la culture établit le formulaire sur lequel est présentée la demande et fixe la liste des renseignements et pièces justificatives qui doivent accompagner celle-ci.

Lorsque la demande n'est pas accompagnée de tous les renseignements et pièces justificatives, le ministre chargé de la culture requiert la production des éléments manquants, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, avant l'expiration du délai mentionné à l'article R. 111-6, qui est suspendu. Le demandeur dispose de deux mois pour produire les pièces et renseignements requis. Le demandeur qui ne fournit pas ces éléments dans les deux mois à compter de la réception de la lettre du ministre les réclamant est réputé avoir renoncé à sa demande.

Le ministre chargé de la culture délivre ou refuse le certificat dans un délai de quatre mois à compter de la réception de la demande accompagnée de tous les renseignements et pièces justificatives. Ce délai est porté à six mois pour les archives privées non classées dont la reproduction est requise en application de l'article L. 212-29.

Le délai mentionné à l'article R. 111-6 est suspendu dans les cas suivants : 1° Lorsque, en application du troisième alinéa de l'article L. 111-4, le ministre chargé de la culture exige la preuve du caractère licite de l'importation du bien ; dans ce cas, la suspension court depuis la date de réception par le demandeur de la lettre recommandée avec demande d'avis de réception du ministre sollicitant des éléments de preuve, jusqu'à la fourniture de ces éléments ; 2° Lorsque, en application respectivement des dispositions de l'article R. 111-8 ou de l'article D. 111-25D. 111-25, le ministre chargé de la culture ou la commission consultative des trésors nationaux demande la présentation du bien ; dans ce cas, la suspension court depuis la date de réception par le demandeur de la lettre recommandée avec demande d'avis de réception du ministre ou du président de la commission, sollicitant la présentation du bien, jusqu'à la date de celle-ci ; 3° Lorsque l'authenticité du bien est contestée en justice ; dans ce cas, la suspension court jusqu'à ce que le demandeur ait transmis au ministre chargé de la culture la décision mettant fin à la procédure.

L'examen de chaque demande de certificat est confié, par le ministre chargé de la culture, à une ou plusieurs personnes qui apprécient l'intérêt historique, artistique ou archéologique du bien. Lorsque l'instruction du dossier l'exige, le ministre demande la présentation du bien dans un lieu qu'il détermine.

Le certificat est remis au demandeur contre récépissé ou lui est transmis par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

Pour les biens culturels ayant obtenu un certificat avant le 12 juillet 2000, le ministre chargé de la culture délivre à tout moment, à la demande du propriétaire et sur présentation du certificat original, une attestation valant nouveau certificat à compter de la date d'expiration de ce dernier, d'une durée de quinze ans pour les biens dont l'ancienneté était inférieure ou égale à cent ans à la date de la délivrance du certificat initial, et sans limite de durée pour les autres biens. Les dispositions de l'article R. 111-9 sont applicables à l'attestation mentionnée au premier alinéa. Le formulaire de demande d'attestation et le modèle d'attestation sont établis par arrêté du ministre chargé de la culture.

Lorsqu'il envisage de refuser le certificat, le ministre chargé de la culture saisit la commission consultative des trésors nationaux et transmet à son président un rapport scientifique sur le bien.

Le refus de délivrer le certificat fait l'objet d'un arrêté du ministre chargé de la culture. Un extrait de cet arrêté et l'avis de la commission consultative des trésors nationaux sont publiés simultanément au Journal officiel de la République française. La décision de refus est notifiée au propriétaire du bien, même si la demande a été déposée par un mandataire, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Dans le cas où le ministre ne dispose pas de l'identité et de l'adresse du propriétaire, il en fait la demande au mandataire par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ; le délai prévu à l'article R. 111-6 est suspendu à compter de la date de réception par le mandataire de la lettre du ministre jusqu'à la production de ces renseignements. Le délai prévu au premier alinéa de l'article L. 111-6 court à compter de la date de réception de la notification du refus par le propriétaire.