La déclaration de dépôt d'archives courantes et intermédiaires prévue au II de l'article L. 212-4 est adressée, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, à la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives.

La déclaration de dépôt d'archives courantes et intermédiaires comporte les informations suivantes : 1° Le contexte, les objectifs, le calendrier et la durée prévisionnelle de l'opération ; 2° La liste et les dates extrêmes des archives déposées ; 3° Le volume, le métrage linéaire ou le nombre des documents déposés.

Le contrat de dépôt prévu au II de l'article L. 212-4 est conclu par écrit. Toute clause tendant à appliquer le droit de rétention aux archives déposées est réputée non écrite. Le projet de contrat est transmis à la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives, qui dispose d'un délai d'un mois pour formuler ses observations. La signature du contrat ne peut intervenir qu'à l'expiration de ce délai. La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives est destinataire d'un exemplaire du contrat signé.

Le contrat de dépôt contient des clauses relatives à : 1° La nature et le support des archives déposées ; 2° La description des prestations réalisées : contenu des services et résultats attendus ; 3° La description des moyens mis en œuvre par le dépositaire pour la fourniture des services ; 4° Les dispositifs de communication matérielle et d'accès aux archives par le déposant ; 5° Si le dépositaire procède à des modifications ou à des évolutions techniques, ses obligations à l'égard du déposant ; 6° Une information sur les garanties permettant de couvrir toute défaillance du dépositaire ; 7° Les dispositifs de restitution des archives déposées à la fin du contrat de dépôt, assortis d'un engagement de destruction intégrale des copies que le dépositaire aurait pu effectuer pendant la durée du contrat ; 8° Une information sur les conditions de recours à des prestataires externes ainsi que les engagements du dépositaire pour que ce recours assure un niveau équivalent de garantie au regard des obligations pesant sur l'activité de conservation ; 9° Les polices d'assurance que le dépositaire souscrit pour couvrir les dommages et pertes que pourraient subir les archives déposées ; le contrat prévoit que celles-ci excluent expressément les archives déposées du champ d'application de la clause de délaissement ; 10° La durée du contrat et les conditions d'un éventuel renouvellement.

Toute personne physique ou morale souhaitant assurer la conservation d'archives publiques et bénéficier de l'agrément prévu au II de l'article L. 212-4 doit remplir les conditions suivantes :1° Exercer son activité en conformité avec les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée de documents sur support papier ainsi que celles relatives à l'archivage électronique, déterminées par arrêté du ministre chargé de la culture ;2° Conserver sur le territoire national les archives qui lui sont confiées, dans des locaux conformes aux prescriptions du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines ;3° Recourir à des professionnels qualifiés en matière de sécurité et de conservation matérielle des archives ;4° Assurer une conservation sécurisée incluant une politique de confidentialité destinée notamment à assurer la protection contre les accès non autorisés ainsi que l'intégrité et la pérennité des archives ;5° Individualiser dans son organisation l'activité de conservation et les moyens qui lui sont dédiés ainsi que la gestion des stocks et des flux de documents ;6° Définir et mettre en place des dispositifs d'information sur l'activité de conservation à destination des organismes déposants, notamment en cas de modification substantielle des conditions d'exercice de cette activité ;7° Identifier les personnes chargées de l'activité de conservation en précisant le lien contractuel qui les lie au dépositaire ;8° Le cas échéant, identifier son représentant sur le territoire national au sens de l'article 5 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

L'agrément prévu à l'article R. 212-23 est accordé par le ministre chargé de la culture. Il est notifié au bénéficiaire par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Il est publié au Journal officiel de la République française.

Le demandeur de l'agrément prévu à l'article R. 212-23 adresse au service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, un dossier comprenant les éléments suivants : 1° L'identité et l'adresse du demandeur et, le cas échéant, de son représentant ainsi que, pour les personnes morales, les statuts ; 2° Les justificatifs attestant la qualification et l'expérience du personnel employé par le demandeur ; 3° Les types de support des archives conservées ; 4° La description de la politique de conservation matérielle mise en œuvre ; 5° Les dispositions prises pour assurer la sécurité des archives, notamment la présentation de la politique de confidentialité et de sécurité, incluant un plan de reprise d'activité et un plan d'urgence face aux sinistres pour les archives, quel que soit leur support ; 6° Les catégories de personnes qui, en raison de leurs fonctions ou pour les besoins du service, ont accès aux archives déposées ; 7° Le cas échéant, l'indication du recours à des prestataires externes, les contrats conclus avec eux et, pour ceux exerçant eux-mêmes une activité de conservation, leur propre agrément ; 8° Le cas échéant, la description des moyens mis en œuvre pour procéder aux destructions des archives désignées par le déposant en distinguant ceux utilisés pour les archives sur support papier et ceux appliqués aux supports numériques ; 9° La description des procédures et des applications informatiques utilisées pour la gestion des archives ainsi que des dispositifs assurant la traçabilité de l'ensemble des opérations ayant trait à cette gestion ; 10° Les procédures de restitution des archives au déposant ou de versement dans un dépôt d'archives à l'expiration ou à la cessation du contrat ; 11° Un document présentant les comptes prévisionnels de l'activité consacrée aux prestations de conservation ainsi que, dans le cas d'une demande de renouvellement, les comptes de résultat et bilans liés à cette activité depuis le dernier agrément.

