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En cas de vacance d'emploi, d'absence momentanée ou d'empêchement du directeur, ses fonctions sont exercées par le directeur adjoint.

En cas d'absence ou d'empêchement du directeur et du directeur adjoint, ou à défaut de directeur adjoint, les fonctions de directeur sont exercées par un agent de l'organisme désigné préalablement à cet effet par le directeur.

En cas de vacance de poste, dans le cas où un directeur titulaire n'a pu être nommé, le conseil d'administration procède à la nomination d'un directeur intérimaire pendant six mois renouvelable.

En cas d'empêchement, un membre du conseil d'administration ne peut donner délégation à un autre membre lorsqu'il est procédé à une élection au sein du conseil.

En cas d'empêchement du président du conseil d'administration, l'intérim est assuré par l'un des deux vice-présidents désigné au préalable par le président.

Les opérations financières et comptables de la caisse nationale et des caisses de base du régime social des indépendants concernent les recettes, les dépenses, la trésorerie et le patrimoine. Elles sont assurées, sous le contrôle du conseil d'administration, par un directeur et un agent comptable.

Les dispositions de la présente section sont applicables à la caisse nationale et aux caisses de base du régime social des indépendants.

L'agent comptable doit procéder périodiquement au rapprochement de ses écritures et de celles des établissements bancaires teneurs de ces comptes. Les réajustements et rectifications sont effectués sous le contrôle du conseil d'administration.

L'agent comptable qui fait ouvrir un compte bancaire auprès d'un établissement non agréé commet une faute professionnelle passible de sanction disciplinaire.

Les opérations de trésorerie sont effectués par les agents comptables des caisses de base du régime social des indépendants soit spontanément, soit à la demande du directeur de l'organisme, de la Caisse nationale du régime social des indépendants ou des autorités de tutelle selon les modalités prévues par les textes relatifs à l'organisation financière et comptable de ce régime.

Selon les principes définis aux articles R. 611-76 et R. 611-77 et dans les conditions fixées ci-après, la Caisse nationale du régime social des indépendants :

1° Organise les circuits d'encaissement des cotisations et contributions résultant des dispositions législatives et réglementaires en vigueur, relatives aux différentes branches et régimes complémentaires mentionnés à l'article L. 611-2 ;

2° Reçoit quotidiennement des caisses de base et des organismes conventionnés lorsqu'ils sont chargés de leur recouvrement, le produit desdites cotisations, contributions, majorations et pénalités ;

3° Répartit les encaissements reçus entre le régime de base et les régimes complémentaires, vire le montant des encaissements relatif au régime de base des différentes branches sur le compte financier unique de la Caisse nationale du régime social des indépendants et ceux relatifs aux régimes complémentaires sur les comptes financiers concernés ;

4° Assure la trésorerie des caisses de base et des organismes conventionnés selon les modalités définies à l'article D. 611-9 ;

5° Procède au règlement des créances et des dettes vis-à-vis des autres régimes ;

6° Effectue, pour les régimes de base, le placement des excédents résultant de la gestion centralisée de la trésorerie et le placement des excédents de trésorerie concernant chacun des régimes complémentaires ;

7° Détermine le montant des recettes et des dépenses correspondant à chacune des branches et régimes mentionnés à l'article L. 611-2.

Afin de couvrir les dépenses des branches et des régimes mentionnés à l'article L. 611-2 ainsi que les dépenses de fonctionnement des caisses de base, la caisse nationale alimente les comptes bancaires de ces dernières. L'alimentation des comptes financiers des caisses de base est effectuée dans la limite des plans de financement établis par chaque organisme payeur et approuvé par la Caisse nationale du régime social des indépendants.

Le plan de financement est déterminé par le calendrier des sommes dues par les organismes payeurs.

La forme, le contenu et la périodicité du plan de financement adressé par les caisses de base à la Caisse nationale du régime social des indépendants sont déterminés par cette dernière.

Pour l'exercice de sa mission, la caisse nationale donne les instructions nécessaires aux caisses de base. Elle peut effectuer à cet effet des contrôles sur pièces et sur place.

Les placements de la caisse nationale sont effectués dans le respect des règles prévues aux articles R. 623-3 et R. 623-10-4.

