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L'agent comptable est l'agent de direction chargé de l'ensemble des opérations financières et comptables de l'organisme ; il est placé sous l'autorité administrative du directeur.

L'agent comptable peut se voir confier par le directeur de cet organisme ou par le directeur de l'organisme national dont relève cet organisme toute mission compatible avec ses attributions.

L'agent comptable d'un organisme de sécurité sociale est responsable de l'encaissement des recettes, du paiement des dépenses, des opérations de trésorerie, de la conservation des fonds et valeurs appartenant à l'organisme, du maniement des fonds, des mouvements de comptes de disponibilités et de la justification de ses opérations comptables, ainsi que de l'exacte concordance entre les résultats de ses opérations et de la position de ses comptes de disponibilités.

L'agent comptable est responsable du recouvrement amiable des créances, à l'exception des cotisations.

Il est tenu de définir et d'assurer les contrôles en matière de recettes, de dépenses et de patrimoine. Il définit et contrôle les modalités de conservation et de mise à disposition des pièces justificatives, quel que soit leur support, en respectant les préconisations de l'organisme national.

L'agent comptable assure la conservation des fonds et valeurs de l'organisme :

1° Le numéraire ;

2° Les effets bancaires ;

3° Les titres nominatifs au porteur ou à ordre et les valeurs acquises par l'organisme.

Ils sont suivis en comptabilité par nature d'opération. La position de ces comptes doit être conforme à l'inventaire des fonds et valeurs détenus par l'organisme.

Les excédents sont acquis à l'organisme à l'expiration des délais de prescription.

L'agent comptable a qualité pour recevoir, détenir et conserver les titres de propriété et les titres de créances.

L'agent comptable vérifie la régularité des ordres de recettes établis et signés par le directeur.

L'agent comptable vérifie la régularité des ordres de dépenses établis et signés par le directeur.

Pour l'ensemble des opérations de l'organisme, cette vérification porte sur les points suivants :

1° La qualité du signataire ou de son délégué ;

2° La validité de la créance ;

3° Le caractère libératoire du règlement.

Pour la gestion budgétaire, cette vérification porte en outre sur la disponibilité des crédits, l'exacte imputation de la dépense et l'exécution du service.

Le contrôle de la validité de la créance a pour objet de vérifier, conformément à l'acte d'engagement, les droits des créanciers ou la réalité soit des fournitures livrées, soit des services accomplis par le créancier et l'exactitude des calculs de liquidation établis par le directeur.

L'agent comptable qui, à l'occasion des vérifications auxquelles il est tenu, constate une irrégularité doit surseoir au paiement et en aviser le directeur de la caisse ou le tiers pour le compte duquel l'organisme gère des prestations.

Lorsque l'agent comptable a suspendu le paiement des dépenses, le directeur peut, par écrit et sous sa responsabilité, requérir l'agent comptable de payer.

La réquisition de paiement a pour effet d'engager la responsabilité personnelle et pécuniaire du directeur. La responsabilité du directeur est mise en cause dans les conditions fixées aux articles D. 122-11 à D. 122-18.

Lorsque le directeur a requis l'agent comptable de payer, celui-ci défère à la réquisition, annexe à l'ordre de dépense l'original de la réquisition et en rend compte au responsable du service mentionné à l'article R. 155-1 ou, pour les organismes de mutualité sociale agricole, du service mentionné à l'article R. 155-2 et à l'organisme national défini à l'article D. 122-13. Il doit refuser de déférer à l'ordre de réquisition lorsque la suspension de paiement est motivée par :

1° Une opposition faite entre les mains de l'agent comptable ;

2° La contestation sur la validité de la créance ;

3° L'absence de service fait ;

4° L'absence ou l'insuffisance de crédits ;

5° La suspension ou l'annulation de la décision du conseil ou du conseil d'administration par application des articles L. 151-1 et L. 152-1 qui lui a été notifiée.

Sous réserve de leur compétence respective, le directeur et l'agent comptable conçoivent et mettent en place, en commun, un dispositif de contrôle interne respectant les préconisations de l'organisme national et permettant de maîtriser les risques, notamment financiers, directs et indirects, inhérents aux missions confiées aux organismes de sécurité sociale.

