Le secrétariat de la commission départementale d'aménagement commercial est assuré par les services de la préfecture, qui examinent la recevabilité des demandes.

Pour les projets d'aménagement commercial, l'instruction des demandes est effectuée conjointement par les services territorialement compétents chargés du commerce ainsi que ceux chargés de l'urbanisme et de l'environnement.

Le directeur des services chargés de l'urbanisme et de l'environnement, qui peut se faire représenter, rapporte les dossiers.

Pour les projets d'aménagement cinématographique, l'instruction des demandes est effectuée par la direction régionale des affaires culturelles. Le directeur régional des affaires culturelles, qui peut se faire représenter, rapporte les dossiers.

Dans le délai d'un mois à compter de la date d'enregistrement d'une demande d'autorisation, les membres de la commission départementale d'aménagement commercial reçoivent, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, communication de cette demande accompagnée :

1° De l'arrêté préfectoral fixant la composition de la commission ;

2° De la lettre d'enregistrement de la demande prévue à l'article R. 752-13 ;

3° Du formulaire prévu à l'article R. 751-7R. 751-7.

Sur leur demande, les membres de la commission peuvent recevoir l'ensemble de ces documents par voie électronique.

Cinq jours au moins avant la réunion, les membres titulaires de la commission départementale d'aménagement commercial reçoivent, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, communication de l'ordre du jour, accompagné des rapports d'instruction élaborés par les services visés aux deuxième et quatrième alinéas de l'article R. 752-16.

La communication de ces documents aux élus locaux appelés à siéger à la commission départementale d'aménagement commercial vaut transmission à leurs représentants.

Lorsqu'une nouvelle demande est présentée, en application de l'article L. 752-15, à la suite de modifications substantielles du projet ou d'un changement d'enseigne, les renseignements fournis à l'appui de cette demande décrivent les modifications envisagées et leurs conséquences sur les éléments d'information contenus dans la demande initiale.

La commission entend le demandeur à sa requête.

Elle peut entendre toute personne dont l'avis présente un intérêt pour la commission.

Toute autre personne souhaitant être entendue par la commission peut en faire la demande. Cette demande, formulée par écrit et notifiée au secrétariat de la commission au moins cinq jours avant la réunion de celle-ci, doit comporter les éléments justifiant, d'une part, de l'intérêt de la personne concernée à être entendue et, d'autre part, des motifs qui justifient son audition.

La commission départementale d'aménagement commercial ne peut délibérer que si au moins cinq de ses membres sont présents. Si ce quorum n'est pas atteint, il est procédé, sur le même ordre du jour, à une nouvelle convocation de la commission. Celle-ci ne peut valablement délibérer, à l'expiration d'un délai de trois jours après cette convocation, que si au moins quatre de ses membres sont présents.

Lorsqu'elle statue sur un projet dont la zone de chalandise ou la zone d'influence cinématographique dépasse les limites du département, la commission ne peut délibérer que si au moins la majorité de ses membres sont présents. Si ce quorum n'est pas atteint, il est procédé, sur le même ordre du jour, à une nouvelle convocation de la commission. Celle-ci ne peut valablement délibérer, à l'expiration d'un délai de cinq jours après cette convocation, qu'en présence, au moins, de quatre membres du département d'implantation et d'un tiers des membres de la commission.

Les membres de la commission gardent le secret tant sur les délibérations que sur les documents dont ils ont eu connaissance à l'occasion de leurs fonctions.

Un exemplaire du procès-verbal de la réunion de la commission est adressé par courrier simple dans le délai d'un mois à chaque membre de la commission ainsi qu'aux services de l'Etat, auteurs du rapport d'instruction du projet et, pour les projets d'aménagement cinématographique, au médiateur du cinéma.

La commission se prononce par un vote à bulletins nominatifs. Sa décision motivée, signée par le président, indique le sens du vote émis par chacun des membres.

Lorsqu'elle concerne l'aménagement commercial, la décision décrit le projet autorisé et mentionne la surface de vente totale autorisée et, le cas échéant, la surface de vente et le secteur d'activité de chacun des magasins de plus de 1 000 mètres carrés ainsi que la ou les enseignes désignées.

Lorsqu'elle concerne l'aménagement cinématographique, la décision décrit le projet autorisé et mentionne le nombre de places autorisées.

La décision de la commission est :

1° Notifiée au demandeur dans le délai de dix jours à compter de la date de la réunion de la commission soit par la voie administrative contre décharge, soit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, soit par courrier électronique dans les conditions prévues au quatrième alinéa du présent article.

Lorsque les courriers sont adressés au demandeur par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, l'intéressé est réputé en avoir reçu notification à la date de présentation du courrier.

Lorsque la demande précise que le demandeur accepte de recevoir à une adresse électronique les réponses de l'autorité compétente, les notifications peuvent lui être adressées par courrier électronique. Dans ce cas, le demandeur est réputé avoir reçu ces notifications à la date à laquelle il les consulte à l'aide de la procédure électronique. Un accusé de réception électronique est adressé à l'autorité compétente au moment de la consultation du document.A défaut de consultation à l'issue d'un délai de trois jours après leur envoi, le demandeur est réputé avoir reçu ces notifications.

2° Affichée, à l'initiative du préfet, pendant un mois à la porte de la mairie de la commune d'implantation. En cas d'autorisation tacite, une attestation du préfet est affichée dans les mêmes conditions.

L'exécution de la formalité prévue au 2° fait l'objet d'une mention au recueil des actes administratifs de la préfecture.

Lorsqu'elle concerne l'aménagement cinématographique, la décision de la commission, ou le cas échéant l'attestation mentionnée au 2°, est notifiée par le préfet au médiateur du cinéma dans le délai de dix jours.