Les charges et produits financiers résultant de la gestion centralisée de la trésorerie des branches par la Caisse nationale du régime social des indépendants sont répartis entre lesdites branches. Cette répartition est effectuée au prorata des excédents ou besoins de trésorerie respectifs de celles-ci. A cette fin, la caisse nationale détermine les soldes quotidiens de trésorerie de chacune des branches. Les soldes de trésorerie quotidiens créditeurs ou débiteurs des branches sont valorisés au taux moyen pondéré effectif résultant de la rémunération des dépôts et des placements pour le jour concerné.

L'organisation de la comptabilité de la caisse nationale et des caisses de base doit permettre :

1° De suivre la réalisation des ressources, l'acquittement des dépenses, l'emploi des excédents, la couverture des déficits ;

2° De suivre les opérations d'exploitation, les opérations de trésorerie et les opérations en capital ;

3° De déterminer les résultats ainsi que la situation active et passive de la caisse ;

4° De suivre les éléments qui relèvent de la comptabilité matière ;

5° D'établir les statistiques financières dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur ;

6° De dégager éventuellement les résultats analytiques d'exploitation ;

7° De faire apparaître distinctement au travers d'une comptabilité aménagée les opérations relatives à chacune des sections définies à l'article R. 611-70.

Sont applicables aux caisses du régime social des indépendants les articles D. 253-4 à D. 253-6, D. 253-10, le deuxième alinéa de l'article D. 253-14, le deuxième alinéa de l'article D. 253-15D. 253-15 à l'exception du membre de phrase commençant par " auprès " et se terminant par " D. 253-1 ", les articles D. 253-20, D. 253-21, D. 253-27, D. 253-34, D. 253-42 à D. 253-45, D. 253-54,

D. 253-56, D. 253-61 à D. 253-63 et D. 253-68.

L'agent comptable ne peut exercer ses fonctions sans avoir été installé par le responsable du service mentionné à l'article R. 155-1 ou son représentant et par le trésorier-payeur général ou son représentant, en présence du président du conseil d'administration et du directeur de l'organisme. Au préalable, il doit fournir en garantie de sa gestion un cautionnement dont le montant est fixé par un arrêté conjoint du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale. Ce cautionnement est à la charge exclusive de l'agent comptable.

Simultanément à l'installation de l'agent comptable entrant, il est procédé à la remise de service de l'agent comptable sortant.L'installation de l'agent comptable et la remise de service de l'agent comptable sortant donnent lieu à l'établissement d'un procès-verbal dressé contradictoirement.

L'agent comptable entrant dispose d'un délai de six mois, renouvelable une fois, pour formuler des réserves écrites, motivées de façon précise sur la gestion de son prédécesseur ; il adresse ses réserves aux autorités ayant procédé à son installation et à sa remise de service.

Après avoir été installé, l'agent comptable doit, sous sa responsabilité, se faire suppléer, pour tout ou partie de ses attributions, par un ou plusieurs fondés de pouvoir, munis d'une procuration régulière. Ces procurations doivent être transmises pour information au directeur.

L'agent comptable peut également charger des agents de l'organisme de l'exécution de certaines opérations, et notamment des vérifications.

Les délégations données aux agents de l'organisme doivent préciser, pour chaque délégué, la nature des opérations qu'il peut effectuer et leur montant maximum.

Les fondés de pouvoir sont astreints à la constitution d'un cautionnement à leur charge exclusive et dont le montant est fixé par un arrêté conjoint du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale.

Le directeur constate l'ensemble des droits et obligations de l'organisme et procède à l'établissement des ordres de recettes et de dépenses, sous réserve, d'une part, pour certaines opérations dont l'importance dépasse une limite fixée par le conseil d'administration, de l'apposition d'un contreseing du président ou d'un administrateur ayant reçu délégation à cet effet et, d'autre part, des délégations qu'il peut consentir.

Le directeur est chargé du recouvrement des cotisations, en principal et accessoire.

Le directeur est seul chargé de la liquidation et du recouvrement contentieux des créances autres que les cotisations. Sauf en matière de cotisation, l'agent comptable est chargé du recouvrement amiable des créances.

Les ordres de recettes et de dépenses, individuels ou collectifs, établis et signés par le directeur sont transmis, accompagnés, s'il y a lieu, des pièces justificatives, à l'agent comptable qui les prend en charge, les date et les signe après vérification. Les contrôles pourront être sélectifs suivant la nature de la recette. Il est fait recette du montant intégral des produits sans compensation entre les recettes et les dépenses. Les ordres de recettes et de dépenses sont conservés par l'agent comptable, qui certifie en avoir effectué la vérification par l'apposition de son visa.