Ce dispositif respecte les instructions et les modalités de contrôle interne définies par l'organisme national dans le cadre du référentiel de validation des comptes prévu au II de l'article D. 114-4-2.

Pour l'application des articles D. 122-1 à D. 122-4, l'agent comptable établit un plan de contrôle qu'il communique à l'organisme national. Ce plan de contrôle s'insère dans le dispositif de contrôle interne de l'organisme et respecte les instructions définies par l'organisme national.

Il fixe notamment :

a) les procédures de vérification des opérations de dépenses et de recettes des gestions techniques et budgétaires ;

b) les modalités de contrôle des données ou pièces justificatives ;

c) la hiérarchie des contrôles par nature des opérations, ceux-ci pouvant ne pas être exhaustifs ;

d) les contrôles globaux du domaine informatique, mentionnés à l'article D. 122-9.

Dès lors que l'organisme fait appel à des procédures informatisées, l'agent comptable doit veiller à la mise en oeuvre d'un dispositif de contrôle permettant de prévenir les fraudes et les erreurs, compte tenu de spécificités propres à chaque organisme.

Il est tenu d'exercer les vérifications correspondant aux objectifs généraux de fiabilité et de sécurité et portant sur les points suivants :

1° Habilitation des personnes autorisées à saisir ou manipuler des données utilisées pour les calculs de liquidation de droits ;

2° Justification des données saisies ou traitées par des pièces ou supports répondant aux conditions de forme et de régularité prévues par les dispositions en vigueur ;

3° Détection des fraudes et des risques majeurs liés au traitement automatique des informations ;

4° Traitement de données justifiées et d'elles seules ;

5° Contrôle des sécurités physiques et logiques destinées à assurer le respect des règles d'accès aux systèmes informatiques et la sauvegarde des programmes et des fichiers ;

6° Contrôle des sécurités physiques et logiques destinées à assurer l'intégrité des fichiers, des données et des échanges.

L'agent comptable doit appliquer les programmes informatiques nationaux validés conjointement par le directeur et l'agent comptable de l'organisme national.

La vérification périodique, par sondage, de la fiabilité des moyens informatiques dispense l'agent comptable de vérifier systématiquement l'exactitude matérielle des calculs. Toutefois, il doit pouvoir justifier que des vérifications sont régulièrement effectuées, notamment en cas de changement de procédures entraînant des modifications dans les calculs.

L'agent comptable a la possibilité de refuser la mise en place d'applications informatiques qui ne respectent pas les règles édictées par la présente section.

Il informe par écrit le directeur des raisons justifiant sa position.

Le directeur peut décider de passer outre ce refus ; dans ce cas, il notifie, par écrit, sa décision à l'agent comptable.

L'agent comptable transmet une copie de cette décision à l'organisme national dont il relève.

Le directeur et l'agent comptable de l'organisme national peuvent donner délégation au directeur et à l'agent comptable d'un organisme local pour valider des programmes informatiques. Ces programmes doivent être appliqués dans les mêmes conditions que ceux visés au premier alinéa.

L'agent comptable de l'organisme national ou de l'organisme local doit participer à la maîtrise d'ouvrage des applications informatiques qui touchent aux opérations financières et comptables au niveau qui le concerne.

Si, pour des besoins particuliers, il est nécessaire de mettre en oeuvre des programmes locaux, les applications réalisées localement sont validées conjointement par le directeur et l'agent comptable de l'organisme ; un procès-verbal de validation, dressé contradictoirement, est adressé à la caisse nationale.

En application de l'article L. 122-2, l'agent comptable est personnellement et pécuniairement responsable des opérations suivantes :

1° L'encaissement des recettes ;

2° Le paiement des dépenses ;

3° Les opérations de trésorerie ;

4° La conservation des fonds et valeurs appartenant à l'organisme ;

5° Le maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités ;

6° Le recouvrement amiable des créances, à l'exception des cotisations.

Le délai prévu au premier alinéa de l'article L. 122-3 est fixé à six mois.

Il est renouvelé une fois sur la demande présentée aux autorités d'installation par l'agent comptable entrant avant l'expiration du délai.

La responsabilité personnelle et pécuniaire de l'agent comptable d'un organisme de sécurité sociale peut être mise en jeu par le responsable du service mentionné à l'article R. 155-1 ou, pour les organismes de mutualité sociale agricole, du service mentionné à l'article R. 155-2.

