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Les articles ci-après s'appliquent aux organismes de sécurité sociale suivants : caisses primaires d'assurance maladie, caisses d'assurance retraite et de la santé au travail, caisses d'allocations familiales, caisse régionale d'assurance vieillesse des travailleurs salariés de Strasbourg, unions de recouvrement, centres de traitement informatique intercaisses, unions et fédérations de caisses, union des caisses nationales de sécurité sociale, caisses générales de sécurité sociale.

Les opérations financières et comptables des organismes visés à l'article D. 253-1 qui résultent des missions qui leur ont été confiées par les dispositions législatives et réglementaires concernent les recettes, les dépenses, la trésorerie et le patrimoine. Elles sont assurées par un directeur et un agent comptable [*autorités compétentes*].

Le directeur est nommé et agréé conformément aux articles R. 121-1 (5°) et R. 122-1.

Le directeur exerce les fonctions d'ordonnateur. A ce titre, conformément aux dispositions de l'article R. 122-3, il engage et liquide les dépenses, constate ou liquide les créances de l'organisme sous le contrôle du conseil d'administration. Il a seul qualité pour émettre les ordres de recettes et de dépenses. Il est seul chargé des poursuites à l'encontre des débiteurs de l'organisme [*compétences*].

Le directeur et le directeur adjoint et leurs conjoint, concubin ou personne avec laquelle ils ont conclu un pacte civil de solidarité ne peuvent assumer les fonctions d'agent comptable ou de délégué de l'agent comptable.

Sauf autorisation du responsable du service visé à l'article R. 155-1, les délégués du directeur ou leurs conjoint, concubin ou personne avec laquelle ils ont conclu un pacte civil de solidarité ne peuvent assumer les fonctions d'agent comptable ou de délégués de l'agent comptable.

Le directeur peut, conformément aux dispositions de l'article R. 122-3, déléguer, sous sa responsabilité, une partie de ses pouvoirs à certains agents de l'organisme.

Il peut déléguer, à titre permanent, sa signature au directeur adjoint de la caisse ou à un ou plusieurs agents de l'organisme.

Cette délégation doit préciser, pour chaque délégué, la nature des opérations qu'il peut effectuer et leur montant maximum s'il y a lieu.

L'agent comptable est dépositaire d'un exemplaire certifié des signatures du directeur et de ses délégués.

Conformément aux dispositions de l'article R. 122-3, en cas de vacance d'emploi, d'absence momentanée ou d'empêchement du directeur, ses fonctions sont exercées par le directeur adjoint. Si la vacance est définitive, le conseil d'administration procède à la nomination dans les six mois au plus tard [*délai*].

En cas d'absence ou d'empêchement du directeur ou du directeur adjoint ou, à défaut de directeur adjoint, les fonctions de directeur sont exercées par un agent de l'organisme désigné à cet effet dans les conditions prévues au 7° de l'article R. 121-1.

L'agent comptable est nommé et agréé conformément aux articles R. 121-1 (5°) et R. 122-1.

L'agent comptable ne peut exercer ses fonctions sans avoir été installé par le responsable du service mentionné à l'article R. 155-1 ou son représentant et par le trésorier-payeur général ou son représentant, en présence du directeur de l'organisme.

Au préalable, il doit fournir en garantie de sa gestion un cautionnement dont le montant est fixé par un arrêté conjoint du ministre délégué au budget et du ministre chargé de la sécurité sociale.

Simultanément à l'installation de l'agent comptable entrant, il est procédé à la remise de service de l'agent comptable sortant.

L'installation de l'agent comptable et la remise de service de l'agent comptable sortant donnent lieu à l'établissement d'un procès-verbal dressé contradictoirement.

L'agent comptable entrant dispose d'un délai de six mois, renouvelable une fois, pour formuler des réserves écrites, motivées de façon précise sur la gestion de son prédécesseur ; il adresse ses réserves aux autorités ayant procédé à son installation et à sa remise de service.

Après avoir été installé, l'agent comptable doit, sous sa responsabilité, se faire suppléer, pour tout ou partie de ses attributions, par un ou plusieurs fondés de pouvoir agréés par le conseil d'administration, munis d'une procuration régulière. Ces procurations doivent être transmises pour information au directeur.

L'agent comptable peut également charger :

1° Des agents de l'organisme de l'exécution de certaines opérations, et notamment des vérifications.

Les délégations données aux agents de l'organisme doivent préciser, pour chaque délégué, la nature des opérations qu'il peut effectuer et leur montant maximum.

2° Un centre agréé par arrêté du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale des opérations d'encaissement de certains moyens de paiement.

