RÈGLES PROFESSIONNELLES PRÉVUES PAR L'ARTICLE 54-1-II DU DÉCRET DU 27 DÉCEMBRE 1985 MODIFIÉE

DES RÈGLES DE LA COMPTABILITÉ SPÉCIALE DES ADMINISTRATEURS JUDICIAIRES ET DES MANDATAIRES JUDICIAIRES À LA LIQUIDATION DES ENTREPRISES

I. ― Définition des livres comptables

Aux termes des articles 59 et 60 du décret n° 85-1389 du 27 décembre 1985, la comptabilité spéciale des administrateurs judiciaires et des mandataires judiciaires à la liquidation des entreprises comprend les éléments suivants :

― un répertoire centralisateur des mandats reçus ;

― un livre-journal ;

― des journaux auxiliaires ;

― un grand livre ;

― des grands livres auxiliaires des comptes individuels ouverts pour chaque mandat ;

― un recueil des états périodiques ;

― des reçus pour les versements d'espèces.

La comptabilité spéciale doit permettre l'établissement des états trimestriels visés à l'article 63 du décret.

Une période comptable correspond à un trimestre civil.

1. 1. Le répertoire des mandats.

Le répertoire général enregistre et centralise tous les mandats et missions reçus, amiables ou judiciaires.

Les mandats et missions reçus doivent être inscrits par ordre chronologique de nomination.

A partir du répertoire général, des sous-répertoires par type de mandat ou par juridiction peuvent être établis.

Les mandats ou missions reçus avant l'entrée en vigueur du décret n° 98-1232 du 29 décembre 1998 peuvent également faire l'objet d'un ou plusieurs sous-répertoires spécifiques.

Il doit y avoir continuité dans la numérotation du répertoire général, quels que soient le mandat ou la mission reçus.

Le répertoire enregistre sous un numéro distinct chaque nouveau mandat ou mission, même si la même personne ou le même patrimoine faisaient l'objet d'un autre mandat ou mission précédemment mentionné.

Afférentes à un même dossier, deux missions, successives ou concomitantes, sont considérées comme distinctes, chacune devant recevoir un numéro d'ordre propre au répertoire général, dès lors qu'elles doivent faire l'objet de redditions de comptes séparées.

Toute reddition définitive de comptes au titre d'un mandat ou d'une mission donné entraîne l'obligation de mentionner la fin du mandat ou de la mission sur le répertoire.

1. 2. Le livre-journal.

Un journal est un état où figurent toutes les opérations comptables dans un ordre chronologique.

Le livre-journal retranscrit ou centralise les écritures des journaux auxiliaires. La récapitulation au livre-journal comprend les masses et non les soldes. La centralisation ne peut être effectuée qu'à la condition de conserver tous documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour.

Les opérations des journaux auxiliaires sont retranscrites ou centralisées au moins une fois par mois sur le livre-journal.

Les écritures de centralisation doivent mentionner :

― la période mensuelle concernée ;

― la référence des journaux d'origine ;

― les totaux de la période, en débit, crédit et solde.

1. 3. Les journaux auxiliaires.

Les journaux auxiliaires mentionnent l'ensemble des opérations comptables des mandats ou missions, opération par opération, et par ordre chronologique.

Un journal auxiliaire est ouvert par compte de banque utilisé.

Un journal auxiliaire d'opérations diverses peut être ouvert pour les virements de compte à compte ou les opérations de régularisation.

Un état des effets, titres et valeurs doit être tenu.

Un journal de caisse est ouvert pour toutes les opérations en espèces.

Les journaux auxiliaires doivent être édités régulièrement, et au moins une fois par mois.

Les totaux des journaux auxiliaires doivent être reportés sur le livre-journal au moins une fois par mois.

1. 4. Le grand livre.

Le grand livre est utilisé pour le suivi des comptes de chaque mandat ou mission et retrace les mouvements des comptes individuels.

Le professionnel ouvre un compte individuel pour chaque mandat ou mission donnant lieu à mouvement de fonds.