Les ordres de dépenses contiennent toutes les indications de nom et de qualité nécessaires pour permettre à l'agent comptable de s'assurer de l'identité du créancier et du caractère libératoire du règlement. Ils doivent porter référence aux pièces justificatives lorsque celles-ci ne sont pas jointes.

Les encaissements effectués en exécution des obligations constatées par un contrat, une convention ou un titre de propriété dont l'agent comptable assure la conservation donnent lieu annuellement à la délivrance par le directeur d'ordres de recettes de régularisation soit individuels, soit collectifs.

Les encaissements de recettes non liquidées par la caisse font l'objet d'ordres de recettes collectifs journaliers.

Une instruction de la caisse nationale fixe les modalités pratiques de mise en œuvre par les caisses de base des dispositions des articles D. 114-4-2 et D. 114-4-4.

Cette instruction précise notamment les principes retenus pour l'application du plan comptable unique des organismes de sécurité sociale mentionné à l'article D. 114-4-1, notamment pour le calcul des provisions et des charges à payer.

Les méthodes de contrôle, mises en oeuvre par la caisse nationale, des opérations de régularisations sont également décrites dans cette instruction.

Pour les opérations donnant lieu à l'établissement de budgets, les ordres de dépenses énoncent l'exercice et le chapitre d'imputation et, lorsqu'ils constituent des documents séparés des pièces justificatives, la référence à celles-ci.

Le montant des ordres de dépenses est exprimé soit en toutes lettres, soit en chiffres au moyen d'appareils donnant des garanties d'inscription au moins égales à celles de l'inscription en toutes lettres.

Les ordres de dépenses sont datés et signés par le directeur ou son délégué.

Les documents individuels ou collectifs obtenus par duplication ou reproduction ne peuvent constituer des ordres de dépenses que s'ils sont revêtus de la signature du directeur ou de son délégué, et éventuellement du contreseing du président ou de l'administrateur habilité à cet effet.

En ce qui concerne les opérations relatives aux budgets de gestion et d'intervention, les imputations de dépenses reconnues erronées pendant le cours d'un exercice sont rectifiées dans les écritures de l'agent comptable au moyen de certificats de réimputation délivrés par le directeur. Les certificats de réimputation forment une série numérique continue.

L'agent comptable est chargé de la comptabilité générale. Il peut vérifier l'exactitude des comptes individuels dont la tenue incombe aux services techniques.

L'agent comptable est également chargé de la comptabilité auxiliaire des comptes cotisants. L'agent comptable tient la comptabilité analytique d'exploitation lorsque celle-ci est prévue par la réglementation.

Il peut également être chargé de la comptabilité matières. Dans le cas où il ne serait pas chargé de la comptabilité matières, celle-ci est néanmoins tenue sous sa surveillance. Le matériel et le mobilier, hors fournitures consommables, font l'objet d'un inventaire dressé par le directeur et d'un état de l'actif détenu par le comptable.

L'inventaire et l'état de l'actif doivent être concordants. Ils sont périodiquement vérifiés pour constater les destructions par usure, obsolescence ou toute autre cause. Le directeur est responsable de la reconnaissance physique des immobilisations corporelles. Les destructions ou sorties de matériel doivent faire l'objet de pièces justificatives référençant l'immobilisation et le numéro d'inventaire remis par le directeur à l'agent comptable pour permettre la mise à jour de l'état de l'actif.

Les caisses du régime social des indépendants sont tenues, d'une part, de contracter une assurance contre les détournements ou vols d'espèces, soit dans les locaux de la caisse, soit en cours de transport, et, d'autre part, de prendre matériellement les mesures de sécurité qui s'imposent à l'occasion de la manipulation des espèces et de la garde des valeurs.

L'agent comptable est, en outre, soumis aux vérifications prévues par les lois et règlements en vigueur.

Il est tenu de présenter sa comptabilité à toute réquisition des agents de contrôle dûment habilités par la caisse nationale intéressée.

S'il refuse, à un vérificateur dûment habilité, de présenter sa comptabilité ou d'établir l'inventaire des fonds et valeurs, il est immédiatement suspendu de ses fonctions par le ministre chargé de la sécurité sociale ou le ministre chargé du budget, ou leur représentant territorial dans les conditions prévues, selon le cas, par l'article R. 123-52. La même mesure est prise contre lui s'il est constaté une irrégularité d'une nature telle que sa fidélité puisse être mise en doute.

Dans le cas de recettes techniques liquidées par la caisse, l'agent comptable peut procéder à des vérifications. Au 1er janvier de chaque année, il doit soumettre au directeur la liste des créances non recouvrées à cette date.