Lorsque l'agrément prévu à l'article R. 212-23 est demandé en vue de conserver des archives sur support papier, le demandeur fournit en outre les éléments relatifs à : 1° La description des terrains et des bâtiments affectés à la conservation des archives publiques, accompagnée des plans détaillant les installations techniques : emplacement, caractéristiques et superficie du terrain, caractéristiques de l'environnement, dispositifs anti-intrusion ; capacité et surface de chaque local ; accès, contrôles d'accès et dispositifs visant à interdire l'accès à toute personne non autorisée ; dispositifs de protection et de lutte anti-incendie, de protection contre le vol et l'effraction, de protection contre les dégâts des eaux ; description de l'environnement climatique (température et humidité relative, ventilation et brassage de l'air, dispositifs de contrôle, dispositifs de filtrage de l'air) ; dispositifs de chauffage et de climatisation ; dispositifs de protection contre la lumière et la poussière ; description des appareils et mobiliers de stockage, notamment de la structure des mobiliers et des charges au sol des planchers ; 2° Le métrage linéaire des archives sur support papier qu'il conserve à la date de la demande ; 3° Les procédures de communication matérielle.

Lorsque l'agrément prévu à l'article R. 212-23 est demandé en vue de conserver des archives sur support numérique, le demandeur fournit en outre les éléments relatifs à : 1° La description des lieux dans lesquels sont réalisés les traitements : caractéristiques techniques, type d'alimentation électrique, groupe électrogène, onduleurs, protection contre le feu, l'eau, la poussière, l'électromagnétisme, environnement climatique, type de planchers et de faux-plafonds, charges au sol des planchers ; 2° La description de la typologie et de la topographie du réseau ainsi que le descriptif des équipements de connexion et de sécurité ; 3° La description des infrastructures logicielles et matérielles mises en œuvre et la documentation afférente à celles-ci ; 4° Les fonctionnalités assurées par le système ; 5° Les procédures visant à assurer, au moment du transfert des archives, la réception sécurisée et l'intégrité de celles-ci, leur prise en compte dans la plate-forme de stockage sécurisé et le suivi de cette prise en charge ; 6° Les conditions de mise en œuvre d'une alerte concernant les formats d'encodage des données destinée à avertir le déposant en cas d'obsolescence de ce format, et, éventuellement, les procédures visant à réaliser, avec son autorisation et sous son contrôle, des migrations de formats des données, si ces derniers ne permettent plus d'assurer la lisibilité des informations, ainsi qu'à assurer la traçabilité de ces migrations ; 7° Les choix des supports de stockage et les moyens mis en œuvre pour assurer la surveillance des supports et leurs éventuelles migrations ; 8° Les dispositifs de redondance, de réplication sur des sites distants ainsi que de sauvegarde mis en œuvre ; 9° Les moyens mis en œuvre pour assurer l'intégrité des archives déposées (systèmes d'empreintes, systèmes d'horodatage) ; 10° Le volume des archives numériques qu'il conserve à la date de la demande ; 11° Les modalités techniques d'accès aux données, en particulier l'interfaçage avec le système d'information du déposant permettant à ce dernier de récupérer des données déposées après recherche documentaire dans son propre système d'information et les dispositifs garantissant l'étanchéité des deux systèmes.

Le ministre chargé de la culture se prononce dans un délai de quatre mois à compter de la demande d'agrément, dont il est accusé réception. Durant ce délai, le service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines peut effectuer, par elle-même ou par toute personne qu'elle désigne à cet effet, un contrôle sur pièces et sur place des éléments fournis par le demandeur. Un silence de quatre mois vaut décision implicite de rejet.

L'agrément prévu à l'article R. 212-23 est accordé pour une durée de cinq ans ; ce délai est ramené à trois ans lorsqu'il est accordé, même pour partie, pour conserver des archives sur support numérique. La personne agréée informe sans délai le ministre chargé de la culture de tout changement affectant les informations mentionnées aux articles R. 212-25 à R. 212-27 et de toute interruption, temporaire ou définitive, de son activité.

La demande de renouvellement de l'agrément est faite au plus tard six mois avant le terme de la période d'agrément, dans les mêmes conditions que celles applicables à la demande initiale. Il est statué sur cette demande de renouvellement selon la même procédure.

Lorsqu'il envisage de procéder au retrait d'un agrément en application du II de l'article L. 212-4, le ministre chargé de la culture en communique les motifs à la personne agréée, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, l'appelle à formuler dans les deux mois ses observations, écrites ou, à sa demande, orales, et mentionne la faculté qui lui est offerte de se faire assister ou représenter par le conseil de son choix. En cas de divulgation non autorisée d'archives ou de manquements graves du dépositaire à ses obligations mettant notamment en cause la confidentialité, l'intégrité, la sécurité et la pérennité des archives déposées, le ministre chargé de la culture peut, à titre conservatoire, dans l'attente qu'il soit statué définitivement sur le projet de retrait d'agrément, prononcer la suspension de l'agrément en tant qu'il sert de fondement à de nouveaux dépôts. La décision de retrait de l'agrément est notifiée à la personne agréée intéressée, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Elle est motivée et mentionne les voies et délais de recours. Elle met fin de plein droit à la conservation des archives déposées et entraîne leur restitution aux déposants. Les frais de restitution des archives déposées sont à la charge du dépositaire. Les décisions de retrait et de suspension de l'agrément sont publiées au Journal officiel de la République française.