Les statuts des institutions de retraite complémentaire et des fédérations fixent les règles de fonctionnement interne de ces organismes. Ils déterminent notamment :

- le siège social, la dénomination et l'objet de l'institution de retraite complémentaire ou de la fédération ;

- la composition, le mode de désignation et les modalités de fonctionnement de l'assemblée générale ou de l'instance paritaire en tenant lieu et du conseil d'administration ;

- les attributions du président et du directeur de l'institution ou de la fédération et les modalités selon lesquelles le conseil d'administration leur délègue ses pouvoirs ;

- les attributions du conseil d'administration qui ne peuvent être déléguées au bureau.

La dénomination d'une institution de retraite complémentaire est suivie de la mention : institution de retraite complémentaire régie par le code de la sécurité sociale et du nom de la fédération à laquelle elle adhère. La dénomination d'une fédération d'institutions de retraite complémentaire est suivie de la mention : fédération d'institutions de retraite complémentaire régie par le code de la sécurité sociale.

Cette mention figure obligatoirement dans les statuts, le règlement et tous les documents concernant les droits et obligations des membres adhérents et participants de l'institution de retraite complémentaire ou de la fédération définis à l'article L. 922-2.

Les institutions de retraite complémentaire et leurs fédérations sont administrées par un conseil d'administration composé paritairement de représentants des membres adhérents et des membres participants. Ces membres sont soit désignés, soit élus, soit pour une part désignés et pour l'autre part élus, dans une proportion fixée par les statuts.

Le nombre de membres et la composition du conseil d'administration, ainsi que les conditions de désignation ou d'élection des administrateurs sont également fixés par les statuts de l'institution de retraite complémentaire ou de la fédération. Des modalités différentes peuvent être prévues selon qu'il s'agit du collège des membres adhérents ou du collège des membres participants.

Les administrateurs suppléants, élus ou désignés peuvent siéger au conseil d'administration dans les mêmes conditions que les administrateurs titulaires sans voix délibérative. Ils ne siègent avec voix délibérative qu'en cas d'empêchement du titulaire. Dans le cas où il n'y a pas de suppléant, les administrateurs peuvent donner procuration à un membre du même collège, chaque administrateur ne pouvant détenir qu'un seul pouvoir.

La durée des fonctions d'administrateur est fixée par les statuts de l'institution ou de la fédération dans la limite de six années. Cette durée est la même que celle du mandat des membres de l'assemblée générale ou de l'instance en tenant lieu. Le mandat des administrateurs sortants est renouvelable dans les conditions fixées par les statuts.

En outre, les statuts doivent prévoir, pour l'exercice des fonctions d'administrateur, une limite d'âge s'appliquant soit à l'ensemble des administrateurs, soit à un pourcentage déterminé d'entre eux identique pour chacun des deux collèges.

A défaut de disposition expresse dans les statuts, le nombre des administrateurs ayant plus de soixante-dix ans ne peut être supérieur, dans chacun des deux collèges, au tiers des administrateurs en fonction.

Une même personne ne peut appartenir simultanément à plus de quatre conseils d'administration d'institutions de retraite complémentaire ou de fédérations.

L'administrateur qui méconnaît les dispositions du précédent alinéa lorsqu'il accède à un nouveau mandat doit, dans les trois mois suivant sa nomination, se démettre de l'un de ses mandats. A l'expiration de ce délai, il est réputé s'être démis de son mandat le plus récent, sans que soit de ce fait remise en cause la validité des délibérations auxquelles il a pris part.

Un administrateur d'une institution de retraite complémentaire, d'un groupement dont l'institution est membre, d'une personne morale liée directement ou indirectement à l'institution par convention ou d'une fédération ne peut en être salarié durant son mandat ou le devenir qu'à l'issue d'une durée de trois ans à compter de la fin de son mandat.

Un ancien salarié d'une institution de retraite complémentaire, d'un groupement dont l'institution est membre, d'une personne morale liée directement ou indirectement à l'institution par convention ou d'une fédération ne peut en être administrateur qu'à l'issue d'une durée de trois ans à compter de la rupture de son contrat de travail. Tout candidat au poste d'administrateur doit faire connaître au conseil d'administration les autres fonctions qu'il exerce à cette date.

Toute désignation ou élection intervenue en violation des dispositions des deux alinéas précédents est nulle. Cette nullité n'entraîne pas celle des délibérations auxquelles a pris part l'administrateur irrégulièrement désigné ou élu.

