Les ministres adressent leurs propositions au grand chancelier trois fois par an : les 1er janvier, 1er avril et 1er octobre.

Le Premier ministre, auquel il est rendu compte de ces propositions par chaque ministre, adresse directement au grand chancelier les avis et observations qu'elles appellent éventuellement de sa part.

Toute proposition est accompagnée d'une notice exposant les motifs qui la justifient et les résultats de l'enquête faite sur l'honorabilité et la moralité du candidat, ainsi que d'un document d'état civil en ce qui concerne les propositions pour le grade de chevalier.

La notice fournie doit être conforme au modèle annexé au présent code et être accompagnée, le cas échéant, de l'avis des différents ministres dont a relevé le candidat ou du ministre des affaires étrangères si l'intéressé a résidé à l'étranger.

Toute proposition concernant une personne n'appartenant pas à la fonction publique ou à l'armée active est, au surplus, accompagnée d'un bulletin n° 2 du casier judiciaire datant de moins de deux mois.

Pour donner lieu aux dispenses d'ancienneté mentionnées aux articles R. 25 et R. 27, les actions d'éclat, blessures ou services exceptionnels doivent être dûment constatés. En conséquence, les propositions de l'espèce doivent préciser de façon détaillée les faits invoqués.

Ces propositions sont communiquées par le grand chancelier au conseil de l'ordre qui vérifie si les nominations ou promotions sont faites en conformité des lois, décrets et règlements en vigueur et se prononce sur la recevabilité des propositions en les appréciant d'après les critères fixés au chapitre Ier du présent titre et en conformité des principes fondamentaux de l'ordre.

Le grand chancelier prend les ordres du grand maître à qui il soumet les propositions des ministres et les siennes propres, accompagnées de la déclaration de conformité émise par le conseil de l'ordre, ainsi que de l'avis et des observations éventuelles du Premier ministre. Il fait ensuite préparer les projets de décrets.

Les décrets portant nomination ou promotion dans la Légion d'honneur mentionnent la déclaration rendue par le conseil de l'ordre à la suite de la vérification prévue à l'article R. 31 et comportent pour chaque nomination ou promotion l'exposé sommaire des services qui l'ont motivée.

En ce qui concerne les nominations ou promotions prévues à l'article R. 30, ils mentionnent l'avis du conseil de l'ordre et précisent explicitement le détail des services récompensés.

Tous les décrets sont contresignés par le Premier ministre et, le cas échéant, par le ministre compétent, visés pour leur exécution par le grand chancelier et insérés sous peine de nullité au Journal officiel avec la mention pour chaque promotion de la date de la réception dans la dignité ou le grade précédent.

Lorsqu'ils concernent les nominations directes, les nominations et promotions à titre exceptionnel, les promotions au grade de commandeur et aux dignités de grand officier et de grand'croix, ces décrets sont pris en conseil des ministres.

Le grand chancelier, après chaque nomination ou promotion, adresse des lettres d'avis à toutes les personnes nommées ou promues.

Ces lettres d'avis leur prescrivent de s'acquitter des droits de chancellerie en vue de l'établissement de leur brevet et de demander l'autorisation de se faire recevoir.