Les dossiers sont d'abord examinés par un comité départemental composé de douze membres :
Le préfet ou son représentant, président ;
Trois conseillers généraux désignés par l'assemblée départementale ;
Trois maires désignés par le préfet ;
Cinq représentants des fédérations ou associations déclarées des prisonniers civils, otages ou déportés de guerre.