Les délégations données aux responsables des centres agréés font l'objet d'une convention établie entre l'agent comptable et les centres, approuvée par le directeur de l'organisme de sécurité sociale. Une convention type définie par le ministre chargé de la sécurité sociale et le ministre chargé du budget précise les conditions dans lesquelles la délégation s'exécute.

Les fondés de pouvoir et les responsables des centres agréés ayant reçu délégation de l'agent comptable sont astreints à la constitution d'un cautionnement dont le montant est fixé par un arrêté conjoint du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale.

En cas de vacance d'emploi, d'absence momentanée ou d'empêchement de l'agent comptable, ses fonctions, limitées à trois mois, sont exercées par le fondé de pouvoir conformément à l'article R. 122-4.

L'installation de l'agent comptable intérimaire s'effectue dans les conditions de l'article D. 253-12. La durée de ses fonctions est limitée à six mois renouvelable par délibération du conseil d'administration.

Les opérations de recettes et de dépenses donnent lieu à l'établissement d'ordres de recette et d'ordres de dépense.

Des régies de recettes et de dépenses peuvent être créées auprès des organismes de sécurité sociale visés à l'article D. 253-1 suivant les modalités fixées par une instruction particulière du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale.

Le directeur est chargé [*attributions*] du recouvrement des cotisations et majorations de retard conformément aux dispositions des articles L. 243-1 et R. 243-1 à R. 243-21. Il est seul chargé de la liquidation et du recouvrement contentieux des créances autres que les cotisations. Sauf en matière de cotisation, l'agent comptable est chargé du recouvrement amiable des créances.

Les ordres de recette individuels ou collectifs, établis et signés par le directeur, sont transmis, accompagnés, s'il y a lieu, des pièces justificatives, à l'agent comptable, qui les prend en charge, les date et les signe après vérification.

Les contrôles pourront être sélectifs suivant la nature de la recette.

Il est fait recette du montant intégral des produits sans contraction entre les recettes et les dépenses.

Les ordres de recette sont conservés par l'agent comptable.

Les frais et accessoires se rattachent au même exercice que la dépense principale.

L'agent comptable peut payer sans ordonnancement préalable certaines catégories de dépenses, dont la liste est dressée par le ministre chargé de la sécurité sociale et le ministre chargé du budget, sous réserve que les crédits soient disponibles.

L'ensemble des fonds, valeurs, deniers et tout document justificatif des opérations financières et comptables d'un organisme est détenu en un même lieu et forme une unité de caisse.

Un compte spécial d'exécution est ouvert d'office au nom de chaque organisme auprès des comptables du Trésor, préposés de la Caisse des dépôts et consignations.

Les comptes externes de disponibilités sur lesquels les fonds de l'organisme peuvent être déposés sont :

1° Les comptes externes de disponibilités ouverts auprès de la Caisse des dépôts et consignations ou de ses préposés ;

2° Les comptes de fonds particuliers tenus par les comptables du Trésor ;

3° Les comptes de dépôts tenus par la Banque de France ou par les établissements agréés.

Les organismes de recouvrement disposent de comptes spéciaux d'encaissement qui ne peuvent servir qu'aux opérations d'encaissement de cotisations.

Les frais afférents au fonctionnement des comptes externes de disponibilités et des comptes spéciaux d'encaissement peuvent être débités d'office ; les frais relatifs aux comptes spéciaux d'encaissement ne peuvent être débités que sur les comptes externes de disponibilités.

Les frais de versement de cotisations sont à la charge de la partie versante.

Les comptes de l'article D. 253-30 sont ouverts sur demande de l'agent comptable après avis du directeur de l'organisme. Le trésorier-payeur général du département est informé de l'ouverture de ces comptes.

L'agent comptable doit procéder régulièrement au rapprochement de ses écritures et de celles des établissements teneurs des comptes externes de disponibilités. Les réajustements et rectifications sont effectués sous le contrôle du conseil d'administration.

L'agent comptable qui fait ouvrir un compte externe de disponibilité auprès d'un établissement non agréé commet une faute professionnelle, passible de sanction disciplinaire.

Sont considérés comme opérations de trésorerie tous les mouvements de numéraire, valeurs mobilisables, comptes de dépôts et comptes courants.

Les opérations de trésorerie sont effectuées par les agents comptables des organismes de sécurité sociale soit spontanément, soit à la demande du directeur de l'organisme, des représentants qualifiés de l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale ou des autorités de tutelle, selon les modalités prévues par les textes relatifs à l'organisation financière et comptable des organismes de sécurité sociale.