Les responsables visés au premier alinéa peuvent engager la responsabilité notamment après un contrôle qu'ils ont diligenté ou sur saisine de la Cour des comptes.

Lorsqu'il s'agit de l'agent comptable d'un organisme local relevant d'un organisme national compétent pour valider ses comptes en application de l'article L. 114-6, celui-ci peut aussi saisir les responsables visés au premier alinéa.

En application de l'article L. 122-2, avant d'engager la responsabilité personnelle et pécuniaire d'un agent comptable, l'autorité compétente de l'Etat informe celui-ci qu'il dispose de quinze jours pour indiquer s'il considère que le manquant constaté provient d'un cas de force majeure.

L'agent comptable fait connaître ses observations par écrit.

L'autorité compétente de l'Etat prend sa décision au plus tard quarante-cinq jours après la saisine de l'agent comptable.

L'agent comptable dont la responsabilité pécuniaire est mise en jeu a l'obligation de verser immédiatement sur ses deniers personnels une somme égale au montant du manquant.

Dans le cas contraire, l'agent comptable est constitué en débet par l'émission à son encontre, par le directeur de l'organisme, d'un titre de recettes.

L'agent comptable peut demander, dans un délai de quinze jours, à l'autorité compétente de l'Etat le sursis de versement de la somme fixée au premier alinéa.

La durée du sursis est limitée à un an. Elle peut être prolongée si l'agent comptable a demandé une décharge partielle de responsabilité ou une remise gracieuse. Le sursis expire à la date de notification de la décision statuant sur ces demandes.

L'agent comptable constitué en débet peut demander à l'autorité compétente de l'Etat la décharge partielle si le manquant résulte du fait des fondés de pouvoir, des régisseurs ou des délégués de l'agent comptable.

L'autorité compétente de l'Etat statue sur cette demande dans un délai maximum de six mois.

La décision de l'autorité compétente de l'Etat est soumise à l'approbation du ministre compétent lorsque le montant du débet dépasse une somme déterminée par arrêté.

L'agent comptable peut présenter à l'autorité définie à l'article D. 122-13 une demande de remise gracieuse des sommes laissées à sa charge.

La demande de remise gracieuse est examinée, notamment en fonction du respect par l'agent comptable des procédures de contrôle décrites aux articles D. 122-7 à D. 122-10 et des instructions prises pour leur application.

La somme définitivement mise à la charge de l'agent comptable lui est notifiée par l'autorité compétente de l'Etat.

L'agent comptable qui a couvert de ses deniers le montant du manquant est en droit de poursuivre à titre personnel le recouvrement de la somme correspondante.

Les sommes allouées en décharge partielle de responsabilité ou en remise gracieuse sont supportées par le budget de l'organisme. Il en est de même si la force majeure est reconnue.

Dans le cas de caution solidaire fournie par une association de cautionnement mutuel, le ministre compétent notifie à l'association les débets constatés à la charge de ses adhérents et dont le versement incombe à celle-ci.

Dans le cas où il ne pourrait être procédé au recouvrement de la somme mise à la charge de l'agent comptable, la somme en cause est admise en non-valeur par l'organisme.

Dans le cas où des recouvrements seraient opérés alors que le débet a été couvert, les sommes correspondantes servent à rembourser :

a) par priorité l'organisme, dans la limite des sommes laissées à sa charge,

b) pour le surplus, le comptable qui s'est acquitté d'une partie du débet.

Le quitus est acquis automatiquement à l'agent comptable après l'expiration du délai prévu au deuxième alinéa de l'article L. 122-3 si aucune procédure n'a été engagée à son encontre. Si la responsabilité personnelle et pécuniaire de l'agent comptable a été mise en cause, le quitus est délivré, après apurement du débet, par le responsable du service mentionné à l'article R. 155-1 ou, pour les organismes de mutualité sociale agricole, du service mentionné à l'article R. 155-2.

Pour une année donnée, le quitus peut aussi être octroyé par l'autorité compétente pour mettre en jeu la responsabilité personnelle et pécuniaire, à la demande de l'agent comptable dont la caisse relève d'un organisme national défini à l'article D. 122-13.

