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Des visas de conformité des copies, reproductions et extraits des documents conservés dans les dépôts d'archives publiques sont délivrés exclusivement pour des motifs administratifs, judiciaires ou pour établir la preuve d'un droit. Il appartient au demandeur de justifier le motif de sa demande.

La formule qui confère le caractère de conformité est : " Vu et certifié conforme à l'original. Ce document n'a pas de valeur authentique au sens de l'article 1317 du code civil ", suivie de la date de la délivrance du visa, du timbre, tampon ou sceau et de la signature de la personne qualifiée aux termes de l'article R. 213-5, ou de son délégué.

Les copies conformes doivent reproduire littéralement le texte original, sans résoudre les abréviations et en respectant l'orthographe. Elles ne doivent comporter ni lacune, ni surcharge, ni addition dans le corps du texte. Les renvois en marge et les mots rayés nuls doivent être approuvés et paraphés de la même manière que le corps du texte.

Les copies conformes de plans doivent être exécutées à la même échelle que l'original. Elles ne peuvent être exécutées que par des hommes de l'art.

Les visas de conformité de copies, reproductions et extraits sont délivrés : a) Pour les documents conservés par les services des archives nationales, par le directeur du service concerné ; b) Pour les documents conservés par les services d'archives relevant du ministère des affaires étrangères ou du ministère de la défense, par les chefs des services d'archives de ces ministères ; c) Pour les documents conservés par les services d'archives des régions, par le président du conseil régional ; d) Pour les documents conservés par les services d'archives des départements, par le directeur du service départemental d'archives ; e) Pour les documents conservés par les services d'archives des groupements de collectivités territoriales, par le président du groupement ; f) Pour les documents conservés par les services d'archives des communes, par le maire ; g) Pour les documents conservés comme archives intermédiaires par le service, l'établissement ou l'organisme qui les a produits, par l'autorité dont ils dépendent ; la même règle s'applique aux documents conservés par les services, établissements et organismes autorisés à gérer eux-mêmes leurs archives en application du I de l'article L. 212-4 et aux archives déposées dans les conditions prévues au II du même article.

Si l'origine du versement est inconnue, les dispositions de l'article R. 213-5 s'appliquent aux expéditions, copies ou extraits des actes notariés datant de moins de soixante-quinze ans et dont les minutes sont conservées dans les archives nationales ou départementales.

Les conditions de délivrance par les conservateurs des hypothèques des relevés, certificats, copies ou extraits des documents dont ils assurent la conservation demeurent soumises aux dispositions du décret n° 55-22 du 4 janvier 1955 portant réforme de la publicité foncière.

Les droits prévus à l'article L. 213-8 sont perçus : a) Au profit de l'Etat, pour les documents conservés par les services des archives nationales ou par les services d'archives relevant du ministère des affaires étrangères ou du ministère de la défense, ainsi que pour les documents conservés par les autres administrations de l'Etat ; b) Au profit des personnes morales de droit public ou des organismes de droit privé pour leurs archives intermédiaires, pour les archives qu'ils sont autorisés à conserver eux-mêmes en application du I de l'article L. 212-4 et pour celles qu'ils déposent en application du II du même article ; c) Au profit des régions, des départements, des groupements de collectivités et des communes, pour les documents qu'ils conservent.

Un décret pris sur le rapport du ministre intéressé et du ministre chargé du budget, fixe le tarif : 1° Du droit de visa perçu pour certifier authentiques les copies des plans conservés dans les services d'archives de l'Etat et des collectivités territoriales, exécutées à la même échelle que les originaux à la diligence des intéressés ; 2° Du droit de visa perçu pour certifier authentiques les photocopies de toutes reproductions des documents conservés dans ces mêmes services.

Sont fixés à trois euros par unité d'opération, non compris le coût du timbre, ni de la photocopie : 1° Les droits d'expédition ou d'extrait authentique des pièces conservées dans les services d'archives de l'Etat relevant du ministère chargé de la culture et dans les services d'archives des départements et des communes ; 2° Le droit de visa perçu pour certifier authentiques les copies des plans conservés dans les services visés à l'alinéa précédent, exécutées à la même échelle que les originaux à la diligence des intéressés ; 3° Le droit de visa perçu pour authentifier les copies, reproductions et extraits des documents conservés dans ces services d'archives.

Toute demande de dérogation aux conditions de communication des archives de la défense est soumise : 1° Au Premier ministre, en ce qui concerne les archives provenant des services qui lui sont rattachés ; 2° Au ministre de la défense, en ce qui concerne les autres archives. L'autorisation de dérogation mentionne expressément la liste des documents qui peuvent être communiqués, l'identité des personnes admises à en prendre connaissance et le lieu où les documents peuvent être consultés. Elle précise, en outre, le cas échéant, si la reproduction des documents peut être effectuée et en détermine les modalités. L'accord de l'autorité dont émanent les documents, mentionné à l'article L. 213-3, est donné par le Premier ministre en ce qui concerne les fonds d'archives publiques provenant des services qui lui sont rattachés, par le ministre de la défense en ce qui concerne les autres fonds.

La communication des archives mentionnées au 3° de l'article R. 212-71 et à l'article R. 212-72R. 212-72 s'opère dans les conditions fixées par l'acte de transfert au ministère des affaires étrangères. Il ne peut être apporté de modification à ces conditions sans accord préalable des intéressés.

Toute demande de dérogation aux conditions de communication est soumise au ministre des affaires étrangères. L'autorisation de dérogation mentionne expressément la liste des documents qui peuvent être communiqués, l'identité des personnes admises à en prendre connaissance et le lieu où les documents peuvent être consultés. Elle précise, en outre, le cas échéant, si la reproduction des documents peut être effectuée et en détermine les modalités.

Dernière mise à jour : 4/02/2012