Le grand livre comprend l'ensemble des comptes individuels.

Il sert de base à l'établissement des états trimestriels.

Le grand livre peut être divisé en plusieurs grands livres auxiliaires, en regard de la tenue des sous-répertoires.

Le livre-journal et le grand livre classent un même ensemble d'écritures dans un ordre propre à chacun d'eux.

Chaque écriture portée au livre-journal ou dans les journaux auxiliaires figure également dans les comptes individuels.

Il y a égalité entre les totaux en mouvement et en solde du livre-journal et les totaux du grand livre.

1. 5. Les grands livres auxiliaires.

Ils sont constitués par les comptes individuels ouverts pour chaque mandat ou mission.

A chaque sous-répertoire est associé un grand livre auxiliaire.

L'ensemble des grands livres auxiliaires constitue le grand livre.

Chaque mois les opérations des grands livres auxiliaires sont centralisées sur le grand livre.

Les dispositions concernant les écritures portées sur les grands livres auxiliaires sont les mêmes que celles applicables pour le livre-journal ou les journaux auxiliaires.

Un compte individuel ne peut être retiré du grand livre que si son solde est nul et si la reddition des comptes a été déposée au cours du trimestre précédent.

Ce retrait ne peut se faire sans une édition préalable de toutes lesécritures portées sur ce compte.

Tout compte individuel, même archivé, doit pouvoir faire l'objet d'une présentation sur support papier dans les délais de prescription légaux.

Au terme de chaque trimestre, les grands livres auxiliaires doivent être édités avec une totalisation des opérations du trimestre de tous les comptes, en débit et en crédit, tant en cumuls qu'en soldes.

1. 6. Les états périodiques.

1. 6. 1. Les états trimestriels.

Les états trimestriels doivent mentionner, conformément à l'article 63 du décret n° 85-1389 du 27 décembre 1985, pour tous les mandats ou missions n'ayant pas fait l'objet d'une reddition des comptes avant la fin du trimestre précédent :

― le numéro de l'affaire au répertoire ;

― le nom de l'affaire ;

― le nom de la juridiction mandante ou la qualité du mandant ;

― la date de la décision de désignation ;

― la nature du mandat ou de la mission ;

― les mouvements comptables enregistrés pour l'affaire depuis l'origine ;

― les mouvements et le solde par compte ouvert à la Caisse des dépôts et consignations et dans d'autres établissements financiers ;

― l'ensemble des fonds, effets, titres ou valeurs appartenant à autrui ;

― les espèces disponibles aux mains du professionnel ;

― les intérêts produits par un compte global rémunéré au profit de chaque entreprise (art. 68-1 du décret n° 98-1232 du 29 décembre 1998).

Les états trimestriels doivent être conservés pendant dix ans.

Si l'administrateur judiciaire ou le mandataire judiciaire à la liquidation des entreprises tient plusieurs sous-répertoires, il doit fournir un état trimestriel par sous-répertoire, avec un état centralisateur des journaux auxiliaires (Grand Livre arrêté au trimestre).

Le numéro de l'affaire au répertoire devant figurer sur ces états trimestriels correspond au numéro d'ordre du répertoire général.

L'ensemble des états établis au titre de chaque trimestre est constitué par l'ensemble des comptes individuels de tous les mandats en cours et n'ayant pas fait l'objet d'une reddition des comptes avant la fin du trimestre précédent.

Les mouvements comptables enregistrés pour l'affaire depuis l'origine correspondent au cumul de tous les mouvements depuis l'ouverture du dossier. En cas de changement de logiciel, le nouveau programme doit être à même de reprendre au minimum les cumuls, mandat par mandat, et non les soldes, des opérations enregistrées avant le transfert, si ce n'est l'intégralité desdites opérations.

L'ensemble des fonds, effets, titres ou valeurs appartenant à autrui sont les fonds, effets, titres ou valeurs mobilières détenus par le professionnel et non encore comptabilisés sur les journaux de trésorerie.