Dans les conditions fixées aux articles ci-après, l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale [*attributions*] :

1° Organise les circuits d'encaissement des cotisations et contributions affectées aux caisses nationales de l'assurance maladie, des allocations familiales et d'assurance vieillesse ;

2° Reçoit des organismes chargés du recouvrement le produit desdites cotisations et les contributions résultant des dispositions législatives et réglementaires en vigueur ;

3° Assure la trésorerie des organismes de sécurité sociale, selon les échéanciers que ceux-ci lui adressent ;

4° Procède au règlement, sur instructions des caisses nationales, des créances et dettes nées entre les organismes de sécurité sociale du régime général ainsi qu'au règlement des créances et dettes réciproques de ces organismes et des organismes relevant d'autres régimes de sécurité sociale ;

5° Notifie aux trois caisses nationales le montant des recettes et des dépenses correspondant aux gestions dont elles ont la charge.

Il est ouvert un compte unique de disponibilités courantes à la Caisse des dépôts et consignations au nom de l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale.

Les subdivisions de ce compte ouvertes au siège et chez les préposés de la Caisse des dépôts et consignations ne peuvent être débitrices.

Le compte unique de disponibilités courantes enregistre, en recettes :

1° Chaque jour, le versement de cotisations encaissées en numéraire ou par l'intermédiaire des comptes spéciaux ouverts conformément à l'article D. 253-30 ;

2° Les versements des cotisations obligatoirement centralisées par les comptables supérieurs du Trésor ;

3° Le montant des contributions résultant des dispositions législatives et réglementaires en vigueur versé directement sur le compte unique de l'ACOSS ouvert à la Caisse des dépôts et consignations ;

4° Les versements d'éventuels excédents de trésorerie provenant des comptes externes de disponibilités des organismes prévus à l'article D. 253-30.

Il enregistre, en dépenses, par l'intermédiaire des comptes spéciaux d'exécution :

1° Le montant des prestations réglées par les organismes ;

2° Le montant des dépenses ou restitutions dont l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale ou les autorités de tutelle pourront prescrire le règlement par l'intermédiaire exclusif de ce compte ;

3° Dans les limites fixées par l'article D. 253-38 ci-après, les retraits opérés par les organismes de sécurité sociale pour la réalisation des règlements autres que ceux désignés aux 1° et 2° du présent alinéa.

Les dépenses des organismes de sécurité sociale, et notamment les retraits opérés sur le compte de disponibilités courantes mentionné à l'article D. 253-37, interviennent dans la limite d'un échéancier des besoins établi par chaque organisme payeur et approuvé par l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale dans les conditions fixées par le ministre chargé de la sécurité sociale ;

L'échéancier est déterminé en fonction du calendrier des sommes dues par les organismes payeurs et de leurs recettes diverses prévisibles au cours de la période considérée.

La périodicité et le mode de présentation des échéanciers sont fixés par instruction de l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale.

L'agent comptable doit veiller à ce que les comptes externes de disponibilités soient régulièrement approvisionnés en fonction des décaissements effectifs attendus.

La Caisse des dépôts et consignations et ses préposés transmettent chaque jour à l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale la situation des opérations effectuées sur les comptes prévus à l'article D. 253-37.

L'Agence centrale des organismes de sécurité sociale peut également ouvrir des comptes externes de disponibilités auprès de la Banque de France.

Pour l'exercice de sa mission, l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale donne les instructions nécessaires aux organismes de recouvrement. Elle peut effectuer à cet effet des contrôles sur pièces et sur place.

La liste des pièces justificatives des opérations techniques et budgétaires de recettes et de dépenses est dressée dans une instruction arrêtée par le ministre chargé de la sécurité sociale et le ministre chargé du budget.

Pour les gestions techniques, le délai de conservation des pièces justificatives papier est le suivant :

- six mois après le délai de prescription visé par l'article L. 244-3 pour l'encaissement des cotisations et majorations de retard ;

- six mois après le délai de prescription pour les prestations visées aux articles L. 332-1 et L. 361-1. Pour les prestations accordées au titre des accidents du travail, le délai de conservation est fixé à six mois après le délai de prescription visé à l'article L. 431-2 sous réserve des dispositions relatives à la conservation de certaines pièces du dossier du bénéficiaire qui seront précisées dans une instruction particulière ;

- six mois après le délai de prescription pour les prestations familiales visées à l'article L. 553-1 et les prestations gérées pour le compte de tiers ;

- cinq ans après le décès du titulaire ou de son conjoint pour les prestations d'assurance vieillesse et invalidité.

Une instruction particulière précisera les modalités de conservation des pièces originales ainsi que la nature des supports à utiliser et notamment les microformes et l'archivage électronique, compte tenu de la nature des documents à archiver.

