Les fournisseurs de matériels forestiers de reproduction sont tenus de déclarer leur activité lors de la création de l'entreprise au préfet de région dont dépend le siège social de celle-ci. Si le siège social est situé à l'étranger, la déclaration est faite auprès du préfet de région dont dépend le lieu de production. Un registre des fournisseurs de matériels forestiers de reproduction est tenu à jour par le préfet de région.

1. A tous les stades de la production et de la commercialisation, chaque fournisseur de matériels forestiers de reproduction doit établir et tenir à jour un fichier de suivi permettant à tout moment le contrôle de l'identité des lots de semences, plants ou parties de plantes qu'il détient et commercialise. Le fichier de suivi doit comprendre un relevé précis des entrées et sorties de matériels forestiers de reproduction et des flux de ceux-ci à l'intérieur de l'entreprise. Il doit pouvoir être consulté à tout moment par les agents mentionnés à l'article L. 555-1.

2. Chaque fournisseur qui récolte des semences à partir de matériels de base admis est tenu de communiquer au préfet de région du lieu de récolte, au minimum quinze jours avant le début des opérations, les informations nécessaires au contrôle de celles-ci.

3. Chaque opération de multiplication végétative en vrac au sens de l'article R. 552-18 doit être déclarée, au minimum quinze jours avant le début des opérations de prélèvement, auprès du préfet de région du lieu de production.

4. Chaque fournisseur réalisant un mélange dans les conditions prévues à l'article R. 552-19 doit en informer le préfet de région du lieu de production, au minimum quinze jours avant la date de l'opération, en précisant le lieu et la date de celle-ci et la nature du mélange.

5. Chaque fournisseur ayant exporté un lot de matériels forestiers de reproduction vers un autre Etat membre de la Communauté européenne doit adresser au préfet de région dont dépend son siège social, dans les quinze jours suivant la date de commercialisation, une copie du document du fournisseur relatif à ce lot.

6. Chaque fournisseur remet annuellement au préfet de région des bordereaux contenant les détails de tous les lots qu'il détient et commercialise.

Chaque lot de matériels de reproduction doit être identifié avec précision au sein du fichier de suivi. Cette identification comprend des indications relatives, en particulier, au certificat-maître délivré dans les conditions définies à l'article R. 552-16 et aux caractéristiques du lot concerné, dont la liste est fixée par arrêté du ministre chargé des forêts.

Lorsqu'un fournisseur traite à la fois des matériels soumis aux dispositions du présent titre et des matériels qui n'y sont pas soumis, ces derniers matériels (lots de graines, plants et parties de plantes, planches en pépinière) doivent être, à tous les stades de la production, clairement séparés des autres lots. Ils doivent être accompagnés d'un étiquetage portant la mention :

- "fins non forestières", pour les matériels destinés à des fins autres que forestières au sens de l'article L. 551-1 ;

- "exportation hors UE", pour les matériels destinés à l'exportation ou à la réexportation vers des Etats non membres de la Communauté européenne.

Le fichier de suivi ainsi que la copie des certificats-maîtres délivrés dans les conditions fixées à l'article R. 552-16 et des documents du fournisseur définis à l'article R. 552-22 doivent être conservés pendant dix ans par les fournisseurs.