Tous les encaissements en numéraire effectués par l'agent comptable donnent lieu à l'établissement d'une quittance extraite d'un carnet à souches. Lorsque la partie versante exige expressément la délivrance d'un reçu au titre des règlements faits par un mode de paiement autre que le numéraire, l'agent comptable intéressé établit une déclaration de recettes tirée d'un carnet à souches. Les chèques doivent être établis à l'ordre de l'organisme et remis à l'encaissement au plus tard le lendemain de leur délivrance.

Les comptes bancaires sur lesquels les fonds de l'organisme peuvent être déposés sont ouverts auprès d'un établissement bancaire agréé, de la Banque de France ou de la Caisse des dépôts et consignations ou ses préposés.

L'ouverture d'un compte est opérée sur décision de l'agent comptable, après avis du directeur. Avis de l'ouverture de ces comptes doit être donné au trésorier-payeur général intéressé.

L'exercice comptable s'étend du 1er janvier au 31 décembre.

La comptabilité générale est tenue en partie double. Elle doit enregistrer au jour le jour les variations des éléments d'actif et de passif de l'organisme.

Elle est centralisée une fois par mois, avec établissement de balances trimestrielles.

L'agent comptable national établit le compte combiné selon les dispositions définies par les textes pris en application des articles L. 114-6 et L. 114-8 et relatifs aux règles de combinaison des comptes des organismes de sécurité sociale.

Les comptes annuels sont établis par l'agent comptable et arrêtés par le directeur. Les comptes annuels sont ensuite présentés par le directeur et l'agent comptable au conseil d'administration qui, au vu du rapport de validation prévu à l'article D. 114-4-2, les approuve sauf vote contraire à la majorité des deux tiers des membres.

La responsabilité financière de tout organisme conventionné est engagée dans les conditions précisées ci-dessous, soit en cas de défaut de reversement ou de reversement partiel du montant des cotisations encaissées à l'une ou plusieurs des échéances prévues par l'arrêté pris en application de l'article D. 612-18, soit en cas de versement de prestations indues ou de versement tardif des prestations.

Tout organisme conventionné doit ouvrir un compte de passage dans une banque agréée ou auprès de la Banque de France, pour chacune des caisses de base avec laquelle il a passé convention. Ce compte est destiné à recevoir les seules cotisations et majorations de retard versées par les affiliés en application du présent titre ainsi que les intérêts éventuellement produits de façon automatique et obligatoire par le compte prévu à l'article R. 611-95 à chacune des échéances fixées par l'arrêté pris en application de l'article D. 612-18 au profit du compte unique de disponibilités courantes ouvert par la caisse nationale. Aucun autre prélèvement, aucune autre opération, autre que de régularisation, ne peuvent être effectués sur ce compte.

En application de l'article R. 611-95, tout organisme conventionné doit ouvrir un compte dans une banque agréée ou auprès de la Banque de France, pour chacune des caisses de base avec laquelle il a passé convention.

Ce compte est destiné à assurer le paiement des prestations dues aux affiliés en application du présent titre.

Il est alimenté à la diligence de l'agent comptable de la caisse de base.

Aucune autre opération, aucun autre prélèvement, autre que la de régularisation, ne peuvent être opérés sur ce compte.

Toutefois, l'organisme conventionné qui assure un service de prestations complémentaires à celles du régime obligatoire d'assurance maladie et maternité peuvent utiliser le compte prévu au présent article pour effectuer le règlement de ces prestations aux assurés. Dans ce cas, il doit effectuer un seul versement représentant le montant des prestations dues.

Préalablement à ce versement, il doit informer l'agent comptable de la caisse de base en utilisant l'état prévisionnel de dépenses prévu à l'article R. 611-95 et créditer le compte des sommes nécessaires, prélevées sur ses ressources propres.

L'organisme conventionné qui ne satisfait pas aux dispositions prévues à l'alinéa ci-dessus est redevable, à l'égard de la caisse de base avec laquelle il a passé convention, d'intérêts de retard égaux au taux d'escompte de la Banque de France augmenté de deux points.

Ces intérêts sont calculés, pro rata temporis, pour la période courant de la date du paiement des prestations versées au titre du régime complémentaire à la date à laquelle le compte prévu au présent article a été crédité des sommes correspondantes.