Les titres de propriété ne peuvent être détruits.

Les délais ci-dessus visés sont prolongés lorsque les droits et obligations constatés sur les pièces justificatives sont susceptibles de faire l'objet d'une révision ou font partie d'un dossier litigieux.

La comptabilité des organismes de sécurité sociale a pour fonction :

1° De faire apparaître la situation patrimoniale de l'organisme, active et passive ;

2° De déterminer les résultats globaux de l'exercice ;

3° De dégager les résultats en fin d'exercice et de les comparer aux prévisions ;

4° De dégager éventuellement les résultats analytiques d'exploitation.

Elle retrace les opérations des gestions budgétaires, les opérations des gestions techniques, les opérations de trésorerie, les opérations faites avec les tiers ou pour le compte de tiers, les mouvements du patrimoine des organismes.

La comptabilité générale est tenue selon le principe de la partie double. L'exercice comptable s'étend, sauf dérogation, du 1er janvier au 31 décembre.

Le plan comptable des organismes de sécurité sociale constitue un plan particulier du plan comptable général ; il est établi par arrêté conjoint du ministre chargé de la sécurité sociale et du ministre chargé du budget.

Une instruction conjointe du ministre chargé de la sécurité sociale et du ministre chargé du budget détermine :

1° La codification des différentes gestions prévues par les articles R. 251-1, R. 251-2, R. 251-14, R. 251-24 et R. 251-32, la gestion du recouvrement des cotisations et des majorations de retard, la gestion des établissements et des oeuvres ;

2° Le cadre comptable fixant les règles générales de classement et la nomenclature des comptes à ouvrir ;

3° Les modalités de fonctionnement des comptes avec leur terminologie explicative;

4° Les normes régissant la présentation et l'établissement des comptes et des documents de synthèse ;

5° La tenue de la comptabilité matière prévue à l'article D. 253-53 ;

6° Les liaisons financières et comptables qui s'établissent entre l'organisme compétent et les organismes de l'article D. 253-1.

L'agent comptable tient [*attributions*] :

1° La comptabilité générale ;

2° Eventuellement, la comptabilité des dépenses engagées ;

3° La comptabilité auxiliaire des comptes cotisants ;

4° La comptabilité analytique d'exploitation s'il en existe une ;

5° La comptabilité de programme en tant que de besoin.

Il peut être chargé de la tenue de la comptabilité matière. Dans le cas où il n'est pas chargé de la comptabilité matière, il doit s'assurer au moins une fois par an de la concordance entre les écritures de comptabilité matière et l'inventaire annuel des stocks.

L'agent comptable tient sa comptabilité à la disposition du directeur et lui fournit, sur demande, tout renseignement.

Il doit être en mesure de justifier à tout instant que sa comptabilité est équilibrée.

Les comptes annuels comprennent :

Le bilan ;

Le compte de résultat de l'exercice ;

L'annexe.

Conformément aux dispositions de l'article R. 114-6-1, les comptes mentionnés à l'article R. 122-4R. 122-4 sont établis par l'agent comptable et arrêtés par le directeur. Ils sont ensuite présentés par le directeur et l'agent comptable au conseil d'administration ou à l'instance ou commission délibérative compétente qui les approuve sauf vote contraire à la majorité des deux tiers des membres.

L'agent comptable est, en outre, soumis aux vérifications prévues par les lois et règlements en vigueur.

L'agent comptable qui refuse à un vérificateur dûment habilité de présenter sa comptabilité ou d'établir l'inventaire des fonds et valeurs est immédiatement suspendu dans les conditions prévues par l'article R. 123-52.

La même mesure est prise contre lui s'il est constaté une irrégularité de nature telle que sa probité puisse être mise en doute.

Les fonctionnaires habilités par le ministre chargé de la sécurité sociale et le ministre chargé du budget pour exercer le contrôle prévu aux articles L. 281-1 et R. 153-9 ont libre accès dans tous les services et établissements relevant des organismes de sécurité sociale. Ils doivent, lors de leurs opérations sur place et au moment même d'y procéder, en donner avis au directeur de l'organisme contrôlé ou à son représentant local.

Les organismes de sécurité sociale sont tenus de prêter leur concours à ces fonctionnaires lors de leurs missions, enquêtes ou vérifications, de fournir tous renseignements et de communiquer toutes délibérations et décisions, tous contrats, conventions et marchés, tous documents, registres, livres, justifications de recettes ou de dépenses ; ils devront présenter leur caisse, leur portefeuille, leurs valeurs de toute nature, leurs titres de propriété ou de créances.

Le droit de communication comporte le droit d'obtenir copie.

Dernière mise à jour : 4/02/2012