Les effets, titres ou valeurs sont normalement évalués sur la base de leur valeur d'acquisition. Leur montant par mandat ou mission apparaît sur une ligne spéciale des états trimestriels.

Lorsqu'un administrateur judiciaire ou un mandataire judiciaire à la liquidation des entreprises dépose des fonds à la Caisse des dépôts et consignations sur un compte global rémunéré, il fait apparaître une fois par trimestre et à la fin de sa mission, en comptabilité spéciale et sur les états trimestriels, sous une ligne séparée, et au titre de chaque mandat ou mission, les cumuls des intérêts produits et comptabilisés.

Les intérêts sont affectés à chaque mandat ou mission au prorata des soldes moyens tels qu'ils apparaissent sur la comptabilité spéciale.

Les mouvements comptables d'opérations intervenues postérieurement à une fin de mission sont enregistrés dans un compte spécial de liaison.

Un dossier compte de liaison regroupant les écritures relatives à ces opérations est ouvert à cet effet et figure à l'état trimestriel selon la même disposition que tout autre mandat.

Les émoluments perçus après l'achèvement d'un mandat qui n'est plus mentionné à l'état trimestriel doivent transiter en écritures par le dossier compte de liaison.

1. 6. 2. Les états de contrôle.

Le total des sommes figurant sur les différents états trimestriels établis à une même date doit être récapitulé sur un état de synthèse qui doit faire apparaître le solde global de l'ensemble des mandats en cours.

Ce solde doit correspondre au total des soldes des comptes de trésorerie après rapprochement.

1. 7. Les carnets de reçus pour les remises d'espèces.

Ces reçus doivent être numérotés et datés. Ils doivent comporter les dispositions prévues à l'article 65 du décret n° 85-1389 du 27 décembre 1985.

Les fonds reçus en espèces sont déposés immédiatement en banque.A défaut, un journal de caisse doit être ouvert et tenu au jour le jour. Aucun règlement en espèces ne doit intervenir sans transiter par un organisme financier.

Les écritures retraçant ces opérations mentionnent le numéro des reçus.

II. ― Description du jeu des écritures

DE L'AGRÉMENT DU CONSEIL NATIONAL

1. Sont agréés, pour la tenue de la comptabilité spéciale des administrateurs judiciaires et des mandataires judiciaires à la liquidation des entreprises, les logiciels de traitement automatisés permettant aux professionnels utilisateurs de respecter l'ensemble des obligations légales auxquelles ils sont soumis en matière de comptabilité spéciale et conformes aux dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

Ces logiciels doivent répondre aux prescriptions arrêtées par le Conseil national.

Pour l'élaboration de celles-ci, le Conseil national désigne une commission comprenant :

― les membres de la commission informatique du Conseil national ;

― un expert en informatique choisi sur la liste des experts près la Cour de cassation, avec un suppléant ;

― un commissaire aux comptes choisi sur la liste établie en application du deuxième alinéa de l'article 58 du décret n° 85-1389 du 27 décembre 1985, avec un suppléant, après avis de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes.

Cette commission rédige un cahier des charges soumis à l'approbation du ministre de la justice et arrêté par le Conseil national.

2. La conformité des logiciels de traitement automatisé de la comptabilité spéciale des administrateurs judiciaires et des mandataires judiciaires à la liquidation des entreprises aux dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et au cahier des charges arrêté par le Conseil national est constatée par une attestation délivrée par un collège de deux experts composé :

― d'un expert en informatique ;

― d'un commissaire aux comptes.

Les listes des experts en informatique et des commissaires aux comptes habilités à cet effet sont arrêtées par le Conseil national après, s'agissant des commissaires aux comptes, avis de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes.

Pour être habilité :

― un expert en informatique doit figurer à ce titre sur une liste établie par la Cour de cassation ;

― un commissaire aux comptes doit être inscrit sur la liste prévue à l'article 219 de la loi n° 66-537 du 24 juillet 1966 et figurer sur la liste établie en application du deuxième alinéa de l'article 58 du décret n° 85-1389 du 27 décembre 1985.

