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Toute personne qui se propose d'occuper du personnel, quelle qu'en soit l'importance, dans un établissement commercial ou industriel doit, avant d'occuper ce personnel, en faire la déclaration auprès de l'inspection du travail. Sont également soumis à cette obligation les offices publics et ministériels, les professions libérales, les sociétés civiles, les syndicats professionnels et les associations de quelque nature que ce soit.

Une déclaration préalable doit, en outre, être faite :

1° Si un établissement, ayant cessé d'occuper du personnel pendant six mois au moins, se propose d'en occuper à nouveau ;

2° Si un établissement occupant du personnel change d'exploitant ;

3° Si un établissement occupant du personnel est transféré dans un autre emplacement ou s'il est l'objet d'extension ou de transformation entraînant une modification dans les industries ou commerces exercés.

Les chefs des établissements, autres que les exploitations agricoles ou relevant de la pêche, affichent les heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos.

Dans les établissements définis à l'article L. 620-1 et dans les établissements agricoles où sont occupés des salariés, il est tenu un registre unique du personnel sur lequel doivent figurer, dans l'ordre d'embauchage, les noms et prénoms de tous les salariés occupés dans l'établissement à quelque titre que ce soit. Ces mentions sont portées sur le registre au moment de l'embauchage.

Les indications complémentaires qui doivent être mentionnées sur ce registre soit pour l'ensemble des salariés, soit pour certaines catégories seulement, sont définies par voie réglementaire.

Le registre du personnel est tenu à la disposition des délégués du personnel et des membres du comité d'entreprise et des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l'application du présent code et des agents de la caisse de prévoyance sociale.

Les chefs d'établissement relevant des dispositions du titre III du livre II tiennent un registre sur lequel sont portées ou auquel sont annexées les observations et mises en demeure formulées par l'inspecteur du travail et relatives à des questions d'hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques.

Les registres sont conservés pendant cinq ans.

Le registre est tenu constamment à la disposition des inspecteurs du travail.

Les représentants du personnel et les membres du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail peuvent consulter ce registre.

Les attestations, consignes, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à la charge des employeurs au titre de l'hygiène et de la sécurité du travail sont datés et mentionnent l'identité de la personne ou de l'organisme chargé du contrôle ou de la vérification et celle de la personne qui a effectué le contrôle ou la vérification.

Les inspecteurs et contrôleurs du travail peuvent se faire présenter ces documents au cours de leurs visites.

Sauf dispositions particulières fixées par voie réglementaire, doivent être conservés les documents concernant les vérifications et contrôles des cinq dernières années et, en tout état de cause, ceux des deux derniers contrôles ou vérifications.

Ces documents sont communiqués dans des conditions fixées par voie réglementaire au délégué du personnel et au médecin chargé de la surveillance médicale.

Le représentant de l'Etat à Mayotte peut, pour certains secteurs professionnels ou pour les entreprises dont l'effectif se situe au-dessous d'un seuil qu'il détermine, dispenser les employeurs de tout ou partie des obligations définies aux articles L. 620-1 et L. 620-3, à l'exception de celles relatives aux travailleurs étrangers.

Pour la mise en oeuvre des dispositions du présent code, les effectifs de l'entreprise sont calculés conformément aux dispositions suivantes.

Les salariés titulaires d'un contrat à durée indéterminée à temps plein sont pris intégralement en compte dans l'effectif de l'entreprise.

Les salariés titulaires d'un contrat à durée déterminée, les travailleurs mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise au prorata de leur temps de présence au cours des douze mois précédents. Toutefois, les salariés titulaires d'un contrat à durée déterminée ou mis à disposition par une entreprise extérieure sont exclus du décompte des effectifs lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu.

Les salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Les salariés mis à disposition par un groupement d'employeurs ou une association intermédiaire ne sont pas pris en compte pour le calcul des effectifs de l'entreprise utilisatrice pour l'application des dispositions législatives ou réglementaires relatives à la formation professionnelle continue et à la tarification des risques accident du travail et maladie professionnelle qui se réfèrent à une condition d'effectif.

Dernière mise à jour : 4/02/2012