Tout organisme conventionné est redevable à l'égard de la caisse de base avec laquelle il a passé convention de la somme qui, aux échéances indiquées, n'aurait pas fait l'objet du virement prévu à l'article D. 611-37 majorée, à titre de sanction, d'intérêts de retard égaux aux taux d'escompte de la Banque de France augmenté de deux points.

Les intérêts de retard sont calculés, pro rata temporis, pour la période courant de la date de l'échéance à la date de règlement définitif.

L'organisme conventionné doit procéder, sur l'injonction de la caisse nationale, au versement, dans un délai maximum de six mois, de la somme non réglée à l'échéance. La caisse de base conserve la faculté de dénoncer la convention qui la lie à l'organisme conventionné.

La caisse de base impute le montant des intérêts de retard sur les remises de gestion revenant à l'organisme, en application de l'article R. 611-94.

Au cas où l'organisme conventionné a négligé de régler intégralement sa dette dans le délai de six mois prévu au premier alinéa, il encourt le retrait d'habilitation en application du huitième alinéa de l'article R. 611-86.

L'organisme est tenu de se mettre à jour des sommes dues au plus tard à la date à laquelle la convention cesse d'être en vigueur.

Tout organisme conventionné engage sa responsabilité financière quand il verse indûment des prestations en méconnaissance des obligations qui lui incombent, à savoir :

1° Lorsque les conditions d'ouverture des droits ne sont pas remplies ;

2° Lorsque l'organisme omet de consulter le service du contrôle médical de la caisse de base, toutes les fois que son avis est obligatoire ;

3° Lorsqu'il ne se conforme pas à l'obligation d'aviser la caisse de base qu'il prend la responsabilité de servir des prestations pour un ayant droit d'une personne ne figurant pas au fichier des prestataires ou pour un enfant ne remplissant pas les conditions d'ouverture du droit ;

4° Lorsqu'il accorde le remboursement des frais engagés par les assurés ou leurs ayants droit en l'absence de feuilles de soins conformes aux modèles fixés par arrêté interministériel ;

5° Lorsque les conditions d'ouverture des droits ou de versement des indemnités journalières maladie ne sont pas remplies.

Les organismes conventionnés sont autorisés à abandonner le recouvrement des indus de prestations versés à leurs assurés lorsqu'ils sont inférieurs au montant fixé au premier alinéa de l'article D. 133-2.

Les dispositions du deuxième alinéa de l'article D. 133-2 sont applicables aux créances de prestations détenues par les assurés sur les organismes qui en sont débiteurs.

Les prestations indûment versées par l'organisme conventionné sont exclues des charges de l'assurance maladie et maternité par décision de la caisse de base.

La caisse de base peut, en outre, décider d'imposer à l'organisme responsable, à titre de sanction, la charge d'une somme égale à 10 % du montant des prestations indues.

Le montant des prestations indues est imputé dans un délai maximum de six mois sur le remboursement à l'organisme des sommes correspondant aux prestations servies, conformément aux dispositions de l'article R. 611-95.

La caisse de base conserve la faculté de dénoncer la convention qui la lie à l'organisme conventionné.

La caisse de base impute le montant des majorations décidées à l'encontre de l'organisme sur les remises de gestion qui reviennent audit organisme.

Lorsque, pendant une période quelconque de six mois, le montant ou la fréquence des prestations indûment versées par un organisme conventionné dépasse les niveaux déterminés par une délibération du conseil d'administration de la caisse nationale, ledit organisme encourt le retrait d'habilitation, en application des huitième, dixième et onzième alinéas de l'article R. 611-86.

L'organisme est tenu de se mettre à jour des sommes dues au plus tard à la date à laquelle la convention cesse d'être en vigueur.

Lorsque, au cours d'une période quelconque de six mois, et dans la mesure où les fonds nécessaires ont été mis à sa disposition, des retards notables, portant sur un nombre élevés d'assurés, sont constatés dans le service des prestations confié à un organisme conventionné, la caisse de base peut, dans les limites autorisées par la caisse nationale, retenir, à titre de sanction, tout ou partie des remises de gestion revenant audit organisme.

La caisse de base peut, en outre, dénoncer la convention qui la lie à l'organisme conventionné.

Au cas où les retards dans le règlement des prestations portent sur plus du quart des prestations servies ou affectent plus du quart des assurés, l'organisme conventionné encourt le retrait d'habilitation, en application des huitième, dixième et onzième alinéas de l'article R. 611-86, sans préjudice de l'application des dispositions du premier alinéa de l'article D. 611-48.

Dernière mise à jour : 4/02/2012