Tout commissaire aux comptes ou expert en informatique inscrit sur les listes mentionnées ci-dessus doit être dépourvu de tout lien, de quelque nature que ce soit, avec un concepteur développeur d'un logiciel de traitement automatisé de la comptabilité spéciale des administrateurs judiciaires et mandataires judiciaires à la liquidation des entreprises. Il souscrit à cet effet un engagement sur l'honneur préalablement à son inscription.

3.L'attestation de conformité est délivrée par le collège des deux experts. Elle doit identifier avec précision les références du logiciel, notamment son nom et le numéro de sa version. Lorsque le logiciel comprend des applications extérieures à la tenue de la comptabilité spéciale, l'attestation ne porte que sur le module de traitement automatisé de la comptabilité spéciale.

Une attestation nouvelle est nécessaire préalablement à la mise en service d'une nouvelle version du logiciel ou, si le logiciel comprend des applications extérieures à la tenue de la comptabilité spéciale, d'une nouvelle version du logiciel affectant le module de traitement automatisé de la comptabilité spéciale.

4. Le concepteur développeur d'un logiciel de traitement automatisé de la comptabilité spéciale choisit sur les listes établies en application du paragraphe 2 ci-dessus, un expert en informatique et un commissaire aux comptes qu'il charge de procéder, à ses frais, à l'examen de conformité.

5. Pour l'examen de conformité, les experts disposent d'un droit d'accès, en présence du concepteur développeur sauf dispense expresse de celui-ci, à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements en vue de procéder aux tests qui leur sembleront nécessaires.

6. Le collège d'experts établit un rapport relatant ses diligences et comportant, le cas échéant, une attestation de conformité. Il en adresse un exemplaire au Conseil national.

Le Conseil national s'assure, au vu de ce rapport, du respect des règles de désignation du collège d'experts et de la présence d'une attestation de conformité exempte de réserve et permettant d'identifier avec précision le logiciel concerné.

Le Conseil national délivre alors un récépissé de dépôt de l'attestation de conformité et le transfert au concepteur développeur.

Lors de chaque installation du système de traitement automatisé de tenue de la comptabilité spéciale, le concepteur développeur délivre une copie du récépissé de dépôt de l'attestation de conformité à l'administrateur judiciaire ou au mandataire judiciaire à la liquidation des entreprises concerné qui doit la conserver pour la présenter, le cas échéant, à son commissaire aux comptes ou aux contrôleurs si ceux-ci lui en font la demande.

Toute nouvelle version du logiciel (affectant, si celui-ci comprend plusieurs applications, le module de traitement automatisé de la comptabilité spéciale) qui ne fait pas l'objet une nouvelle attestation de conformité d'un collège d'experts entraîne la caducité du récépissé délivré par le Conseil national.

7. Sous réserve des dispositions transitoires prévues au paragraphe 9 ci-après, l'administrateur judiciaire ou le mandataire judiciaire à la liquidation des entreprises concerné informe par lettre recommandée avec accusé réception le Conseil national dès la mise en service à son étude (ou dans un bureau annexe) d'un logiciel de traitement automatisé de tenue de comptabilité spéciale en indiquant ses références précises ainsi que celles du récépissé de dépôt de l'attestation de conformité.

8. Les présentes dispositions s'appliquent même lorsque la comptabilité spéciale est tenue en tout ou partie par un centre de traitement extérieur à l'étude de l'administrateur judiciaire ou du mandataire judiciaire à la liquidation des entreprises.

9. Les logiciels de traitement automatisé de tenue de comptabilité spéciale en fonctionnement à la date d'entrée en vigueur des présentes dispositions devront être soumis à la procédure prévue ci-dessus et recevoir leur attestation de conformité au plus tard dans un délai de dix-huit mois après l'arrêté de ces règles.