Les postes d'administrateur deviennent vacants par décès, démission ou perte de la qualité de membre de l'institution de retraite complémentaire ou d'administrateur de la fédération, ou encore, lorsque l'administrateur a été désigné par une organisation syndicale, par retrait du mandat d'un administrateur sur décision de celle-ci ou par démission de l'organisation syndicale d'employeurs ou de salariés représentée. Ces postes sont pourvus par les suppléants ou, à défaut, dans les conditions et délais définis par les statuts de l'institution de retraite complémentaire ou de la fédération.

Le conseil d'administration peut nommer en son sein une ou plusieurs commissions. Ces commissions exercent leur activité sous la responsabilité du conseil qui ne peut en aucun cas leur déléguer les compétences mentionnées aux articles R. 922-34 et R. 922-44. Il peut créer, pour la mise en oeuvre de l'action sociale au profit de ses membres, une commission d'action sociale à laquelle il donne mandat, sur le fondement des orientations qu'il arrête, pour l'attribution d'aides individuelles. Cette commission rend compte chaque année au conseil de l'exercice de son mandat.

Le conseil d'administration élit en alternance un président et un vice-président choisis parmi les administrateurs appartenant à des collèges différents. La durée de leur mandat doit être inférieure à celle prévue pour les fonctions d'administrateur. Elle est précisée par les statuts. Le conseil d'administration peut à tout moment mettre un terme aux fonctions du président ou du vice-président.

Nul ne peut exercer simultanément plus de deux mandats de président ou de vice-président d'une institution de retraite complémentaire ou d'une fédération. Nul ne peut exercer simultanément plus d'un mandat de président ou de vice-président au sein d'une fédération et des institutions de retraite complémentaire qui en relèvent. La méconnaissance de ces dispositions entraîne les conséquences prévues au deuxième alinéa de l'article R. 922-15.

Dans les rapports avec les tiers, l'institution de retraite complémentaire ou la fédération est engagée par les actes du conseil d'administration, même lorsque ceux-ci ne relèvent pas de leur objet social. Elle ne peut s'exonérer de cet engagement qu'en prouvant que le tiers savait que l'acte dépassait cet objet ou qu'il ne pouvait l'ignorer compte tenu des circonstances. Cette preuve ne peut résulter de la seule existence des statuts et de leur publication. La responsabilité de ces organismes est également engagée par les décisions du directeur général, sauf lorsque ces décisions excèdent le cadre de la délégation mentionnée aux articles R. 922-34 et R. 922-44.

L'institution ou la fédération sont valablement représentées dans tous les actes de la vie civile soit par le président ou à défaut le vice-président du conseil d'administration, soit, dans le cadre de la délégation mentionnée aux articles R. 922-34 et R. 922-44, par le directeur général.

Le président du conseil d'administration, ou en cas d'empêchement, le vice-président, convoque le conseil d'administration au moins deux fois par an. L'ordre du jour de ces réunions est fixé conjointement par le président et le vice-président du conseil d'administration. Les modalités de convocation des membres du conseil sont déterminées par les statuts.

Le conseil d'administration délibère valablement si la moitié au moins de ses membres sont présents ou représentés et les décisions sont acquises à la majorité des membres présents ou représentés, sous réserve de dispositions plus rigoureuses des statuts. Si le quorum n'est pas atteint, le conseil est à nouveau réuni. Les règles en cas de partage des voix sont fixées par les statuts.

Les administrateurs, ainsi que toute personne appelée à assister aux séances du conseil d'administration, sont tenus à la discrétion à l'égard des informations présentant un caractère confidentiel et données comme telles par le président, le vice-président ou le directeur général.

Sont considérés comme dirigeants d'une institution de retraite complémentaire ou d'une fédération les membres du conseil d'administration, le directeur général, toute personne à laquelle il a été donné délégation par le conseil d'administration et tout dirigeant de fait d'une institution de retraite complémentaire ou d'une fédération.

A peine de nullité du contrat, il est interdit aux dirigeants de contracter, sous quelque forme que ce soit, des emprunts auprès de l'institution ou de la fédération, de se faire consentir par celle-ci un découvert, en compte courant ou autrement, de faire cautionner ou avaliser par elles leurs engagements envers les tiers ou de percevoir, directement ou par personne interposée, toute rémunération relative aux opérations mises en oeuvre par l'institution de retraite complémentaire ou la fédération.

La même interdiction s'applique aux conjoints, ascendants et descendants des personnes visées au premier alinéa du présent article ainsi qu'à toute personne interposée.

