Les ministres adressent leurs propositions au grand chancelier trois fois par an : les 1er janvier, 1er avril et 1er octobre.

Le Premier ministre, auquel il est rendu compte de ces propositions par chaque ministre, adresse directement au grand chancelier les avis et observations qu'elles appellent éventuellement de sa part.

Toute proposition est accompagnée d'une notice exposant les motifs qui la justifient et les résultats de l'enquête faite sur l'honorabilité et la moralité du candidat, ainsi que d'un document d'état civil en ce qui concerne les propositions pour le grade de chevalier.

La notice fournie doit être conforme au modèle annexé au présent code et être accompagnée, le cas échéant, de l'avis des différents ministres dont a relevé le candidat ou du ministre des affaires étrangères si l'intéressé a résidé à l'étranger.

Toute proposition concernant une personne n'appartenant pas à la fonction publique ou à l'armée active est, au surplus, accompagnée d'un bulletin n° 2 du casier judiciaire datant de moins de deux mois.

Pour donner lieu aux dispenses d'ancienneté mentionnées aux articles R. 25 et R. 27, les actions d'éclat, blessures ou services exceptionnels doivent être dûment constatés. En conséquence, les propositions de l'espèce doivent préciser de façon détaillée les faits invoqués.

Ces propositions sont communiquées par le grand chancelier au conseil de l'ordre qui vérifie si les nominations ou promotions sont faites en conformité des lois, décrets et règlements en vigueur et se prononce sur la recevabilité des propositions en les appréciant d'après les critères fixés au chapitre Ier du présent titre et en conformité des principes fondamentaux de l'ordre.

Le grand chancelier prend les ordres du grand maître à qui il soumet les propositions des ministres et les siennes propres, accompagnées de la déclaration de conformité émise par le conseil de l'ordre, ainsi que de l'avis et des observations éventuelles du Premier ministre. Il fait ensuite préparer les projets de décrets.