A cette fin, après la transmission prévue à l'article D. 114-4-2 des comptes annuels ou des comptes combinés annuels de l'exercice suivant l'année pour laquelle le quitus est demandé, l'agent comptable d'un organisme local demande à l'agent comptable de l'organisme national son inscription sur une liste communiquée chaque année à l'autorité compétente définie à l'alinéa précédent. Un agent comptable dont les comptes de l'exercice concerné ont fait l'objet d'un refus de validation ne peut pas être inscrit sur cette liste.

Pour les agents comptables dont l'organisme ne relève pas d'un organisme national défini à l'article D. 122-13, le quitus peut être octroyé pour une année donnée à leur demande, par l'autorité compétente pour mettre en jeu la responsabilité personnelle et pécuniaire, après la transmission prévue à l'article D. 114-4-2 des comptes annuels ou des comptes combinés annuels de l'exercice suivant l'année pour laquelle le quitus est demandé.

Le quitus ne peut pas être octroyé si le compte annuel de l'exercice concerné a fait l'objet d'un refus de la certification prévue à l'article L. 114-8.

Le quitus peut être octroyé aux fondés de pouvoir de l'agent comptable, aux régisseurs ou aux responsables des centres agréés dans les conditions décrites aux alinéas précédents, après avis favorable de l'agent comptable.

Pour tous les agents comptables, fondés de pouvoir, régisseurs et responsables des centres agréés, l'autorité compétente définie au premier alinéa dispose d'un délai de six mois à compter de la demande de l'intéressé pour octroyer ou refuser le quitus. En l'absence de décision dans ce délai, le quitus est considéré comme octroyé. Le délai de six mois peut être renouvelé une fois, sous réserve qu'avant l'expiration de ce délai notification en soit faite à l'intéressé.

Le cas échéant, simultanément à la mise en cause de la responsabilité personnelle et pécuniaire de l'agent comptable, peut être conjointement mise en cause la responsabilité personnelle et pécuniaire des fondés de pouvoir, des régisseurs ou des responsables des centres agréés visés à l'article L. 122-3.

Leur responsabilité est limitée au montant de leur cautionnement ; l'agent comptable supporte le surplus de la dette non couverte.

En cas de détournement ou de malversation, leur responsabilité s'étend au montant des sommes détournées.

Les dispositions des articles D. 122-11 à D. 122-18 sont applicables aux fondés de pouvoir de l'agent comptable, aux régisseurs et aux responsables des centres agréés.

Pour tous les organismes autres que ceux de la Mutualité sociale agricole, les pièces justificatives des opérations des gestions budgétaires, à l'exception de celles qui se rapportent aux gestions techniques, ainsi que les livres, registres et documents comptables sont conservés pendant cinq ans après la clôture des comptes de l'exercice, sous réserve des délais de prescription de droit commun applicables à certaines opérations particulières.

En tout état de cause, les documents cités à l'alinéa précédent ne peuvent être détruits qu'après que l'agent comptable a obtenu quitus pour les exercices qu'ils concernent. Une instruction particulière précise les modalités de conservation des pièces originales ainsi que la nature des supports à utiliser et notamment les microformes et l'archivage électronique, compte tenu de la nature des documents à archiver.

Pour tous les organismes autres que ceux de la Mutualité sociale agricole, les comptes annuels validés, accompagnés de l'avis de validation établi dans les conditions fixées à l'article D. 114-4-2 du code de la sécurité sociale, seront transmis au service mentionné à l'article R. 155-1 par l'organisme local et au ministre chargé de la sécurité sociale, à sa demande, en tant que de besoin.

L'agent comptable de l'organisme auquel le directeur ou le directeur général de l'organisme national a confié la réalisation de missions ou d'activités communes conformément à l'article L. 216-2-1 ou à l'article L. 221-3-1L. 221-3-1 ou auquel un directeur d'un autre organisme a délégué une mission conformément à l'article L. 216-2-2 ou à l'article L. 611-11L. 611-11 est chargé des opérations comptables et financières relevant de ces missions ou de ces activités.

Il est responsable personnellement et pécuniairement de ces opérations dans les conditions prévues aux articles D. 122-11 à D. 122-20.

Il peut déléguer sa signature à des agents de son propre organisme.

Dernière mise à jour : 4/02/2012