Les dirigeants ou leurs conjoints, ascendants et descendants peuvent toutefois bénéficier de ces opérations financières dans les mêmes conditions que celles qui sont proposées par l'institution de retraite complémentaire ou par la fédération à l'ensemble de ses membres au titre de l'action sociale qu'elle met en oeuvre.

Les mêmes règles s'appliquent aux dirigeants de l'institution ou de la fédération autres que les administrateurs lorsque que ceux-ci sont susceptibles d'en bénéficier aux mêmes conditions que les salariés de l'institution ou de la fédération.

Dans tous les cas, le conseil d'administration est informé du montant et des conditions des prêts accordés au cours de l'année à chacun de ses dirigeants.

Les fonctions d'administrateur d'une institution de retraite complémentaire ou d'une fédération sont gratuites. Toute clause contraire est réputée non écrite. Toutefois, les administrateurs ont droit au remboursement des frais de déplacement et de séjour ainsi que des pertes de salaires effectivement subies en stricte relation avec l'exercice de leurs fonctions. Dans l'hypothèse où les rémunérations sont maintenues par l'employeur, celui-ci peut demander à l'institution ou à la fédération le remboursement des rémunérations maintenues aux administrateurs pour les activités liées à l'exercice de leur mandat qui sont effectuées sur leur temps de travail. Les activités liées à l'exercice de ce mandat sont couvertes par une assurance souscrite par la fédération ou l'institution de retraite complémentaire.

Les statuts de l'institution de retraite complémentaire ou de la fédération fixent les conditions d'établissement et de contrôle, ainsi que la durée et les modalités de renouvellement de la délégation mentionnée aux articles R. 922-34 et R. 922-44 que le conseil d'administration consent au directeur de l'institution ou de la fédération. Le conseil d'administration peut également déléguer des pouvoirs aux collaborateurs du directeur général, à la demande de celui-ci. Ces délégations ne peuvent être générales.

Tout candidat aux fonctions de directeur général d'une institution de retraite complémentaire ou d'une fédération doit faire connaître au conseil d'administration les autres fonctions qu'il exerce à cette date afin que le conseil puisse apprécier leur compatibilité avec les fonctions de directeur général d'une institution de retraite complémentaire ou d'une fédération.

La nomination du directeur d'une institution de retraite complémentaire doit être agréée par la fédération à laquelle l'institution adhère.

Le directeur général d'une institution de retraite complémentaire ou d'une fédération doit informer le conseil d'administration de toute autre fonction qui pourrait lui être confiée. Le conseil statue dans un délai d'un mois sur la compatibilité de ces fonctions avec celles de directeur général d'une institution de retraite complémentaire ou d'une fédération.

L'exercice des fonctions de directeur général est soumis à une limite d'âge qui doit être fixée par les statuts. A défaut de disposition expresse, cette limite d'âge est de 65 ans. Toutefois, les statuts peuvent prévoir un report de cette limite d'âge lorsque le directeur général ne remplit pas les conditions de durée d'activité ou d'âge lui permettant de liquider une retraite à taux plein.

Toute nomination intervenue en violation de ces dispositions prévues est nulle.

Lorsqu'un directeur général atteint la limite d'âge, il est réputé démissionnaire d'office.

Toute convention intervenant entre une institution de retraite complémentaire ou une fédération ou toute personne morale à qui elle a délégué tout ou partie de sa gestion et l'un de ses dirigeants doit être soumise à l'autorisation préalable du conseil d'administration.

Il en est de même des conventions auxquelles un dirigeant est indirectement intéressé ou dans lesquelles il traite avec l'institution de retraite complémentaire ou la fédération par personne interposée.

Sont également soumises à autorisation préalable les conventions passées entre une institution de retraite complémentaire ou une fédération et toute personne morale, si l'un des dirigeants de l'institution de retraite complémentaire ou de la fédération est propriétaire, associé indéfiniment responsable, gérant, administrateur, directeur général, membre du directoire ou du conseil de surveillance de cette personne morale.

Des règles plus rigoureuses peuvent être prévues par les statuts des institutions de retraite complémentaire et des fédérations.

Les articles R. 931-3-26 à R. 931-3-28 du code de la sécurité sociale sont applicables aux conventions conclues par les dirigeants d'une institution de retraite complémentaire ou d'une fédération. Toutefois, les compétences attribuées à la commission paritaire par ces articles sont exercées par le comité d'approbation des comptes dans les institutions de retraite complémentaire et par la commission paritaire élargie dans les fédérations.